Qualifizierte elektronische Signatur für ANÜ-Verträge

• Arbeitnehmerüberlassungsverträge vor Einsatzbeginn unterschreiben 
• Signatur von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen rechtskonform nach BGB und eIDAS 
• Effiziente Prozesse 
• online mit Tablet und Smartphone unterschreiben, 
• keine weiteren Hardware-  und Softwareinstallationen nötig
• Verleiher- und Entleiherseite unterzeichnen auf demselben Dokument
• Zeit und Kosten sparen – kein Ausdrucken, Eintüten, Gang zur Post und Briefmarken mehr

Änderung ab 2025: Vereinfachte Anforderungen für das AÜG

Ab dem 01. Januar 2025 fällt die Pflicht zur Schriftform im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) weg, die bisherige Pflicht zur qualifizierten elektronischen Signatur bei der Unterzeichnung von ANÜ-Verträgen aufgehoben. Stattdessen ist eine einfache Signatur ausreichend, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Änderung bedeutet für Unternehmen in der Zeitarbeit eine deutliche Vereinfachung der Prozesse und senkt gleichzeitig den administrativen Aufwand. Trotz dieser Neuerung bleibt es wichtig, sicherzustellen, dass Verträge rechtssicher und nachvollziehbar unterzeichnet werden. Damit können Arbeitnehmerüberlassungsverträge auch in Textform abgeschlossen werden, beispielsweise durch eine einfache digitale Signatur, was den Vertragsabschluss deutlich vereinfacht.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Ein Überlassungsverhältnis in der Leiharbeit kommt nur zustande, wenn ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) zwischen Entleiher und Verleiher geschlossen wird. Bisher hat der Gesetzgeber in § 12 Abs. 1 AÜG die Schriftform vorgeschrieben. Mit der AÜG-Reform 2017 wurde die Kennzeichnungs- und Schriftformerfordernis verschärft, indem beide Vertragsparteien die Vertragsurkunde eigenhändig mit Namensunterschrift unterzeichnen mussten. Alternativ zur handschriftlichen Unterzeichnung konnte für elektronisch ausgetauschte Dokumente gemäß § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet werden.

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Wie funktioniert die QES technisch?

Eine QES ist ein symmetrisches Verschlüsselungsverfahren mit einem privaten und einem öffentlichem Schlüssel. Der Unterzeichner fügt dem Dokument eine mit seinem privaten Schlüssel verschlüsselte Informationen zu – seine digitale Signatur. Der öffentliche Schlüssel der Person ist mit dem privaten mathematisch verbunden. Diese Information ist bei einem Trust Service Provider (TSP) hinterlegt. Der Empfänger kann mit dem öffentlichen Schlüssel die Echtheit der digitalen Signatur bei dem TSP überprüfen. Zum Beispiel bietet der Adobe Acrobat Reader eine integrierte Funktion, welche, sofern man mit dem Internet verbunden ist, diese in Echtzeit prüft und ebenfalls anzeigt.

Die Zeitarbeitsfirma, die unterzeichnen möchte, oder die Person, die unterzeichnen möchte, hat die exklusive Kontrolle über den privaten Schlüssel, der eine Unterzeichnung möglich macht. Der private Schlüssel ist mathematisch und eindeutig mit dem öffentlichen Schlüssel verbunden, mit dem jeder Beteiligte die Signatur bestätigt. Eine Sicherstellung erfolgt von einem Trust Service Provider (TSP) und der Verknüpfung zwischen privatem/öffentlichem Schlüssel und dem Unterzeichner. 

Im Jahr 2001 wurde das Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (SigG), auf Grundlage der Europäischen Richtlinie 1999/93 verabschiedet, seitdem wird in Deutschland die QES verwendet.  2016 trat die eIDAS-Verordnung in Kraft. Sie bringt zwei wichtige Innovationen in Hinblick auf elektronische Signaturen mit sich. Zum einen sind laut Definition unter bestimmten Bedingungen auch cloudbasierte Signaturen als qualifizierte Signaturen gültig. Zum anderen wird in der eIDAS-Verordnung festgelegt, dass eine persönliche Identifizierung auch über neue innovative Verfahren möglich ist. Insbesondere die persönliche Identifizierung per Video gilt mittlerweile in ganz Europa als akzeptierte Variante. 

Vor dem Einsatz der Videoidentifikation mittels Smartphone musste man, um beispielsweise ein Konto bei einer Bank zu eröffnen, mit dem Postidentifikationsverfahren seine Identität mit einem Ausweis vor Ort bei der Post bestätigen. Einige Zeit später konnte man mit einer Smartcard (einer Chipkarte mit persönlichen Informationen) und einem Kartenlesegerät auch digital unterzeichnen. Mit dem Videoidentifikationsverfahren kann man sich nun den Gang zur Post sparen und man überträgt das ganze vor der Kamera während eines Videochats mit einem speziell geschulten Prüfer als Gegenüber. Dazu benötigt man aber auch noch immer den Ausweis zum Vorzeigen. Nach dem Prozess erhält man das Zertifikat (privaten Schlüssel) für die QES.  

Wie läuft der Prozess der Signatur ab: Das Dokument wird hochgeladen und dann mit einer Software signiert, die den privaten Schlüssel an das Dokument hängt. Während des Vorganges muss man sich identifizieren. Entweder über eine Smartcard, die durch ein Kartenlesegerät gezogen wird oder per PIN-TAN Verfahren (die sogenannte Fernsignatur gemäß eIDAS). Dabei ersetzt das Handy eben dann das Kartenlesegerät. Aufgrund dieser zusätzlichen Sicherheitsstufe ist ein Dokument, welches mit einer QES signiert wurde, in allen EU-Mitgliedsstaaten ebenso rechtlich bindend wie ein Dokument mit handschriftlicher Signatur.

Wie sehen digitale Signaturen aus?

Man kann zwei Arten von Signaturen unterscheiden: Die sichtbare, auch Genehmigung genannt und die nicht-sichtbare, auch Zertifizierung genannt.

Eine Genehmigungssignatur wird als Signaturlinie aufgezeigt, so wie bei einer handschriftlichen Signatur. Sie wird für den gleichen Zweck verwendet wie beispielsweise für Verträge und Rechnungen. Diese Signatur kann um ein Bild der handschriftlichen Unterschrift oder ein Unternehmenssiegel ergänzt werden.

Eine Zertifizierungssignatur ist im Dokument selbst nicht sichtbar: Anstelle dessen wird es in der genutzten Software selbst angezeigt (z.B. als blaue Box am Anfang des Dokuments im Adobe Reader oder als rote Teile in der Statuszeile in Microsoft Office).  Diese Signatur wird  normalerweise genutzt, um ein Dokument vor zukünftigen Änderungen zu schützen und den Autor oder den Ursprung darzustellen.

Profitieren Sie von den Vorteilen der QES und lassen Sie sich beraten!