Es ist Montagmorgen und Dr. Elke Krüger, die Leiterin des Personalmanagements eines städtischen Krankenhauses, holt sich ihren ersten Kaffee. Die Situation ist angespannt: Die Betten sind teilweise überbelegt, das Personal am Limit. Zudem hat sie von der Schichtleitung soeben erfahren, dass für die kommenden Tage krankheitsbedingt mit Personalausfällen zu rechnen ist. Jetzt ist schnelles Eingreifen gefordert. Dennoch bleibt Dr. Krüger gelassen. Sie weiß um ihr Personalmanagementsystem, das ihr jetzt helfen wird, den Einsatz von Zeitarbeitskräften effizienter zu planen. Doch wie funktioniert ein solches System? Welche Lösungen bietet es an und kann damit im komplexen Gefüge eines Krankenhauses oder einer Pflegeeinrichtung helfen?
Die Bedeutung von effizientem Einsatzmanagement im Gesundheitswesen
Der Gesundheitssektor steht weltweit vor enormen Herausforderungen. Bevölkerungswachstum, alternde Gesellschaften und pandemiebedingte Belastungen erhöhen den Druck auf Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen. Im Jahr 2050 werden laut UN 2,1 Milliarden Menschen auf der Welt leben, die 60 Jahre oder älter sind. In Deutschland wird es jeder Dritte sein. Das wird den Bedarf an Pflegepersonal weiter steigern. Effizientes Einsatzmanagement wird so immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt eines funktionierenden Gesundheitssystems.
Ein gut abgestimmter Personaleinsatz in Gesundheitswesen und Pflege sorgt aber nicht nur für eine optimierte Arbeitsbelastung der bestehenden Arbeitskräfte, sondern ist auch entscheidend für die Qualität der Patientenversorgung und -zufriedenheit. Dabei spielen das Recruiting und die Integration von Zeitarbeitskräften eine immer größere Rolle. Diese schaffen die notwendige Flexibilität, um Spitzenbelastungen zu bewältigen und kurzfristige Personallücken zu überbrücken.
Die Integration von Zeitarbeitskräften in den Gesundheitssektor hat in den letzten Jahren zugenommen. Laut Deutsches Krankenhausinstitut (DKI) ist das Modell der Leiharbeit im Krankenhaus weit verbreitet. Nur in 17 Prozent der Häuser komme sie gar nicht oder sehr selten zum Zuge, um Personallücken zu schließen. Diese Flexibilität wird oft kritisch gesehen, kann aber entscheidend sein, um auf unvorhergesehene Personalengpässe oder hohe Arbeitsbelastungen zu reagieren und eine kontinuierliche Patientenversorgung zu gewährleisten.
Wie compleet hilft:
- Zentrale Einkaufssteuerung: Umfassende Übersicht und Kontrolle über den Personalbedarf führt zu einer effektiven Ressourcenplanung. Effizientes Recruiting durch Matching von Zeitarbeitskräften mit den Anforderungen des Unternehmens sind gewährleistet. Unternehmen haben die Möglichkeit, den Bedarf an externen Mitarbeitern zentral zu verwalten, zu optimieren und Budgets einzuhalten.
- Liefersicherheit: Das System stellt sicher, dass bestehende Rahmenvertragspreise mit bestehenden Partnern eingehalten werden. Zudem gewährt es über das compleet Netzwerk Zugriff auf über 2.000 Personaldienstleister und stellt so eine hohe Liefersicherheit zu Marktpreisen sicher.
- Rechtssicherheit: Die Funktion gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Compliance-Richtlinien im Umgang mit externen Arbeitskräften. So werden potenzielle Risiken minimiert und sichergestellt, dass alle Prozesse im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Richtlinien stehen.
Herausforderungen der Zeitarbeit im Gesundheitswesen
Die Zeitarbeit stellt zweifellos eine flexible Lösung dar, dennoch sind die damit verbundenen Herausforderungen nicht zu unterschätzen. Die Umstände in der Pflege haben in den letzten Jahren dazu geführt, dass insbesondere in dieser Branche Zeitarbeitskräfte mehr verdienen, sich bessere Schichten aussuchen können und dadurch eine bessere Behandlung erfahren. Gleichzeitig wächst der Frust bei bestehenden Kräften, da diese sich schlechter behandelt fühlen. Die Folge: Viele Pflegekräfte sind in die Zeitarbeit gewechselt. So hat sich die Situation auf dem Pflegemarkt noch einmal verschärft.
