Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfreut sich in Unternehmen zunehmender Beliebtheit und ist eine attraktive Lösung, um Arbeitnehmerüberlassungsverträge rechtsgültig, schnell und ortsunabhängig abzuschließen. Sie trägt maßgeblich zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse zwischen Verleiher und Entleiher bei. Seit Juli 2016 werden elektronische Signaturen europaweit durch die eIDAS-Verordnung (eIDAS = electronic Identification, Authentication and trust Services) geregelt. Diese ermöglicht es, sofern gesetzlich nicht anders vorgeschrieben, die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch elektronische Signaturen zu ersetzen.
Ab dem 01. Januar 2025 entfällt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) die Schriftformpflicht für Arbeitnehmerüberlassungsverträge, was den Einsatz von einfachen digitalen Signaturen ermöglicht und den Abschluss solcher Verträge weiter vereinfacht. Die QES bleibt dennoch eine rechtsverbindliche und sichere Option für Unternehmen, die auf höchste Rechtssicherheit setzen möchten.
Anforderungen an eine digitale Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist von anderen digitalen Signaturen abzugrenzen. Bei der QES handelt es sich um eine auf ein qualifiziertes Zertifikat hinterlegte elektronische Signatur. Diese gewährleistet im Vergleich zu anderen digitalen Signaturen den höchsten Grad an Sicherheit und ist unter folgenden Voraussetzungen eIDAS-konform:
- Manipulationen jeglicher Form müssen ausgeschlossen werden können.
- Unterzeichner müssen die Möglichkeit haben, den Signaturprozess zu kontrollieren.
- Sicherstellung der Identität: Die Identität von Unterzeichnern wird mithilfe von Identifikationsmethoden, wie dem Video-Ident-Verfahren oder dem Post-Ident-Verfahren an einer öffentlichen Identifikationsstelle in Kombination mit einem gültigen Ausweisdokument, validiert. Dabei wird eine zweifelsfreie Zuordnung des Datensatzes sichergestellt.
- Qualifizierte Signatur: Die Signatur wird mithilfe eines asymmetrischen kryptografischen Verfahrens, einer Public-Key-Infrastruktur (PKI), erstellt. Dieses Verfahren erfolgt über eine qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit (QSCD) mithilfe einer konfigurierten Soft- oder Hardware, (wie einer Smartcard, eines USB-Sticks oder eines cloudbasierten Sicherheitsmoduls), die die Anforderungen an die Vertrauenswürdigkeit von Daten der eIDAS-Verordnung entsprechend erfüllen. Hierzu wird sowohl ein privater Schlüssel für den Unterzeichner als auch ein öffentlicher Schlüssel zur Überprüfung der Echtheit und Authentizität der Signatur verwendet.
- Qualifiziertes Zertifikat: Eine Signatur muss auf ein von einem Vertrauensdienstanbieter (QTSP) ausgestelltes qualifiziertes (digitales) Zertifikat hinterlegt sein. Der Vertrauensdienstanbieter, eine gewerbliche oder staatliche Zertifizierungsstelle, bestätigt mit der Ausstellung des Zertifikats, dass die Person über den entsprechenden öffentlichen Schlüssel verfügt.
- Nachträgliche Veränderungen am Dokument müssen erkennbar sein.
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Rechtliche Bestimmungen der QES
In der Berufswelt erweisen sich qualifizierte elektronische Signaturen, insbesondere bei Arbeitsverträgen und Leiharbeitsverträgen als hilfreich. Dabei handelt es sich um Dokumente, die einer gesetzlichen Formvorschrift unterworfen sind und über ein vergleichsweise hohes Haftungsrisiko verfügen. Das im BGB geregelte Schriftformerfordernis wird durch die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt. Sie ist mit der eigenhändigen Unterschrift gleichzustellen und dient zum einen der Warnfunktion, die den Unterschreibenden vor Geschäftsrisiken schützen soll. Zum anderen dient sie der Beweis- und Klarstellungsfunktion, dass die Erklärung im Dokument vom Aussteller abgegeben wurde und die inhaltlichen Einzelheiten des Vertrags nachweist.
Laut Arbeitnehmerüberlassungsgesetz muss die Vertragsunterzeichnung zudem vor Arbeitsbeginn des entleihenden Arbeitnehmers erfolgen. Da die QES ein ortsunabhängiges Einholen der Vertragsunterzeichnung beider Vertragspartner auf dem gleichen Dokument ermöglicht, nimmt sie in diesem Sinne auch weniger Zeit in Anspruch und unterstützt die Flexibilität im Hinblick auf Ihre Einsatzplanung.
Auf der anderen Seite dienen QES dem Schutz vor Dokumentenfälschungen und Datenmissbrauch. Durch die hohen Sicherheitsanforderungen an die QES wird die rechtskräftige Signatur und Echtheit von Dokumenten gewährleistet.
Das ist die QES – qualifizierte elektronische Signatur
Die von uns angebotene qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht Ihnen ein einfaches, unkompliziertes und sicheres Signieren von Dokumenten. Mit unserer Lösung compleet vendor benötigen Sie keine eigene Hardware und signieren Dokumente bequem über ein Handy, Tablet oder Computer in Kombination mit einem TAN-Code. Somit können u. a. auch Arbeitnehmerüberlassungsverträge sowohl vom Ver- als auch Entleiher vor Einsatzbeginn einfach und eIDAS-konform signiert werden. Durch die Lösung „sign-me“ der qualifizierten Zertifizierungsstelle „D-Trust“ wird das Ausweisdokument durch das Video-Ident-Verfahren (Videoidentifikationsverfahren) ersetzt. Smartphone, Tablet oder Computer ersetzen hingegen das Kartenlesegerät. Der Vorgang setzt sich wie folgt zusammen:
- Über das Portal wird dem Nutzer die Rolle der „digitalen Signatur“ zugewiesen.
- Auf dem sign-me-Portal werden die zu signierenden Dokumente hinterlegt.
- Der Nutzer gelangt durch Klick auf den Button „Verifikation starten“ vom compleet-Portal auf die Website von sign-me, wo er sich einmalig registrieren und seine Identifikation per Video-Ident-Verfahren mithilfe seines Ausweisdokumentes validieren muss.
- Durch das Wählen der entsprechenden Dokumente werden die Signaturzertifikate erzeugt, sodass die Signatur qualifiziert und elektronisch durchgeführt werden kann.
Durch diesen Prozess genießen Ver- und Entleiher eine hohe Zeit- und Ortsunabhängigkeit, eine hohe Flexibilität sowie Zeitersparnis. Außerdem bleiben Ihnen Extrakosten für den Kauf von Lesegeräten und anderen Ressourcen erspart.
Fazit
In Unternehmen nimmt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse stetig zu. Dank der qualifizierten elektronischen Signatur ist die Digitalisierung mittlerweile auch in der Vertragsgestaltung präsent. Was auf den ersten Blick ein komplizierter Prozess zu sein scheint, ist in der Praxis eine günstige und einfach umsetzbare Alternative für das digitale Einholen von Signaturen. Vielmehr enthüllt sich das handschriftliche Einholen von Signaturen als langwieriger Prozess, der von vielen äußeren Faktoren abhängig ist. Die QES bietet Ihnen hingegen eine hohe Flexibilität und gewährleistet gleichzeitig eine Rechtssicherheit hinsichtlich Vertragsunterzeichnungen. Außerdem bringt die qualifizierte elektronische Signatur noch weitere verschiedene Vorteile mit sich, die sich positiv auf die Zufriedenheit der Beteiligten auswirken und die QES somit lukrativ machen.
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