Effiziente Personalbeschaffung durch innovative Softwarelösungen

Die automatische Verbindung zwischen Anfrage und Angebot, proaktiven Kandidatenvorschlägen, eine zentrale Auftragsannahme sowie die einfache Priorisierung zur Margensteigerung sind wichtig.

Die Arbeitsschritte sind bei den meisten Dienstleistern gleich und werden hier nur auszugsweise dargestellt: 

1. Verkauf
2. Generierung der Anfrage 
3. Rekrutierung: Ausschreibung und/oder Ansprache
4. Erfassung im ATS und Weiterverarbeitung im System
5. Kunden-, Personal- und Auftragsverwaltung
6. Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Zeitarbeit
7. Fakturierung / Abrechnung sowie Controlling und betriebswirtschaftliche Auswertungen.
   
   

Effiziente Prozesse durch Softwarelösungen

Vor diesem Hintergrund gewinnt die Integration von Recruiting- und Vendor Management Systemen (VMS) unter einer intuitiven Oberfläche zunehmend an Bedeutung. Zentrales Element ist der Central Order Desk, der als zentrale Anlaufstelle für die Bearbeitung von Anfragen über alle Geschäftsbereiche hinweg dient. Durch die einfache Bedienung des Central Order Desk können Unternehmen Anfragen schnell und effizient bearbeiten und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen verbessern. Die Benutzerfreundlichkeit der Software ist ein wichtiger Aspekt, der die Akzeptanz bei den Anwendern beeinflusst. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare Arbeitsabläufe ermöglichen es den Anwendern, die Software schnell zu erlernen und effektiv zu nutzen.  

Die Software sollte die Arbeitsschritte zentral abbilden – und dies aus einem System oder durch kommunizierende Systeme. Eine wichtige Komponente sind dann die Application Programming Interfaces (APIs), die es ermöglichen, verschiedene Softwareanwendungen miteinander zu verbinden und Daten auszutauschen. APIs spielen eine entscheidende Rolle bei der Integration von Recruiting- und VMS-Systemen und ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen den verschiedenen Anwendungen. 

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Verkürzung der wichtigsten KPIs

Diese ganzheitliche Herangehensweise ermöglicht es Unternehmen, sowohl die Time to Hire als auch die Time to Fill schnell zu verkürzen und die Fill Rate zu erhöhen. 

Die Time to Hire beschreibt die Zeitspanne vom Beginn des Rekrutierungsprozesses bis zur Einstellung eines Kandidaten. Durch die Verknüpfung von Recruiting- und VMS-Funktionen können Unternehmen den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten und die Time to Hire signifikant verkürzen. 

Die Time to Fill ist in den meisten Fällen die Zeitspanne zwischen der Stellenausschreibung und der Besetzung der Stelle. Sie kann sich je nach Interpretationsspielraum auch schon vom internen Genehmigungsprozesses bis zum letztendlichen Arbeitsantritt erstrecken. Durch die Integration von Recruiting- und VMS-Systemen können offene Stellen schneller besetzt werden, da die Prozesse nahtlos aufeinander abgestimmt sind.  
 
Die Fill Rate beschreibt das Verhältnis der besetzten Stellen zur Gesamtzahl der offenen Stellen. Sie kann auch das Verhältnis von Anzahl der Bewerber pro Jahr in Relation zur Anzahl der Einstellungen sein. Es gibt verschiedene Interpretationen wie Einstellungsquote, Arbeitsantrittsquote, Auftragserfüllungsquote, Besetzungsquote usw. Durch die Integration von Recruiting- und VMS-Systemen können offene Stellen schneller besetzt werden, da die Prozesse nahtlos aufeinander abgestimmt sind. In allen Fällen auf jeden Fall entscheidend, KPIs zu verwenden, um die Effizienz der Personalbeschaffung zu maximieren.

Erweiterung der Reichweite durch Medienportale

Die Integration in Medienportale, einschließlich sozialer Medien, erweitert die Reichweite der Software und ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Kandidaten und Kunden über verschiedene Kanäle anzusprechen. Dies trägt dazu bei, den Talent Pool zu erweitern und den Vertrieb zu fördern. Die Kommunikation über verschiedene Kanäle wie WhatsApp, SMS und E-Mail sollte dabei selbstverständlich sein. 

Profilvertrieb – vorhandene Ressourcen nutzen 

Vom Talent Pool zum Profilvertrieb - dieser Prozess wird durch die integrierten Softwarelösungen effektiv unterstützt.  Profilvertrieb (leider ein geflügeltes Wort, auch wenn es nicht schön klingt) bei Personaldienstleistern bezeichnet die gezielte Vermarktung und Platzierung von Kandidatenprofilen bei potenziellen Kundenunternehmen - auch ohne konkrete Anfrage. Dabei identifiziert der Personaldienstleister qualifizierte Kandidaten in seinem Talent Pool und bietet diese aktiv Unternehmen an, die entsprechende Vakanzen haben oder zukünftig haben könnten. Durch die aktive Platzierung qualifizierter Kandidaten bei potenziellen Kunden können neue Geschäftsbeziehungen aufgebaut und das Kundenportfolio diversifiziert werden. Dies ist ein zunehmend wichtiger Aspekt für viele Dienstleister, die diese Art des Vertriebs ebenfalls unterstützen. 

Rechtssicherheit als essentieller Aspekt

Selbstverständlich ist auch Compliance wichtig. Die Software für Zeitarbeitsunternehmen sollte AGG-konforme Stellenanzeigen, Warnungen zur Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay sowie automatische Tariftabellen-Aktualisierungen bieten. Die Unterschrift über  Arbeitnehmerüberlassungsverträge und Arbeitsverträge mit der qualifizierten elektronischen Signatur und DSGVO-Konformität sind eine wichtige Basis. 

Insgesamt bieten innovative Softwarelösungen für Recruiting und Vertrieb einen ganzheitlichen Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, effizienter zu arbeiten, offene Stellen schneller zu besetzen und die Fill Rate zu erhöhen. Durch die Integration von Recruiting- und VMS-Funktionen, die Nutzung von APIs, den Central Order Desk und die Anbindung an Media Stores werden effiziente Prozesse ermöglicht, die es Unternehmen erlauben, wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristig erfolgreich zu sein. 

Zum Autor 

Matthias Ruff war viele Jahre im Senior Management EMEA von Hays und als Interim Manager tätig. Bekannt geworden ist Ruff durch sein Werk mit strategischem Weitblick „Ganzheitliche Personaldienstleistung“. Aktuell ist er geschäftsführender Partner der Ourlance Consulting – connecting experts. 
 
Kontakt: mr@ourlance.de 

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