Im Personalmanagement wiederum bringt die oft unzureichenden Einarbeitung von Zeitarbeitskräften in der Praxis Herausforderungen mit sich: Sie werden häufig kurzfristig eingesetzt und haben nicht ausreichend Zeit, sich mit den spezifischen Arbeitsabläufen und mit den Besonderheiten des Einsatzortes vertraut zu machen. Dies führt nicht selten zu einer geringeren Arbeitsqualität und Verzögerungen durch noch nicht verinnerlichte Arbeitsabläufe, was sich negativ auf die Gesamteffizienz auswirken kann.
Auch ihre fehlende Integration in bestehende Teams stellt eine signifikante Herausforderung dar, was die Zusammenarbeit und das Betriebsklima sowie die Patientenzufriedenheit erheblich beeinträchtigen kann. Diese mangelnde Integration behindert nicht nur die Teamarbeit, sondern kann auch die Motivation und Zufriedenheit stark mindern, was wiederum zu einer höheren Fluktuation führen kann. Zudem sorgen aufwendige administrative Prozesse wie die Erfassung der Arbeitszeiten, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und die Abwicklung der Gehaltsabrechnungen für weitere Hürden.
Ein strukturiertes und transparentes System im Gesundheitswesen und in der Pflege ist daher unerlässlich, um diese Herausforderungen zu bewältigen und effektive Lösungen zu gewährleisten. Das Fehlen einer solchen Struktur kann zu Ineffizienzen, erhöhten Kosten und einem potenziellen Qualitätsverlust in der Patientenversorgung führen. So etwas merken auch die Patienten: Eine Studie der Universität Witten/Herdecke zeigt, dass die Patientenzufriedenheit sinkt, wenn der Anteil an Zeitarbeitskräften steigt. Es fehlt an „Bezugspflege“, die mit häufig wechselnden Mitarbeitenden nicht möglich ist.
Auch die unzureichende Kommunikation zwischen Personalabteilungen und Zeitarbeitsfirmen kann zu einer Strapazierung der Einsatzplanung und des Budgetrahmens führen.
Wie compleet hilft
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Intuitive Übersichten: Unsere benutzerfreundlichen Übersichten ermöglichen eine rasche Bewertung von Kandidaten, was die Auswahlprozesse erheblich beschleunigt. Alle relevanten Informationen zu verfügbaren Zeitarbeitskräften werden übersichtlich dargestellt, sodass schneller und fundierter entschieden werden kann. Kandidatenpools bieten den direkten Zugriff auf eine Datenbank verfügbarer Zeitarbeiter Ihrer Personaldienstleister, was spontane Einsätze vereinfacht.
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Automatisierte Workflows: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Zeiterfassung und Vertragsmanagement wird die Zeit- und Arbeitsbelastung der Personalabteilung gesenkt. Dabei sind die Prozesse so gestaltet, dass sie automatisch die benötigten Freigaben einholen, wodurch Wartezeiten minimiert werden. Auch Verträge und andere administrative Dokumente werden automatisch bearbeitet und organisiert, was die Fehlerquote reduziert und die Effizienz erhöht.
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Echtzeit-Kommunikation: Das System ermöglicht eine direkte und sofortige Kommunikation mit über 2.000 Zeitarbeitsfirmen, was die Abstimmungsprozesse erheblich beschleunigt. Bedarfsmeldungen können in Echtzeit an alle relevanten Dienstleister gesendet werden, was die Reaktionszeit verkürzt. Automatisierte Systeme überwachen zudem tarifliche und gesetzliche Änderungen sowie wichtige Fristen und benachrichtigen rechtzeitig, um proaktiv handeln zu können.
Optimierungspotentiale: Prozessverbesserungen in der Zeitarbeit
Durch optimierte Prozesse lassen sich das Recruiting und der Einsatz von Zeitarbeitskräften deutlich verbessern. Eine Möglichkeit ist der Aufbau von Springerpools, wie sie z. B. die Universitätskliniken in Dresden und Halle aufgebaut haben, teilweise schon seit mehr als 20 Jahren. Dabei werden Zeitarbeitskräfte langfristig an die Klinik gebunden und gezielt geschult. So entsteht Vertrautheit mit den Abläufen und dem Team.
