Fragen und Antworten
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Themen rund um die compleet suite und unseren Softwarelösungen.
FAQ Allgemein
Welchen Vorteil habe ich durch compleet?
Unsere Lösungen sind schnittstellenfähig und integrieren sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft. Die Import- und Exportschnittstellen zu verschiedensten Systemen stellen einen durchgängigen Informations- und Datenfluss sicher und ersparen Ihnen die manuelle Dateneingabe sowie den damit verbundenen Zeit- und Arbeitsaufwand! Wir vernetzen Menschen und Bedarfe – für ein besseres und produktiveres Miteinander.
Wo werden meine Daten und die Daten meiner Mitarbeiter/Bewerber gespeichert?
Die erfassten Daten werden auf Serversystemen in Deutschland bzw. in einem anderem EU- oder EWR-Mitgliedsstaat gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Drittländer findet nicht statt. Mehr dazu in unseren Datenschutz-Richtlinien.
Bekomme ich einen Ansprechpartner für den Rollout?
Ja, Ihr Rollout Manager betreut Sie von der ersten Beratung bis zum Go-live und der Hypercarephase. Auch im Nachgang steht Ihnen Ihr Ansprechpartner bei Fragen gerne zur Seite.
Darüber hinaus können Sie sich jederzeit an unseren Customer Service wenden, der von 8:00 bis 17:00 Uhr für Sie verfügbar ist. Sie können unser Service Team über die folgende E-Mail-Adresse kontaktieren: service@compleet.com
Benötige ich für die Nutzung der Lösung Programmierkenntnisse?
Nein, zur Nutzung der Software werden keine Programmierkenntnisse benötigt.
FAQ compleet recruiting
Was ist Multi-Channel-Posting (MCP)?
Multiposting oder Multi-Channel-Posting (MCP) ist eine Mehrfachschaltung. Das bedeutet, dass eine Stellenanzeige mit nur einem Klick automatisch auf mehreren Kanälen gleichzeitig veröffentlicht wird.
Die Stellenanzeige wird einmal inklusive Design und Inhalt erfasst und anschließend an eine Vielzahl von Jobbörsen, Metasuchmaschinen und anderweitige Netzwerke durch technische Schnittstellen übergeben.
Welche Premium-Jobbörsen umfasst Ihr Portfolio?
Unser Portfolio umfasst zahlreiche relevante Premium-Jobbörsen wie Indeed, Joblift, Jobrapido, Neuvoo und StepStone.
Wie erfolgt das Bewerbermanagement mithilfe der Kanban-Ansicht?
Über das Kanban-Board von compleet können Sie bis zu 10 Spalten erstellen, die Sie individuell benennen und verschieben können. Jede Spalte stellt dabei einen Prozessschritt innerhalb des Recruiting-Prozesses dar. Eingegangene Bewerbungen können je nach Status der entsprechenden Spalte bzw. dem entsprechenden Arbeitsschritt untergeordnet werden. Infolgedessen werden die Bewerber im Kanban-Board auf Bewerberkarten abgebildet. Aus dieser Ansicht wird ersichtlich, welchen aktuellen Stand die einzelnen Bewerber im Recruiting-Prozess haben, wie aktuell die Bewerbung ist, ob es sich bei den Bewerbern um Dubletten handelt und ob sie der Datenschutz-Erklärung zugestimmt haben. Mit der Filter-Funktion können Bewerber über alle Spalten hinweg sowie innerhalb der einzelnen Spalten gefiltert und sortiert werden. Per Klick auf die Bewerberkarte im Kanban-Board erhalten Sie umfangreiche Informationen wie Lebenslauf, Stammdaten, Passbild und die Historie des Bewerbers und können neben vielen weiteren Funktionen Notizen hinterlassen, das Profil anonymisieren oder den Lebenslauf als PDF herunterladen. Außerdem können Daten in der Bewerberkarte von einem Nutzer oder von mehreren Nutzern gleichzeitig verwaltet werden. Hierüber kann außerdem der Qualifikationsgrad eingesehen, der zuständige Sachbearbeiter vermerkt sowie der Bewerberstatus verwaltet werden. Ist ein Arbeitsschritt erledigt, kann der Bewerberstatus angepasst und die Bewerberkarte per Drag-and-Drop in die entsprechende Spalte verschoben werden. Diese Änderungen können auch per Stapelverarbeitung an mehreren Bewerberkarten gleichzeitig vorgenommen werden. Die Stapelverarbeitung unterstützt zudem beim Versand einer Nachricht an mehrere Bewerber gleichzeitig. Über intelligente Funktionen können Recruiter auch bestimmte Handlungen wie automatische Antworten, zeitversetzte Absagen und Stellvertreterregeln automatisiert einstellen.
Wie unterstützt mich das CV-Parsing beim Bewerbermanagement?
