Effiziente Personalvermittlung: Die besten Köpfe finden & integrieren

Was versteht man unter Personalvermittlung?

Das Thema Fachkräftemangel beschäftigt zahlreiche Branchen. Qualifiziertes Personal ist schwer zu finden, zudem bindet die Suche wertvolle Zeit und Ressourcen. In Unternehmen ohne eigene Personalabteilung übernehmen oftmals Abteilungsleiter oder Mitarbeiter die Suche nach neuen Kollegen – mit der Gefahr, dass sie sich nicht mehr auf Kernaufgaben fokussieren.

Es kann in vielen Fällen sinnvoll sein, die Suche nach den besten Köpfen einer externen Personalvermittlung zu übertragen. Sie rekrutiert im Unternehmensauftrag die passenden Fachkräfte und fungiert als Vermittler zwischen dem potenziellen Neuling und dem Betrieb. Dabei wählt der Personalvermittler aus einem Mitarbeiterpool vielversprechende Kandidaten heraus, trifft eine Vorauswahl und stellt nur Personen vor, deren Profil der ausgeschriebenen Stelle entspricht. Das erspart der HR-Abteilung oder den leitenden Mitarbeitern immensen Aufwand, etwa für die Sichtung von Bewerbungsunterlagen und telefonischen oder virtuellen Vorgesprächen.

Was macht ein Personalvermittler eigentlich?

Personalvermittler übernehmen weite Teile des Recruitings, in einigen Fällen auch den gesamten Bewerbungsprozess. Dafür erstellt das Unternehmen als ersten Schritt ein möglichst detailliertes Anforderungsprofil. Anhand dieser Daten sucht die Personalvermittlung passende Profile in internen Bewerberpools oder spricht aktiv interessante Kandidaten an, etwa über Stellenbörsen oder Job-Netzwerke. Sie fordert vom Bewerber die notwendigen Unterlagen und Bewerbungsmappen an, sichtet sie und leitet mögliche Matches an das Unternehmen weiter. Das trifft schließlich die finale Auswahl und übernimmt den Onboardingprozess.

Gut zu wissen: Personalvermittler sind in der Regel ausschließlich für die Suche nach geeigneten Fachkräften zuständig. Ihr Job endet spätestens mit Unterschreiben des Arbeitsvertrags. Die Arbeitnehmerüberlassung beziehungsweise Zeitarbeit geht einen Schritt weiter. Auch sie vermittelt Mitarbeiter passgenau auf eine Stelle, fungiert allerdings selbst als Arbeitgeber. Der Betrieb zahlt der Zeitarbeitsfirma je nach Vereinbarung eine monatliche Pauschale oder einen Stundenpreis. Die Beschäftigten beziehen ihr Gehalt von der Zeitarbeitsfirma.

Darf jeder Personal vermitteln?

Prinzipiell steht es seit 2002 jedem frei, eine Personalvermittlung zu gründen. Eine bestimmte Ausbildung ist nicht notwendig, auch wird keine behördliche Erlaubnis benötigt, anders als bei der klassischen Arbeitnehmerüberlassung. Das erschwert allerdings auch die Suche nach einer qualifizierten Personalvermittlung, die ihr Honorar wert ist. Auf diese Kriterien sollten Sie achten:

• Erfahrung und Referenzen: Agenturen und Einzelvermittler legen im Idealfall eine Referenzliste vor und sind bereits einige Jahre erfolgreich aktiv.
• Branchenkenntnisse: Personalberater, die branchenspezifisch tätig sind, verfügen üblicherweise über ein entsprechendes Netzwerk und wissen, welche Anforderungen Bewerber erfüllen sollten.
• Transparenz: Seriöse Personalvermittler legen die Karten auf den Tisch, etwa indem sie das Unternehmen auf Wunsch an der Auswahl teilhaben lassen oder gemeinsame Erstgespräche anbieten. Über den verfügbaren Bewerberpool sollte zudem ebenso Klarheit herrschen wie über die zu erwartenden Kosten der Personalvermittlung.

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Was unterscheidet einen Personalvermittler von einem Headhunter?

Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern eint Personalvermittler und Headhunter. Unterschiede liegen in Details. So ist die Personalvermittlung in der Regel breiter aufgestellt und stellt Kontakte positions- und oftmals auch branchenübergreifend her. Es handelt sich jedoch meist nicht um eine exklusive Vermittlung. Kandidaten werden im Gegenteil mehreren Betrieben vorgeschlagen. Je nach Angebotsportfolio und Vereinbarung schalten Personalvermittler auch selbst Stellenanzeigen für vakante Stellen.

Headhunter werden dagegen üblicherweise in höheren Positionen aktiv, vermitteln Führungskräfte und High Potentials. Der wichtigste Unterschied liegt im Direktmandat: Headhunter machen sich gezielt für eine bestimmte Stelle auf die Suche und stellen exklusive Kandidaten vor. Im Vorfeld führen sie die Gespräche, sind häufig beim ersten Kennenlernen des Unternehmens und des potenziellen neuen Mitarbeiters dabei. Zudem entstehen, anders als bei der Personalvermittlung, Kosten nicht nur im Erfolgsfall. Headhunter erhalten größtenteils ein fixes Honorar sowie eine Prämie nach einer erfolgreichen Vermittlung.

Ist ein Personalvermittler für meine Zwecke sinnvoll?

Ob ein Headhunter oder eine Personalvermittlung Sie mit den besten Köpfen für eine vakante Stelle bekannt machen sollte, hängt vor allem von Ihren Zielen und der zu besetzenden Position ab. Für Stellen, die sehr spezifische Kenntnisse oder Eigenschaften erfordern, im Management angesiedelt sind oder mit Personalverantwortung einhergehen, kann sich die Investition in einen Headhunter lohnen.

Für alle anderen Vakanzen lohnt sich ein Personalvermittler, wenn:

• Ihnen im eigenen Hause die Ressourcen für die Personalsuche fehlen
• Sie schnell neues Personal benötigen
• bestimmte Fachkenntnisse gefragt sind
• Sie diskret auf die Mitarbeitersuche gehen möchten

Dazu ist zu berücksichtigen, dass die Kosten für die Personalvermittlung planbar sind: Nur im Falle einer erfolgreichen Vermittlung fließt Geld. Das Honorar ist vornehmlich vom Jahresgehalt des neuen Mitarbeiters abhängig und beträgt in der Regel zwischen 20 und 30 Prozent. Im Vergleich zu den Aufwendungen der internen Personalsuche kann ein Personalvermittler sogar günstiger sein.

Digital ist besser – auch in der Personalvermittlung

Die Suche nach dem perfekten neuen Kollegen kann aufwendig sein. Intelligente Suchalgorithmen und digitale Tools unterstützen Personalvermittler zunehmend bei der Identifikation qualifizierter Bewerber. Auch die Kontaktaufnahme und Kommunikation findet immer häufiger digital statt – aus guten Gründen.

Matching-Technologien und Suchfunktionen entdecken anhand von Stich- und Schlagwörtern passende Mitarbeiter nicht nur schneller, es lässt sich auch ein automatisierter Recruitingprozess auslösen. So können Kontaktaufnahme, Zusendung von Informationen zur offenen Stelle und zum Unternehmen sowie die Terminvergabe für das Erstgespräch vollständig automatisiert ablaufen. Das persönliche Gespräch ersetzen digitale Tools nicht – es erfolgt jedoch erst dann, wenn die Eignung des Kandidaten weitgehend feststeht.

Fazit – Personalvermittler sparen Zeit, Geld und Ressourcen

Personalvermittler sorgfältig auszuwählen, kann sich lohnen. Sie sparen den mitunter erheblichen Aufwand für die Suche nach qualifizierten Bewerbern und profitieren im Idealfall von einem großen Kandidatenpool. Vorteile hat der Prozess auch für die potenziellen neuen Kollegen: Sie sparen sich zeitraubende Initiativbewerbungen und werden nur an Unternehmen vermittelt, die zu ihren Skills passende Vakanzen anbieten.

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