Personalcontrolling: Bedeutung, Aufgaben und Ziele

Was ist HR-Controlling?

Personalcontrolling, auch HR-Controlling genannt, ist ein Bestandteil des Unternehmenscontrollings. Es dient der Planung, Steuerung und Kontrolle im Personalmanagement eines Unternehmens und steht somit zwischen Controlling und HR-Abteilung.

Basierend auf den Erkenntnissen aus dem Personalcontrolling können zielgerichtete Entscheidungen im unternehmensinternen Human-Ressource-Management getroffen und Prozesse optimiert werden. So lässt sich zum Beispiel das Recruiting besser planen, wenn die Tätigkeiten im Personalmanagement auf die Unternehmensziele ausgerichtet werden.

Es gibt unterschiedliche Arten von Personalcontrolling. Das quantitative Personalcontrolling ist die Erhebung einer großen Menge an Daten, zum Beispiel die Personalkosten. Im qualitativen Personalcontrolling geht es um die Erhebung neuer Daten, zum Beispiel in Form von Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder anderen Themen. Mit dem strategischen Personalcontrolling werden Strategien und Ziele im Unternehmen in Zusammenhang mit dem Personalmanagement festgelegt. Beim operativen Personalcontrolling wird bestimmt, wie die Unternehmensziele erreicht werden sollen. Dabei werden Aspekte wie Kosten und Nutzen berücksichtigt und Chancen sowie Risiken erwogen.

Alle diese Bereiche greifen eng ineinander. Zu den Methoden zählen Mitarbeiterbefragungen, Benchmark-Analysen, Balanced Scorecards und Zeitreihen.

Welche Kennzahlen gibt es im Personalcontrolling?

Wie im Controlling allgemein gibt es auch im Personalcontrolling Kennzahlen, mit denen die Ziele im Personalwesen und damit zusammenhängend die Unternehmensziele geprüft und evaluiert werden können. Aus den Resultaten einer solchen Analyse und Evaluation anhand der erhobenen Daten und Kennzahlen werden passende Strategien abgeleitet, um das Personalmanagement in einem Unternehmen zu optimieren.

Außerdem lassen sich anhand der Kennzahlen Trends erkennen, die eine bessere Planung im Personalwesen ermöglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass die von der Personalabteilung getroffenen Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Diese Kennzahlen gehören unter anderem dazu:

• Gesamtzahl der Mitarbeiter
• Anzahl der Mitarbeiter in einzelnen Abteilungen
• Anzahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten
• Mitarbeitergehalt
• Weitere Kosten, die für das Personal anfallen
• Zur Verfügung stehendes Budget für das Personal
• Durchschnittliche Anzahl der Überstunden
• Durchschnittliche Dauer von Bewerbungsprozessen
• Anzahl der Bewerber pro Vakanz
• Kosten für das Recruiting
• Geschlechteranteil der Mitarbeiter und Bewerber
• Altersdurchschnitt der Mitarbeiter und Bewerber
• Fluktuationsrate

Die Ziele im Personalcontrolling

Durch die Erhebung der Kennzahlen hat ein Unternehmen immer im Blick, wie viele Mitarbeiter zu welchen Konditionen angestellt sind und welche Kostenpunkte es im Personalwesen gibt. Das Hauptziel von Personalcontrolling ist es, das Personalwesen mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Von den individuellen Umständen im Unternehmen hängen die jeweils konkreten Ziele ab:

• Transparenz in Personalprozessen
• Effektive Planung
• Einschätzung von Entwicklungen und Trends
• Koordination der Personalplanung
• Erhebung und Auswertung von Kennzahlen
• Steuerung des Personalwesens in Einklang mit den Unternehmenszielen
  
  

Außerdem ist ein Ziel von HR-Controlling die Klärung folgender Fragen:

• Müssen Kostenpunkte im Personalwesen reduziert werden und wenn ja, welche?
• Müssen neue Stellen besetzt werden?
• Müssen bestehende Stellen neu besetzt werden?
• Müssen Stellen gestrichen werden?
• In welchen Fällen sind Gehaltserhöhungen möglich?

Durch effektives Personalcontrolling wird das Recruiting von qualifizierten Fachkräften und die passende Besetzung von Stellen zur Erreichung der Unternehmensziele erleichtert.

Was sind die Aufgaben im Personalcontrolling?

Die Aufgabe von Personalcontrollern ist die Erreichung der genannten Ziele. Das Tätigkeitsfeld eines Personalcontrollers umfasst neben der Koordination der HR-Abteilung auch die Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation im Unternehmen und das Sammeln und Auswerten von Daten sowie Kennzahlen. Ebenso zählen die Durchführung von Mitarbeiterumfragen zur Informationsgewinnung, die Aufbereitung relevanter Informationen rund um das Personalmanagement für Führungskräfte und andere Verantwortliche in Form von Reports, Präsentationen etc. genauso zu den Aufgaben eines Personalcontrollers wie die Identifikation von Entwicklungen, Chancen und Risiken, die Erarbeitung von Maßnahmen, um auf diese zu reagieren, sowie die Evaluierung von Maßnahmen bezüglich der Zielerreichung.

Die zentrale Aufgabe eines Personalcontrollers ist es also, die aktuelle Aufstellung des Personals sowie alle wichtigen Daten im Blick zu haben und die Führungsebene sowie alle anderen Abteilungen (Buchhaltung, Controlling etc.) mit Informationen zu versorgen, aufgrund derer sie die passenden Entscheidungen für die Optimierung von Prozessen und die Zielerreichung treffen können. Ein Personalcontroller ist eine helfende Hand für die Geschäftsführung, die das Personalmanagement verwaltet und dafür sorgt, dass in der HR-Abteilung gute Arbeit geleistet wird.

Wie wird man Personalcontroller?

Die Voraussetzung für eine Tätigkeit als Personalcontroller ist ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium. Ein Vorteil ist ein Schwerpunkt auf Personalwesen und/oder Controlling. Auch sehr gute Kenntnisse in MS-Office, vor allem Kenntnisse in Excel sowie Erfahrungen in der Arbeit mit ERP-Systemen sind von Vorteil. Auch Soft Skills spielen im Personalcontrolling eine große Rolle. Die Empathie und die Konfliktbereitschaft eines Personalers sind ebenso wichtig wie ein guter Umgang mit Zahlen, den ein Controller haben sollte.

Zudem sind ein sicheres Auftreten und ein gutes sprachliches Ausdrucksvermögen wichtig, da die Kennzahlen und daraus resultierenden Ergebnisse und Entscheidungen ansprechend präsentiert, erklärt und begründet werden müssen. Hier gilt es einerseits, der Geschäftsführung Entscheidungen mit kühlem Kopf zu erklären und andererseits Mitarbeitern gegenüber Entscheidungen wie Gehaltskürzungen und die Streichung von Stellen mitfühlend zu begründen.

Fazit

Personalcontrolling ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Unternehmens, denn dort fließen alle wichtigen Kennzahlen rund um das Personalmanagement zusammen. Nur durch HR-Controlling kann evaluiert werden, ob Stellen neu geschaffen oder gestrichen werden müssen, ob Bewerbungsprozesse effektiv ablaufen und die Zusammensetzung und Leistung des Personals zur Erreichung der Unternehmensziele betragen.