Time-to-Hire – Benchmark und Tipps für effizientes Recruiting!

Wie lautet die Time-to-Hire Definition?

Mit der Time-to-Hire Definition wird eine Kennzahl umschrieben, die angibt, wie lange der Recruiting-Prozess dauert. Damit ist nicht nur der Zeitraum zwischen der eigentlichen Personalsuche und der Vertragsunterzeichnung mit dem neuen Mitarbeiter gemeint. Nein, es ist ein viel größerer Zeitraum. Bereits vor die Personalsuche startet die Time-to-Hire. Sie beginnt, sobald Personalbedarf besteht und endet mit der Besetzung der Stelle. Grob lässt sie sich daher in drei Phasen unterteilen:

1. Vorbereitung
2. Personalsuche
3. Besetzung der Stelle

Wie erfolgt die Berechnung der Time-to-Hire?

Laut Time-to-Hire Definition umfasst diese Kennzahl einen verhältnismäßig langen und facettenreichen Zeitraum, weshalb sie sich aus diversen Aspekten zusammensetzt.

Ein Beispiel:

Logistikfirma Meier erweitert ihr Aufgabenprofil. Dadurch entsteht ein neuer Personalbedarf. Der Zeitaufwand für die Besetzung dieser Stelle beginnt exakt ab diesem Zeitpunkt und endet mit der Vertragsunterzeichnung des neuen Mitarbeiters.

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Time-to-Hire Benchmark: Wo liegt sie?

Es gibt keine pauschale Größe für die Time-to-Hire Benchmark, denn dieser Zeitraum wird von zahlreichen Faktoren beeinflusst. Dazu gehören:

• Art der Stelle
• aktuelle Verfügbarkeit von Personal für diese Stelle auf dem Arbeitsmarkt
• Branche
• Standort des Unternehmens
• Auswahlprozess und der Organisation des Unternehmens
• Image des Unternehmens

Damit ist es sehr schwierig, konkrete Angaben bezüglich einer Time-to-Hire Benchmark zu machen. Studien zeigen, dass bei einer einfachen Position eine gute Time-to-Hire bei weniger als 30 Tagen liegt. Bei Führungspositionen kann dies leicht mehr als zwei Monate dauern. Für sehr spezielle Jobs ist die Time-to-Hire Benchmark noch höher.

Wie lässt sich die Time-to-Hire senken?

Da diese Kennzahl einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Kosten und Verluste des Unternehmens hat, sollten Maßnahmen erfolgen, mit denen sich die Time-to-Hire senken lässt. Durch die Reduzierung des Zeitraums lässt sich bares Geld einsparen, welches sich für die Optimierung der Wettbewerbsfähigkeit und das betriebliche Wachstums einsetzen lässt. Insbesondere bei kleineren Unternehmen kann das Fehlen von ausreichend Personal zu erheblichen Verlusten führen. Lassen sich die Fixkosten wegen des Umsatzrückgangs nicht ausgleichen, droht sogar der finanzielle Bankrott. An drei Punkten setzen Arbeitgeber an, um die Time-to-Hire zu reduzieren:

1. Personalbedarf schnell aufdecken: Wenn bekannt ist, dass sich der Personalbedarf erhöht oder zeitnah ein Mitarbeiter wegfällt, muss sofort agiert werden.
2. Erreichbarkeit neuer Mitarbeiter: Eine Stellenanzeige bringt nichts, wenn sie nicht gelesen wird. Die Anzeige muss konkret und ansprechend formuliert sein. Auf diese Weise reduziert sich die Anzahl an unpassenden Bewerbungen, die die Personalabteilung durchforsten muss. Gerade wenn der Personalbedarf sehr hoch ist, müssen Stellenanzeigen für die verfügbaren Stellen immer präsent sein.
3. Vereinfachung der innerbetrieblichen Prozesse: Es zeigt sich ganz deutlich, dass Unternehmen viel Zeit durch Abstimmungsprozesse verlieren. Daher ist es unerlässlich, interne Abläufe zu optimieren und eine moderne Bewerbermanagement-Software einzusetzen. Auf diese Weise werden alle eingegangenen Bewerbungen von den Verantwortlichen gesichtet sowie bewertet. Das verkürzt zum einen die Time-to-Hire und verhindert zum anderen, dass Fachkräfte abspringen, weil der Bewerbungsprozess zu lange gedauert hat.

Time-to-Hire nicht vernachlässigen

Die Time-to-Hire offenbart zum einen den Optimierungsbedarf im Einstellungsprozess. Zum anderen beeinflusst sie die Kennzahl Cost-per-Hire. Umso länger die Besetzung einer Stelle andauert und je länger sie somit vakant bleibt, desto mehr Kosten entstehen für das Unternehmen. Hierbei handelt es sich nicht nur um direkte Kosten wie die Anzeigenkosten, sondern auch um indirekte Kosten wie Produktionsausfälle wegen Personalmangel usw. Gerade in Positionen mit hoher Wertschöpfung sind die indirekten Kosten extrem hoch. Mithilfe eines hochfunktionalen Recruiting-Tools lassen sich die Time-to-Hire und andere entscheidenden Kennzahlen darstellen. Diese wertvollen Informationen ermöglichen hohe finanzielle Einsparungen und reibungslose Abläufe im Unternehmen an sich.