Die Bedeutung der Time-to-Fill-Kennzahl im Personalwesen

Was ist die Time-to-Fill-Kennzahl? - eine Definition

Als einfache Definition kann man die Time-to-Fill-Kennzahl als die Zeit bezeichnen, die man benötigt, um eine offene Stelle zu besetzen. Für die Berechnung arbeiten die Unternehmen mit Durchschnittswerten, wobei der Start- und Endpunkt individuell festgelegt werden kann. Eine wichtige Basis für die Ermittlung der Time-to-Fill ist dabei die Erfahrung in der Vergangenheit. Junge Start-ups haben somit eher Probleme damit, diesen Wert für ihre Rekrutierungseffizienz festzulegen.

Warum ist die Time-to-Fill so wichtig?

Bei der Time-to-Fill handelt es sich um die Recruiting- bzw. Stellenbesetzungs-Dauer. Für die meisten Unternehmen ist diese Kennzahl ausgesprochen relevant, weil sie dadurch genau wissen, wie lange es dauert, bis das Personal für eine bestimmte Position gefunden werden kann. Somit lässt sich die Effizienz von bestimmten Projekten und der Produktion besser planen und optimieren.

Neben dem Überblick über die Geschwindigkeit der Stellenbesetzung ist die Time-to-Fill Kennzahl extrem wichtig, um bestimmte Herausforderungen und Engpässe rechtzeitig zu erkennen. In Zeiten von Personalmangel findet die Recruiting-Abteilung so heraus, in welchen Bereichen es schwierig werden könnte, Mitarbeiter zu finden. Entsprechend muss sie sich frühzeitig auf die Suche nach Personal machen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Auf der anderen Seite ist mehr Aufwand notwendig, um Mitarbeiter in schwierig zu besetzenden Positionen zu halten. Hierauf muss also der Fokus liegen.

Gleichzeitig sollte die Time-to-Fill-Kennzahl nicht alleine im Vordergrund stehen. Qualität ist insbesondere bei sehr wichtigen Stellen relevant. Entsprechend muss die Zeit, die man für die Mitarbeitersuche benötigt, eventuell etwas länger ansetzen. Das Recruitment muss sich hier gegebenenfalls konkret auf die Talentsuche konzentrieren.

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Wie lässt sich die Time-to-Fill berechnen?

Für die Berechnung der Kennzahl Time-to-Fill benötigen Sie zunächst einen Start- und Endzeitpunkt. Der Prozessbeginn ist dabei meist das Datum, ab dem die Stelle offiziell ausgeschrieben wird. Je nach Interpretationsspielraum kann dies auch schon mit der internen Genehmigung für die Stelle beginnen und beim Arbeitsantritt enden. Meist ist das Enddatum jedoch der Tag, an dem der Kandidat offiziell als Mitarbeiter eingestellt ist.

Die Time-to-Fill ist also immer die Differenz zwischen diesen beiden Daten. Würde die Ausschreibung am 1. Juni veröffentlicht und der Kandidat am 15. Juni eingestellt werden, würde die Time-to-Fill-Kennzahl 15 Tage betragen. In diesem Fall würde es sich aber nur um eine einzelne Stellenbesetzung handeln.

Bei der Rekrutierungseffizienz ist es jedoch wichtiger, den Durchschnitt im Auge zu behalten. Über einen längeren Zeitraum werden also die Times-to-Fill der letzten Kandidaten festgehalten und einem Bereich zugeordnet. Dadurch ergibt sich eine Benchmark und die Human Resources Abteilungen wissen, dass es z. B. 30 Tage dauert, um eine Position in der Buchhaltung zu besetzen und 60 Tage in der IT.

Je nach Branche, Position, Land und Arbeitsmarktsituation kann die Time-to-Fill-Kennzahl deutlich variieren – das Benchmarking hängt also von vielen Faktoren ab. Wer sich auf die Durchschnitte der letzten drei Jahre konzentriert, lässt möglicherweise aktuelle Entwicklungen außer Acht. Ein gutes Beispiel dafür war der Einfluss der Corona-Krise auf den Arbeitsmarkt – nach der Pandemie hat sich die Verfügbarkeit von Personal so in vielen Industriezweigen verschlechtert und die Time-to-Fill kann alte Daten nicht einbeziehen.

Die Time-to-Fill ist stark branchenabhängig, wie das Beispiel des 3. Quartals 2023 in Deutschland zeigt: Sie belief sich im Durchschnitt auf 143, im Baugewerbe lag die Kennzahl mit 266 Tagen deutlich höher. Auf diese Stellenbesetzungs-Dauer müssen die Personalabteilungen also eingestellt sein und eventuell die Kündigungsfristen entsprechend im Vertrag festhalten. Zudem müssen Strategien entwickelt werden, wie im Notfall eine Phase ohne Besetzung mit Hilfe von Ersatzarbeitskräften, externen Dienstleistern oder einer breiteren Aufgabenverteilung überbrückt werden kann.

Wie lässt sich die Recruitingeffizienz verbessern?

Bei einer sehr hohen Time-to-Fill-Kennzahl kann es deutliche Probleme für das Unternehmen geben. So sind höhere Kosten durch Überstunden anderer Mitarbeiter und die Nutzung von externen Dienstleistern zu erwarten. Des Weiteren ist mit Produktivitätsausfällen und einem einbrechenden Gewinn zu rechnen. Eine unbesetzte Position sorgt außerdem für eine geringere Motivation beim bestehenden Personal und eventuell eine steigende Fluktuation.

Die Recruitment-Abteilungen müssen also daran arbeiten, die Time-to-Fill-Kennzahl deutlich zu senken. Maßnahmen, die dabei helfen können, sind das Investment in das eigene Branding und positive Werbung. Proaktiv auf die Suche nach Talenten zu gehen und sich in verschiedenen Netzwerken als ein Arbeitgeber mit hohem Potenzial vorzustellen, können sinnvolle Lösungen des Problems sein.

Andere Best Practices für eine bessere Rekrutierungseffizienz sind die Implementierung eines Tracking-Systems, welches den Bewerbungsprozess überwacht und strukturiert. compleet hilft Ihnen hier mit einer Reihe an hochwertigen Softwarelösungen für Recruiting und Verwaltung.

Den Unterschied zur Time-to-Hire verstehen

Von der Time-to-Fill ist die Time-to-Hire strikt zu unterscheiden. Beide Kennzahlen werden zwar häufig synonym verwendet, sind aber prinzipiell nicht dasselbe. So endet die Time-to-Fill immer mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Der Begriff deckt somit den gesamten Bewerberprozess ab. Die Time-to-Hire endet hingegen bei der Vertragsunterzeichnung.

Fazit zur Time-to-Fill

Die Time-to-Fill ist im Human Resources Bereich bzw. bei der Besetzung von Stellen ausgesprochen wichtig. Über diese Durchschnittszahl wissen die Recruiting-Abteilungen, wie lange sie benötigen, um einen geeigneten Kandidaten zu finden und ihn einzustellen. Wer diesen Prozess optimieren und die Vakanzzeit bei einer Stelle verringern möchte, muss heutzutage weitgehend auf Technik setzen. Softwarelösungen wie Jobbörsen, Bewerberverwaltung und Talentpools sind unabdingbar für eine verbesserte Time-to-Fill. Mit compleet bekommen Sie die beste Lösung aus Recruiting und Vertrieb zur Verkürzung ihrer Time to Fill.

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