Unter CV-Parsing versteht man auf Deutsch eine systematische Lebenslaufanalyse, die sich aus den Begriffen CV (Curriculum vitae bzw. Lebenslauf) und Parsing (Syntaxanalyse) zusammensetzt. Durch das CV-Parsing wird der Lebenslauf eines Bewerbers in strukturierte Informationen umgewandelt. Hierbei analysiert unsere Software die Daten des Lebenslaufs, fasst diese zusammen und erstellt anschließend basierend darauf ein Bewerberprofil. Hierdurch gelingt die vereinfachte Verarbeitung von Bewerberdaten und eine höhere Transparenz im Hinblick auf die Qualifikationen des Bewerbers. Der CV-Parser unserer Softwarelösung kann alle geläufigen Datei-Formate wie PDF-Dateien, Word-Dateien oder auch Bilder auslesen.
Wie funktioniert das Matching von Bewerber und Job?
Mithilfe unserer Matching-Technologie kann die Time-to-Hire enorm reduziert werden. Der Algorithmus unterstützt dabei nicht nur Berufe miteinander zu verknüpfen, sondern auch über Skill-Level und Fähigkeiten von Bewerbern zu matchen.
Wie werde ich beim Aufbau meines Talent-Pools unterstützt?
Durch unser Talent-Relationship-Management (TRM) wird der Kontakt zu interessanten Kandidaten nicht nur als einmaliger Berührungspunkt gesehen, sondern ganz bewusst langfristig genutzt. Einwilligungen werden automatisch abgefragt und gespeichert. Passende Talente können bei Bedarf gefunden, automatisch vorgeschlagen und direkt rekrutiert werden. Mithilfe solcher intelligenten Funktionen und automatisierter Prozesse werden Sie beim Aufbau Ihrer eigenen und langfristigen Talent-Pipeline unterstützt.
Wie lange dauert die Installation der Recruiting Lösung?
Für das Setup können verschiedene Modelle gewählt werden. Ihre Vorgaben und Wünsche definieren den Zeitraum für die Umstellung – beginnend mit wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen.
Werden für die Einrichtung bestimmte Software oder Hardware benötigt?
Die Einrichtung bedarf keiner eigenen Hardware. Voraussetzung für die Nutzung ist jedoch ein aktueller Browser (Chrome oder Firefox auf aktuellem Stand).
Kann ich die Bundesagentur für Arbeit bespielen?
Ja, die Bundesagentur für Arbeit kann in Form von VAM und VerBIS bespielt werden.
FAQ compleet vendor
Was ist ein Vendor Management System (VMS)?
VMS ist die Abkürzung für „Vendor Management System“. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung zum Management von externem Personaleinsatz. Ein VMS kann dabei sowohl vom Entleiher selbst oder von einem MSP oder MV für mehrere Entleiher eingesetzt werden. Flexibilität, d. h. die Anpassbarkeit auf individuelle, maßgeschneiderte Prozesse und Abbildung verschiedener Prozessvarianten zeichnen daher moderne VMS ebenso aus wie effiziente Datenstrukturen und anwenderfreundliche Workflows. Der Funktionsumfang eines VMS sollte modular an die konkreten Bedürfnisse der Kunden anpassbar sein und neben einzelnen Prozessen, z. B. Beschaffungs-, Auswahl-, Betreuungs- und Abrechnungsprozesse, auch eine ganzheitliche End-2-End-Lösung ermöglichen. Entsprechend ist ein VMS eine zentrale Plattform für das Management ausgewählter Lieferanten und das Erstellen von Reports.
Ein intelligentes und individuell anpassbares VMS gehört heute zu den unverzichtbaren Software-Applikationen eines Unternehmens, wenn es um das Monitoring und die Einsatzsteuerung von Zeitarbeitnehmern und Freelancern geht.
Was ist ein Master Vendor (MV)?
Das „Master Vendor“ (MV) Modell bedeutet in der Personaldienstleistungsbranche, dass ein Unternehmen mit Personalbedarf (Entleiher) unter allen seinen Personaldienstleistern (Verleihern) einen einzelnen Personaldienstleister (Master) mit der Koordination der gesamten Arbeitnehmerüberlassungen beauftragt.
Die Beauftragung wird in einem Master-Vertrag zwischen MV und Entleiher festgeschrieben. Für den Entleiher ist der MV „Hauptlieferant“, das heißt: Das benötigte Personal stammt aus seinem eigenen Mitarbeiterpool. Reicht dieser nicht aus, werden weitere Personaldienstleister als sogenannte Co-Lieferanten eingebunden.
Ein MV ist in der Regel beim Entleiher vor Ort eingesetzt (sogenanntes On-Site-Management), um den Personalbedarf und alle entsprechenden Prozesse zeitnah und im Sinne des Entleihers steuern zu können.
Der MV ist zentraler Ansprechpartner für die Personalkoordination und die Schnittstelle zu Co-Lieferanten. Deshalb übernimmt er unter Beachtung der gesetzlichen und/oder Entleiher-internen Vorgaben auch alle anfallenden administrativen oder organisatorischen Aufgaben: Dies umfasst – je nach gewünschter Servicetiefe – u. a. die Qualifizierung der Co-Lieferanten, die Weiterleitung offener Stellen an die Co-Lieferanten, die Vorauswahl eingehender Kandidatenvorschläge und die Erstellung einsatzbezogener Überlassungsverträge sowie die Überlassungsverwaltung bis zum Ende der Überlassung. Manche MV übernehmen zudem gebündelt die monatliche Leistungsabrechnung zwischen dem Entleiher und allen Verleihern in Form einer Sammelabrechnung, wobei sich gerade bei diesem Prozess in der Praxis verschiedene Varianten etabliert haben.