Effizienzsteigerungen bei der Berücksichtigung von Zeitarbeitskräften in der Pflege lassen sich aber auch durch digital optimierte Prozesse erreichen. Ein gut strukturiertes Vendor Management System (VMS) ermöglicht die zentrale Steuerung und Optimierung aller Prozesse rund um das Recruiting und den Einsatz von Zeitarbeitskräften – von der Anfrage über das Kandidatenmanagement bis hin zur Lieferantenabrechnung. Dies führt zu transparenteren und effizienteren Abläufen, wodurch Kosten gesenkt und die Besetzungsquote erhöht werden können. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weil um sie herum und nicht um externe Fachkräfte herum geplant werden kann. Dies wirkt sich ebenfalls positiv auf die Patientenzufriedenheit aus. Denn das System hilft, etwaige Lücken oder Spitzen spontan durch qualifizierte Zeitarbeitskräfte abzudecken.
Im Anfragenmanagement erfolgt die schnelle und zielgerichtete Kommunikation von Bedarfen an Personaldienstleister, was durch automatisierte Prozesse erfolgt und Fehler minimiert. Das Kandidatenmanagement profitiert von intuitiven Oberflächen und automatisierten Workflows, die die Auswahlzeiten verkürzen und die Reaktionsfähigkeit erhöhen. Das Einsatzmanagement gewährleistet durch die zentrale Verwaltung von On- und Offboarding-Prozessen und Frühwarnsysteme für Compliance eine bessere Planungssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Lieferantenmanagement ermöglicht durch Performance-Überwachung und Kategorisierung der Personaldienstleister die Optimierung der Lieferantenbeziehungen und langfristige Partnerschaften. Automatisierte Lieferantenabrechnung sorgt für reibungslose Abrechnungen und reduziert administrative Herausforderungen sowie Abrechnungsfehler signifikant.
Wie compleet hilft:
- Zentrale Anfragenverwaltung: automatisiert und zentralisiert die Kommunikation mit Personaldienstleistern.
- Lieferantenmanagement: kategorisiert und optimiert die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsfirmen.
- Frühwarnsystem für Compliance: überwacht wichtige Fristen und gesetzliche Anforderungen.
Compliance-Anforderungen und rechtliche Aspekte bei Zeitarbeit im Gesundheitswesen
Gerade im Gesundheitswesen kommt es darauf an, dass rechtliche Vorschriften streng eingehalten werden, da hier die Sicherheit und das Wohl von Menschen im Vordergrund stehen. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) sowie weitere branchenspezifische Regularien wie z. B. die Begrenzung der Überlassungshöchstdauer und der Entgelte, Qualifikations- und Arbeitsschutzanforderungen müssen strikt beachtet werden, um die Gesetzmäßigkeit und Ethik in diesem sensiblen Bereich zu gewährleisten.
Durch automatische Überwachungssysteme kann sichergestellt werden, dass sämtliche gesetzlichen Vorgaben und interne Compliance-Richtlinien akkurat befolgt werden. Darüber hinaus bieten digitale Systeme umfassende Unterstützung bei der Dokumentation und Auditfähigkeit, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in rechtlichen Belangen deutlich erhöht.
Wie compleet hilft:
- Automatisierte Überwachung: Ein automatisiertes Überwachungssystem dient als Frühwarnsystem für gesetzliche Fristen und Compliance, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Vorschriften bleibt.
- Rechtssichere Dokumentation: Zentrale Verwaltung aller relevanten Dokumente und Nachweise gewährleistet einen effizienten und transparenten Verwaltungsprozess von externen Mitarbeitern. Das VMS ermöglicht es Unternehmen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf Beschäftigungsverhältnisse sicherzustellen und detaillierte Berichte über Arbeitszeiten und Kosten abzurufen.
- Qualifizierte elektronische Signaturen: Diese vereinfachen und beschleunigen den Prozess der Vertragsunterzeichnung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen, sodass Sie Zeit und Ressourcen sparen können.
Effektive Einsatzplanung und Ressourcenmanagement in der Zeitarbeit
Eine effektive Einsatzplanung ist das A und O für das erfolgreiche Planen mit Zeitarbeitskräften im Gesundheitswesen. Es gilt, den Personalbedarf präzise zu ermitteln und die verfügbaren Ressourcen optimal zu allokieren. Dabei müssen nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch Einsatzzeiten und -orte berücksichtigt werden.
