KIRA: Revolution der Betriebsprüfungen durch KI

Die Ausgangslage ist klar: Der Prüfdienst der DRV hat oft nur wenige Stunden Zeit pro Unternehmen. KIRA verändert diese Dynamik, indem die KI digitale Unterlagen systematisch analysiert und auffällige Muster markiert. So können Prüfer:innen sofort die sensiblen Punkte sehen – etwa:

• ungewöhnlich niedrige oder hohe Sozialversicherungsbeiträge,

• widersprüchliche Vertragsgestaltungen,

• wiederkehrende Honorarkräfte mit klarer Integration ins Unternehmen.

Die finale Bewertung bleibt zwar beim Menschen, doch KIRA sorgt dafür, dass riskante Konstellationen kaum noch übersehen werden. Für Unternehmen heißt das: Die Wahrscheinlichkeit, dass Scheinselbständigkeit aufgedeckt wird oder verdeckte Arbeitnehmerüberlassung auffliegt, steigt erheblich.

Haftungsrisiken und Strafen bei Scheinselbständigkeit

Werden Freelancer oder Dienstleister nachträglich als Arbeitnehmer eingestuft, kann das für Unternehmen gravierende Konsequenzen haben:

• Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend bis zu vier Jahre nachzuzahlen – inkl. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.

• Bei Vorsatz sogar bis zu 30 Jahre rückwirkend.

• Säumniszuschläge von monatlich 1 % auf die gesamte Nachforderung.

• Arbeitsrechtliche Folgen: Der oder die Betroffene gilt rückwirkend als Arbeitnehmer: Urlaubsansprüche, Kündigungsschutz und Lohnfortzahlung inklusive.

• Strafrechtliche Risiken: Nach § 266a StGB drohen bei vorsätzlicher Vorenthaltung von Beiträgen Geld- oder Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren.
  
  

Besonders kritisch: Wird die Tätigkeit als verdeckte Arbeitnehmerüberlassung eingestuft, können Unternehmen zusätzlich gegen das AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) verstoßen mit Bußgeldern bis zu 500.000 € und dem Risiko eines Einsatzverbots.

Sichern Sie sich jetzt Compliance in der Zusammenarbeit mit Freelancern und Dienstleistern – bevor KIRA prüft. Kommen Sie auf uns zu!

Warum KIRA für Unternehmen zum Gamechanger wird

Bisher konnten sich Unternehmen manchmal darauf verlassen, dass Prüfungen oberflächlich verliefen oder heikle Konstellationen unentdeckt blieben. Mit KIRA sinkt diese Dunkelziffer drastisch:

• Mehr Prüfungen werden datenbasiert priorisiert.

• Auffällige Strukturen bei der Beauftragung von Freelancern oder Projektverträgen landen automatisch auf dem Tisch der Prüfer.

• Selbst kleinere Fehler in Vertragsgestaltung oder gelebter Praxis können auffallen.

Für Unternehmen bedeutet das: Compliance und Prävention sind keine Option mehr, sondern Pflicht.

Scheinselbständigkeit vermeiden mit compleet vendor

Die gute Nachricht: Mit den richtigen Prozessen lassen sich Risiken frühzeitig ausschließen. Ein Vendor Management System (VMS) wie compleet vendor unterstützt Unternehmen dabei, Projekte und Freelancer rechtssicher einzubinden – bevor KIRA oder die DRV überhaupt prüfen müssen.

Strukturierte Scheinselbständigkeitsprüfung

• Bei jeder neuen Projektanfrage oder Freelancer-Buchung wird ein strukturierter Fragebogen durchlaufen.

• Dieser fragt die relevanten Kriterien ab, die auch in einem Statusfeststellungsverfahren geprüft würden:

  • Weisungsgebundenheit

  • Integration in Arbeitsorganisation

  • Nutzung eigener Arbeitsmittel

  • Anzahl weiterer Auftraggeber
    
    

• Auf dieser Basis wird die geeignete Vertragsform empfohlen – Werkvertrag, Dienstvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung.

• Aber auch der Personaldienstleister muss bei Angeboten diesen Fragebogen für jeden Freelancer beantworten. Nur wenn dieser erfolgreich bestanden ist, kann überhaupt ein Angebot erstellt werden.

  

Automatisierte Dokumentation

• Alle Angaben werden im VMS rechtskonform dokumentiert und revisionssicher archiviert.

• Bei späteren Prüfungen können Unternehmen belegen, dass sie sorgfältig und präventiv gehandelt haben.

Transparenz & Compliance

• Unternehmen behalten den Überblick über alle externen Ressourcen – ob Freelancer, Lieferanten oder Zeitarbeit.

• Risiken werden sichtbar, bevor sie zu teuren Nachforderungen oder Strafverfahren führen.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

• Bestehende Vertragsverhältnisse prüfen

• Interne Prozesse für die Beauftragung externer Ressourcen überdenken

• Ein strukturiertes VMS wie compleet vendor einsetzen

• Mitarbeitende sensibilisieren & Compliance transparent dokumentieren

Fazit: Jetzt auf strukturiertes Vendor Management setzen

Mit KIRA hat die DRV ein mächtiges Werkzeug zur Hand, um Scheinselbständigkeit und verdeckte Arbeitnehmerüberlassung schneller zu identifizieren. Für Unternehmen steigen dadurch die Risiken erheblich – von hohen Nachzahlungen über strafrechtliche Konsequenzen bis hin zu Reputationsschäden.

Wer jetzt auf strukturiertes Vendor Management setzt, kann diese Risiken entscheidend reduzieren. Ein VMS wie compleet vendor prüft systematisch die relevanten Kriterien, empfiehlt die passende Vertragsform und sorgt für lückenlose Dokumentation.

So wird aus einem bürokratischen Risiko ein klarer Compliance-Prozess mit Planungssicherheit – und KIRA findet im besten Fall: nichts Auffälliges.

Mit compleet identifizieren Sie rechtzeitig Risiken wie Scheinselbständigkeit oder verdeckte Arbeitnehmerüberlassung - dokumentiert und revisionssicher.