Onboarding Prozess für zeitliche und finanzielle Ersparnisse

Steigende Mobilität und zunehmender Fachkräftemangel haben das Personalmanagement vor neue Herausforderungen gestellt. Im Rahmen dessen ist der Onboarding Prozess entstanden, der sich mit „An-Bord-Nehmen“ von neuen Mitarbeitern frei übersetzen lässt. Dies ist sehr wichtig, denn geschieht das nicht, verläuft die Integration der Arbeitnehmer schleppender. Im schlimmsten Fall kommt es sogar zur raschen Kündigung, was die Personalkosten nach oben treibt.

Das macht gutes Onboarding neuer Mitarbeiter aus

Ein zielführendes Onboarding neuer Mitarbeiter hat viele positive Vorteile für das Unternehmen. Es zielt auf eine enge Mitarbeiterbindung und eine Identifikation mit der Unternehmenskultur ab. Gleichzeitig erlaubt es eine verbesserte Arbeitsproduktivität und seine soziale Eingliederung. Um all diese Ziele zu erreichen, sind zahlreiche Maßnahmen erforderlich. Sie beginnen beim bedarfsgerechten Ausstatten des Arbeitsplatzes und einer hilfreichen Einarbeitung, die wenig Raum für Fehler und Nachfragen lässt. Der neue Mitarbeiter soll weder überfordert, noch unterfordert werden.

Durch ein geschicktes Einfügen in das bestehende Arbeitsumfeld steigen automatisch Eigeninitiative und Motivation. Es ist hilfreich, wenn das Onboarding rasch zu positiven Erfahrungen des neuen Angestellten führt, da ihn dies emotional unterstützt.

Da der Mensch ein soziales Wesen ist, darf die Einbettung in die Kollegenschaft nicht fehlen. Dazu gehört nicht nur ein Bekanntmachen mit den Kollegen, sondern auch das Aufzeigen etwaiger Verhaltenskodizes oder Unternehmenssitten. Dürfen Turnschuhe getragen werden oder nicht? Sind Anzüge und Kostüme gefragt? Zum gelungenen Eingliedern gehört somit ebenfalls der Dresscode. Durch all diese Maßnahmen lassen sich Unsicherheiten abbauen.

Um dem Neuen Sicherheit zu geben, sollte er ehrliche Wertschätzung erfahren. Er soll sich als selbstwirksam erleben und geschätzt fühlen. Das trägt direkt zur Mitarbeiterbindung bei.

Die Phasen des Onboardings: vor Arbeitsantritt

Der neue Mitarbeiter unterschreibt den Vertrag. Bevor er die neue Stelle besetzt, vergeht in der Regel etwas Zeit. Diese lässt sich gut nutzen, um einen erfolgreichen Onboarding Prozess zu planen. Beispiele hierfür sind:

  1. Der neue Mitarbeiter erhält per E-Mail oder Post Informationen zum Unternehmen. Das können Fortbildungskataloge, Imagebroschüren, Unternehmenshandbücher und vieles mehr sein. Bis zum Antritt seiner Stelle hat er Gelegenheit, sich näher mit seinem Arbeitsplatz zu beschäftigen.
  1. Der neue Mitarbeiter bekommt konkrete Ansprechpartner in dem Unternehmen genannt. An diese kann er sich bei Nachfragen wenden.
  2. Für den neuen Mitarbeiter wird der Arbeitsplatz ausgestattet. Dazu können Arbeitsmaterialien wie PC, Einrichten der E-Mail-Adresse und Namensschilder ebenso gehören wie Telefon, Schlüssel, Visitenkarten usw.
  3. Ein Kollege erstellt einen Einarbeitungsplan für den neuen Mitarbeiter. Am besten wird dieser zugleich zu seinem Paten, damit er einen fixen Ansprechpartner hat.
  4. Alle Mitarbeiter werden über den neuen Kollegen informiert. Sie erfahren, welche Funktion er erfüllen wird. Dies erfolgt persönlich im Meeting oder über das Intranet als internes Kommunikationsmedium.