Neben der rechtssicheren Umsetzung der Arbeitnehmerüberlassung ist das Ziel dieses Geschäftsmodells die größtmögliche Entlastung des Entleihers.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Neben der 'nassen' Unterschrift ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach dem eIDAS-Standard aktuell die einzige rechtssichere Art, einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) digital zu unterzeichnen (§ 12 Abs. 1 S. 1 AÜG i. V. m. §§ 126, 126a BGB). Ab dem 01. Januar 2025 wird jedoch durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) die bisherige Schriftformpflicht aufgehoben, sodass AÜVs auch in Textform, z. B. mit einer einfachen digitalen Signatur, abgeschlossen werden können.
compleet vendor bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES) als optional buchbares Add-on an, um weiterhin die höchstmögliche Rechtssicherheit zu gewährleisten. Die Vertragserstellung und -unterzeichnung erfolgen dabei bequem und schnell – ohne den Download des Vertrages oder den Upload zu einem externen Signatur-Anbieter.
Die bisher komplexen Schritte wie das Heraussuchen und Eingeben von Empfänger-Adressen entfallen. Mit der nahtlosen QES-Lösung in compleet vendor optimieren Sie den bisher zeitintensiven Prozess der Vertragsunterzeichnung und gestalten ihn effizienter.
Wie wird eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erstellt? In Deutschland und Europa muss eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) von einer zeichnungsberechtigten Person über einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (Trustcenter) erstellt werden. Vor der Signatur ist ein sicherer Identitätsnachweis (Identverfahren) der Person erforderlich.
Seit dem 01.01.2025 können Sie alternativ auch die einfache digitale Signatur nutzen, die keine Vorab-Identifikation benötigt und in Ihrem compleet vendor Account integriert ist.
FAQ compleet workforce
Über welche Hardware können meine Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen?
Eine Zeiterfassung ist über Portal, Terminal, App oder Telefon möglich.
Portal: Mitarbeiter können sich bequem über das Portal mit ihren Zugangsdaten anmelden und ihre Zeiten erfassen.
App: Ihre Mitarbeiter können anhand der Employee Self Service App mycompleet ihre Zeiten, ähnlich wie das Portal, manuell eingeben und erfassen. Auch hier muss sich der Mitarbeiter in der App mit seinen Zugangsdaten anmelden.
Außerdem ist neben der manuellen Eingabe der Zeiten die Zeiterfassung via QR-Code möglich. In der App ist für Mitarbeiter ein individueller QR-Code hinterlegt, mit dem sie sich per Scan bequem ein- und ausstempeln können.
Terminal: Hier erhält jeder Mitarbeiter einen Transponder, den er am Terminal einscannt um seine Arbeitszeiten zu erfassen.
Benötige ich eine spezielle Software oder Hardware für die Nutzung der Lösung?
Für die Nutzung von compleet workforce ist grundsätzlich lediglich ein internetfähiges Endgerät mit aktuellem Browser erforderlich. Die Anwendung ist webbasiert und kann ohne zusätzliche Softwareinstallation genutzt werden.
Für die mobile Zeiterfassung wird ein Smartphone mit Internetzugang benötigt. Alternativ kann die Zeiterfassung über stationäre Terminals erfolgen. In diesem Fall stellen wir konfigurierte Hardware für Zeit- und Zutrittslösungen zur Verfügung.
Benötige ich eine spezielle Hardware für die Zeiterfassung?
Für die Zeiterfassung per App oder das Portal wird ein Endgerät wie Smartphone benötigt.
Welche Hardware benötige ich für die Zutrittssteuerung?
Wir liefern unsere eigene qualitative Hardware für Ihre Zutrittssteuerung und installieren diese sicher und nach hohen Qualitätsstandards bei Ihnen vor Ort. Unsere Hardware ist flexibel in Ihre Infrastruktur integrierbar.
Wie lange dauert die Installation der Workforce Lösung?
Die Einrichtung der Software dauert mindestens 2 Wochen und steht in Abhängigkeit mit der Größe und dem Bedarf (Hardware, Sammlung von Daten etc.) Ihres Unternehmens.
In welchen Sprachen kann die Software genutzt werden?
Unsere Software kann in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch genutzt werden.
Die Employee Self Service App mycompleet ist in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch, Italienisch und Türkisch verfügbar.
Gibt es Schulungen für Workforce Lösungen?
Ja, wir bieten regelmäßig verschiedene Schulungen für unsere Workforce Lösung an. Diese umfassen auch individuelle Webinare und Schulungen für verschiedene Endnutzer.
Auf welchen Geräten funktioniert die App?
Unsere App ist kompatibel mit Android- und iOS-Geräten.