Moderne Software-Lösungen können hier wertvolle Unterstützung für das Personalmanagement leisten. Sie ermöglichen eine automatisierte Bedarfsplanung auf Basis historischer Daten und aktueller Parameter wie Belegungszahlen oder Krankenstände. Auch das Recruiting und die Einsatzplanung lassen sich mit intelligenten Tools effizienter gestalten. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die enge Abstimmung zwischen Krankenhaus oder Pflegeeinrichtung und Personaldienstleister. Nur wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und Informationen transparent austauschen, können Zeitarbeitskräfte bedarfsgerecht eingesetzt werden.
Wie compleet hilft:
- Nahtlose Integration: Verbinden bestehender Systeme für Zeiterfassung und Dienstplanung. Dadurch wird die Effizienz Ihres Personalmanagements deutlich gesteigert.
- Echtzeit-Updates: Stellen sicher, dass Sie stets über die aktuelle Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter informiert sind und schnell auf Engpässe reagieren können.
- Automatisierte Genehmigungsprozesse: Diese gewährleisten die Kontrolle über Ihre Arbeitsabläufe und können sicherstellen, dass Ihr Team stets optimal eingesetzt wird.
Schulung und Entwicklung von Zeitarbeitskräften im Gesundheitswesen
Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter sind der Schlüssel für eine hohe Versorgungsqualität. Das gilt auch – und gerade – für Zeitarbeitskräfte. Denn anders als Stammpersonal sind sie oft nur für kurze Zeit in einer Einrichtung tätig. Umso wichtiger ist es, sie schnell und effektiv einzuarbeiten und kontinuierlich weiterzubilden. Doch die Realität sieht oft anders aus: Zeitdruck, Personalmangel und fehlende Strukturen erschweren die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die Folge: Frust auf beiden Seiten und eine hohe Fluktuation. Die Patientenzufriedenheit sinkt.
Wie compleet hilft:
- Digitale Prozesse: effizientes On- und Offboarding von Zeitarbeitskräften.
- Zeitarbeiterpool: Qualifikationen und Einsatzerfahrungen von Mitarbeitern lassen sich transparent abbilden.
- Kategorisierung nach Qualifikation: Passende Mitarbeiter können schnell gefunden werden.
Kostenoptimierung und Budgetkontrolle in der Zeitarbeit im Gesundheitswesen
Die effiziente Kostenkontrolle stellt im Gesundheitswesen eine essenzielle Komponente dar und gewinnt insbesondere in Bezug auf Leiharbeitnehmern an Bedeutung. Obwohl Leiharbeitnehmer grundsätzlich eine kostengünstige Lösung darstellt, können ohne eine konsequente Überwachung und gezielte Steuerung die Ausgaben rasch außer Kontrolle geraten. Es bedarf daher einer durchdachten Strategie und effektiver Maßnahmen, um eine nachhaltige Kostenoptimierung zu gewährleisten und Ressourcen effizient einzusetzen.
compleet hat bei Anbietern im Bereich Gesundheit und Pflege zum Beispiel zu Einsparungen im mittleren Millionenbereich bereits im ersten Jahr geführt. Die Kosten für Zeitarbeit wurden im Schnitt um 15 Prozent und der Aufwand für den Einkauf sowie den Einsatz von Zeitarbeit dabei um 35 Prozent gesenkt.
Wie compleet hilft:
- Automatisierte Rechnungsprüfung: sichere Berücksichtigung von Verrechnungssätzen.
- Gutschriftverfahren: Vereinfachung der Abrechnung mit Lieferanten.
- Individuelle Preismodelle: Diese ermöglichen flexible und kosteneffiziente Lösungen.
Fazit: Gezielte Optimierung von Zeitarbeit im Gesundheitswesen
Es ist Freitagabend, 17:30 Uhr. Dr. Elke Krüger geht beruhigt in den Feierabend. Hinter ihr liegen fünf anstrengende Tage. Doch dank der Unterstützung durch Zeitarbeitskräfte konnte der Betrieb reibungslos aufrechterhalten werden. Auch für das Wochenende ist die Versorgung der Patienten sichergestellt.
Was wie eine Selbstverständlichkeit klingt, ist das Ergebnis harter Arbeit hinter den Kulissen. Denn der effiziente Einsatz von Zeitarbeitskräften im Gesundheitswesen ist eine komplexe Herausforderung. Er erfordert eine sorgfältige Planung, eine strukturierte Organisation und eine konsequente Qualitätssicherung. Doch der Aufwand lohnt sich. Durch die Optimierung der Zeitarbeit lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Versorgungsqualität und die Patientenzufriedenheit verbessern. Und das kommt am Ende allen zugute.
Fotos: KI-generiert
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