Caverion
Erfolgsgeschichte

Auf die Frage was sind die Vorteile durch den Einsatz der Lösung von compleet, antwortet Thomas Penka, Einkäufer im Zentraleinkauf der Caverion Deutschland GmbH, dass nun viel schneller offene Stellen besetzt werden können und eine höhere Transparenz vorherrscht. Außerdem können alle Regelungen mit dem neuen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz eingehalten und überwacht werden, insbesondere Vorschriften zum Equal Pay und zur Fristenüberwachung. Außerdem wurden verantwortliche Mitarbeiter in den Niederlassungen entlastet und konnten in andere Tätigkeiten eingebunden werden. Eine weitere große Entlastung bringt die digitale Signatur der Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Hier war es wichtig, dass alle Personaldienstleister mitmachen. compleet vendor-Geschäftsführer Alexander Sadek führt die Vorteile in diesem Projekt noch genauer aus: „Es ist eine Steigerung der Liefergeschwindigkeit auf unter einer Stunde beziehungsweise einiger Minuten möglich. Das funktioniert, weil die Anfragen sofort bedarfsorientiert gestreut werden und über die vorhandene Transparenz das Dienstleister-Portfolio optimal gestaltet werden kann. Der Anwender weiß auf Knopfdruck in welchen Regionen, welche Personalbedarfe wie schnell besetzt werden können und er kann seinen Handlungsbedarf identifizieren.

Die Mission von compleet vendor ist es, den Einsatz von Zeitarbeit in Entleihbetrieben zu vereinfachen, rechtsicher zu gestalten und Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Personalbedarfe in kürzester Zeit zu decken. Die einfache Weblösung bietet volle Transparenz über Personaldienstleister und  eingesetzte Zeitarbeiter, vereinfacht Abläufe von der Bedarfsanfrage, über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung und gewährleistet höchste Compliance-Sicherheit bezüglich der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in allen Prozessen. Dadurch lassen sich nicht nur eine deutlich  effektivere Kostensteuerung und -kontrolle, ein transparentes Lieferantenmanagement im Bereich Zeitarbeit und eine sichere und geprüfte Rechnungslegung der  Zeitarbeitspartner sicherstellen. Vor allem aber stellt das System Funktionen zur Verfügung, mit der  die Liefersicherheit, das heißt die Besetzung der Personalbedarfe gesteigert werden kann. Auch als Frühwarnsystem für Branchenzuschläge und der Einhaltung von Equal Pay ist die Lösung geeignet. Das hat zum Vorteil, dass auch eine sichere Einhaltung tariflicher Vereinbarungen gewährleistet wird. Auch die aktuelle Gesetzeslage mit Frühwarnsystem, zum Beispiel bei einer möglichen Höchstüberlassungsdauer wird beachtet. Auch verleihende Personaldienstleister, die Mitglied bei dem Institut für Zahlungssicherheit sind, können dies für ihre Kunden und potenziellen Kunden sichtbar machen.

Die elektronische Unterschrift für Verträge in Zusammenhang mit den Datenschutzbestimmungen haben das Team überrascht, da früher mehrere Personen unterschriftberechtigt waren. Letztlich ist es gelungen bei Caverion diesen Prozess zu zentralisieren und eine Unterschrift durch den Zentraleinkauf zu etablieren. Zu Beginn war es schwierig, insbesondere kleinere Personaldienstleister für die digitale Signatur zu überzeugen. Für Caverion war es aber wichtig, über alle Personaldienstleister einen einheitlichen Prozess zu etablieren. Um dies zu erreichen, wurden dann von compleet und Caverion mit einigen Personaldienstleistern Einzelgespräche geführt. Gleichzeitig hat compleet eine hohe Flexibilität gezeigt und sich auf spezielle Anforderungen von Caverion angepasst. Letztlich wurden dadurch fast alle relevanten Personaldienstleister erfolgreich an die digitale Signatur angebunden.

compleet bietet mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) eine Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen digital zu erfüllen. Sie bietet die QES mit dem Smartphone und einer Videoidentifikation an, das heißt, es sind keine weiteren Hardware- und Softwareinstallationen nötig. Ähnlich wie beim Onlinebanking mit PIN-TAN-Verfahren. Für eine Verifikation ist ein einmaliger Prozess zu durchlaufen. Auf Zeit und Aufwände für Anschreiben, Papier und Porto kann verzichtet werden. Durch einen verkürzten Prozess ist eine flexible Einsatzplanung von Arbeitnehmern möglich.

Ein weiteres Thema, welches zu Beginn einen höheren, aber zuvor einkalkulierten Aufwand verursachte, war es, alle relevanten aktuellen und historischen Daten bzw. Einsätze zu ermitteln, um diese in compleet einzuspielen. Diese Daten sind für die korrekte Fristenberechnung und vollständige Transparenz wichtig. Im Zuge des Roll Outs hat das compleet vendor-Projektmanagement diese Daten von den Personaldienstleistern eingesammelt. Nach einer Prüfung durch den Einkauf Caverion wurden diese Daten dann in compleet vendor hochgeladen.