 

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Die Phasen des Onboardings: der erste Arbeitstag

Alles ist vorbereitet. Jetzt fängt der neue Mitarbeiter an. Ein guter Einstieg stärkt sein Gefühl, sich für das richtige Unternehmen entschieden zu haben. Hilfreich dafür sind Maßnahmen wie:

  1. Es erfolgt eine freundliche Begrüßung mit Blumenstrauß oder Grußkarte am Arbeitsplatz. Diese Wertschätzung zaubert jedem ein Lächeln auf das Gesicht.
  2. Begrüßt wird der neue Mitarbeiter durch seinen Vorgesetzten oder seinen Paten. Mit ihm macht er einen Rundgang durch das komplette Gebäude, der alle wichtigen Anlaufpunkte inkludiert: Küche, Toilette, andere Abteilungen, Versammlungsraum etc.
  3. Im Rahmen des Rundgangs werden die neuen Kollegen begrüßt. Wünschenswert ist ein Organigramm mit Fotos, Funktionen und Namen der Kollegen.
  4. Ein Kollege, Vorgesetzter oder der Pate erklärt der Arbeitsablauf. Er zeigt die Unternehmenswerte auf und stellt konkrete Aufgaben detailliert vor.
  5. Am Arbeitsplatz erhält der neue Mitarbeiter alle Materialien und Daten, die er benötigt.

 

Zur Onboarding Checkliste gehört, sich nach rund einer Woche Tätigkeit im Unternehmen bei dem neuen Mitarbeiter nach seinem Wohlergehen zu erkundigen. Ein einfaches „Wie geht es?“ reicht nicht aus. Besser sind konkrete Fragen wie:

Wo gibt es Probleme?
Wurde die Erwartungen erfüllt?
Was ist noch unklar?

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Die Phasen des Onboardings: die Probezeit

Der neue Angestellte hat die Integrationsphase genutzt, um sich in das Unternehmen und seine sozialen Strukturen einzuleben. Jetzt weiß er schon ganz gut über Strukturen und Arbeitsabläufe Bescheid. Unternehmenskultur und Kollegen sind ihm bekannt. Ein wichtiger Schritt im Onboarding Prozess ist nun, seine Bindung zum Unternehmen zu intensivieren. Wie? Hier ein paar Möglichkeiten:

  • gemeinsame Workshops
  • Teambuilding-Maßnahmen
  • Übernahme von Aufgaben mit größerer Eigenverantwortung
  • Beteiligung an Projekten und Arbeitsgruppen

 

Ein erneutes Feedback-Gespräch kann sich ebenfalls als hilfreich erweisen.

Nichts vergessen: Onboarding Checkliste

Eine Onboarding Checkliste in Kombination mit Onboarding Software ist überaus hilfreich. Auf diese Weise wird kein wichtiger Schritt und keine bedeutende Maßnahme vergessen, die letztlich den Unterschied ausmachen kann. Selbstverständlich ist die Onboarding Checkliste an die unternehmenseigenen Besonderheiten anzupassen. Sie sollte mit der Unternehmenskultur harmonieren.

Onboarding neuer Mitarbeiter: unerlässlich im erfolgreichen Personalmanagement

Kaum etwas ist für einen Personaler ärgerlicher als ein neuer Angestellter, der sehr rasch wieder kündigt. Um dieses Risiko zu reduzieren, ist ein Onboarding neuer Mitarbeiter unerlässlich. Fehler lassen sich so vermeiden, die ansonsten zu viel Umstand und monetären Schäden führen können. Hat der neue Mitarbeiter von Anfang an eine positive Bindung zum Betrieb, wird er nicht so schnell kündigen. Das spart Zeit, Geld und Aufwand. Damit beim Onboarding Prozess keine eklatanten Fehler auftreten, ist es hilfreich, eine leistungsstarke Onboarding Software heranzuziehen.

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