DEKRA Arbeit GmbH & compleet
Die DEKRA Arbeit GmbH etabliert sich als Master Vendor und steuert über 100 Zeitarbeitende standortübergreifend mit compleet vendor.
Das Unternehmen im Überblick
Die DEKRA Arbeit GmbH ist als Personaldienstleister Teil der international tätigen DEKRA Gruppe und betreut Unternehmen unterschiedlichster Branchen bei der Besetzung und Steuerung von Personalbedarfen. Mit der Übernahme eines Master-Vendor-Mandats für einen weltweit führenden Spezialisten für Automatisierungstechnik hat das Unternehmen einen wichtigen strategischen Schritt vollzogen und gleichzeitig ein hochkomplexes Projekt erfolgreich umgesetzt.
Über 100 Zeitarbeitende, fünf Standorte in zwei Bundesländern, unterschiedliche Freigabeprozesse sowie acht angebundene Personaldienstleister kennzeichnen die Struktur dieses Projekts. Die Grundlage für die Übernahme und Steuerung dieses Setups bildet Deutschlands meistgenutztes Vendor Management System, compleet vendor.
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Ausgangssituation: Eingebunden als Co-Lieferant
Vor der Übernahme des Master-Vendor-Mandats war die DEKRA Arbeit GmbH als Co-Lieferant eingebunden. Die Zusammenarbeit lief ausschließlich über den damaligen Master Vendor. Der direkte Austausch mit dem Endkunden beschränkte sich weitgehend auf einzelne Kontakte zur Personalabteilung, insbesondere bei Problemfällen.
Eine zentrale Herausforderung war die fehlende Transparenz, auch in der Kommunikation. Auf eingereichte Profile erfolgte häufig keine Rückmeldung, sofern ein Kandidat nicht angenommen wurde. Steuerung und Einblick in das Gesamtprojekt waren nur sehr eingeschränkt möglich.
Der Zuschlag als Master Vendor
Im Rahmen einer offiziellen Ausschreibung erhielt die DEKRA Arbeit GmbH den Zuschlag für die Master-Vendor-Rolle. Damit veränderte sich nicht nur die operative Verantwortung, sondern auch die strategische Positionierung beim Kunden.
Mit der neuen Rolle übernahm DEKRA Arbeit GmbH die vollständige Verwaltung bestehender und neuer Zeitarbeitender, die Steuerung der Co-Partner, die Prüfung und Freigabe eingehender Profile sowie das regelmäßige Reporting an den Kunden. Zusätzlich wurde ein CRM-System eingeführt und die gesamte Implementierungsplanung verantwortet.
Neben der organisatorischen Umsetzung stand vor allem der Aufbau von Vertrauen im Mittelpunkt. Die Kommunikation mit allen relevanten Abteilungen wurde neu strukturiert, Ansprechpartner definiert und Prozesse gemeinsam abgestimmt.
Komplexität als Ausgangspunkt
Die Projektstruktur war von Beginn an anspruchsvoll. Unterschiedliche Freigabeprozesse in den beiden Bundesländern, umfangreiche Kostenstellenstrukturen sowie mehrere Standorte erforderten eine intensive Einarbeitung.
„Wir mussten uns in die sehr umfangreichen Strukturen eindenken und einarbeiten, um diese zunächst vollständig zu verstehen“, beschreibt Matthias Wanitschek, Branch Manager der DEKRA Arbeit GmbH, die Anfangsphase.
Auch die Einbindung von Datenschutz- und Betriebsratsanforderungen stellte hohe Anforderungen an alle Beteiligten dar. Die Abstimmungen waren intensiv, letztlich jedoch konstruktiv und zielführend.
Umsetzung in kurzer Zeit
Zwischen Erstkontakt und technischer Umsetzungsreife lagen nur wenige Monate, die Systemlandschaft selbst war frühzeitig einsatzbereit.
„Die Zusammenarbeit mit compleet war jederzeit einwandfrei. Die hohe Erreichbarkeit und der Wille zur Umsetzung waren immer spürbar. Der enge Austausch in den wöchentlichen Meetings hat uns sehr geholfen“, so Matthias Wanitschek.
Gerade die Möglichkeit, individuelle Strukturen flexibel abzubilden, war ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg.
compleet vendor als Voraussetzung für die Master-Vendor-Rolle
Die Einführung von compleet vendor war Voraussetzung für die Vergabe der Master-Vendor-Rolle. Ohne eine leistungsfähige Vendor-Management-Lösung wäre die Steuerung eines derart komplexen Konstrukts nicht realisierbar gewesen.
Insbesondere die durchgängige Transparenz für den Kunden, strukturierte Anfrageprozesse, die Verwaltung aller Mitarbeitenden, differenziertes Reporting sowie die digitale Abbildung der Arbeitnehmerüberlassungsverträge spielten eine zentrale Rolle.
„compleet kann genau das, was sich der Kunde vorstellt, von den Anfrageprozessen über die Verwaltung der Mitarbeitenden bis hin zum Reporting“, fasst Matthias Wanitschek zusammen.
Mehr Transparenz und stärkere Steuerung
Seit der Einführung von compleet vendor hat sich die Zusammenarbeit deutlich verändert. Der Kunde erhält direkten Einblick in das System, kann eigenständig Reportings erstellen und die Auswirkungen der Dienstleistung transparent nachvollziehen.
Die gewonnene Transparenz vereinfacht Abstimmungen, stärkt das Vertrauen und festigt die Rolle der DEKRA Arbeit GmbH als zentraler Steuerungspartner.
Strategischer Meilenstein mit Perspektive
Für die DEKRA Arbeit GmbH stellt dieses Projekt einen klaren Meilenstein dar. Es ist das erste große Master-Vendor-Projekt in dieser Form und unterstreicht die strategische Weiterentwicklung des Geschäftsmodells.
„Digitalisierung ist absolut notwendig, wenn Personaldienstleister den Schritt vom Co-Lieferanten zum Master Vendor gehen möchten. Die Verknüpfung von Lieferanten wird schneller und transparenter. Dadurch können wir auf Veränderungen beim Kunden besser reagieren und die Co-Partner gezielt einbinden“, betont Herr Wanitschek.
Die positiven Erfahrungen führen dazu, dass ein Ausbau des Master-Vendor-Modells mit compleet sowohl bei bestehenden als auch bei zukünftigen Projekten ausdrücklich in Betracht gezogen wird.
Das spricht für compleet
"Die Einführung von compleet vendor war Voraussetzung für die Vergabe des Master-Vendor-Vertrags. Ohne ein leistungsfähiges VMS wäre die Übernahme dieser Rolle in dieser Komplexität nicht möglich gewesen. Die Zusammenarbeit war jederzeit lösungsorientiert und auf Augenhöhe – ein klarer Mehrwert für uns und unseren Kunden."
Matthias Wanitschek
Branch Manager DEKRA Arbeit GmbH
