Effiziente Personalbeschaffung: Aufgaben und Prozesse

Grundsätzliches zur Personalgewinnung
Vor allem geht es darum, den Personalbedarf in Hinsicht auf Quantität und Qualität zu decken, immer unter Berücksichtigung der zeitlichen und räumlichen Faktoren. Das bedeutet, dass die richtige Person für die vorgesehen Aufgaben (bzw. für eine bestimmte Arbeitsstelle) zum idealen Zeitpunkt gefunden werden muss. Als verantwortlicher Unternehmer wünschen Sie sich, den Aufwand möglichst geringzuhalten. Unter diesen Voraussetzungen haben sich die Tätigkeiten in den letzten Jahrzehnten stark verändert.

Personalbeschaffung Definition

Bei der Personalbeschaffung handelt es sich um eine Aufgabe im Rahmen des Personalmanagements. In der Personalwirtschaft ist auch von Personalrekrutierung (Recruitment, Recruiting) oder Personalgewinnung die Rede. Es geht dabei um die Aufgabe, das Personal für die Organisation zu rekrutieren, und zwar unter Berücksichtigung der qualitativen, quantitativen, zeitlichen und räumlichen Aspekte.

Personalgewinnung und Personalbedarfsermittlung
Die Personalrekrutierung soll sicherstellen, dass Ihr Unternehmen mit der richtigen Menge an perfekt ausgebildeten Arbeitskräften zu einem bestimmten Zeitpunkt und am gewünschten Ort versorgt ist. Neben dem aktuellen Personalbedarf sollten Sie dabei den potenziellen, also den zukünftigen Bedarf beachten.
Die Personalbedarfsermittlung ist die Grundlage für eine bedarfsgerechte Rekrutierung. Sie strebt danach, den Personalbedarf auch für die Zukunft zu ermitteln.

Instrumente für die Personalrekrutierung
Die Suche nach den geeigneten Arbeitskräften können Sie mit durchdachten Instrumenten beschleunigen und mit Erfolg vorantreiben. Bewährte Instrumente der Rekrutierung sind:
• materielle und immaterielle Anreizinstrumente (gute Bezahlung, positive Arbeitssituation)
• aktive Personalrekrutierung (Online-Plattformen wie Social Media, Online-Stellenbörsen, Karriere-Websites, aber auch Printanzeigen, Headhunting oder Zusammenarbeit mit einer Personalberatung oder der Bundesagentur für Arbeit)
• gezielte Kommunikation (Public Relations, Arbeitgeber-Bewertungsplattformen) 

Aufgaben in der Personalgewinnung

Das ideale Personal für Ihr Unternehmen oder ein bestimmtes Team lässt sich nur mit einer guten, strukturierten Personalgewinnung finden. Für eine erfolgreiche Personalrekrutierung ist es wichtig, die Aufgaben in einem kompletten Prozess durchzuführen. Anhand der folgenden Schritte gelingt Ihnen die gezielte Personalgewinnung:
• Bedarfsermittlung
• Offerte
• Kandidatensuche
• Bewerbungen prüfen und Bewerbungsgespräche führen
• Auswahlprozess und Entscheidungsfindung
• Anstellung und Einarbeitung

Ablauf der Personalrekrutierung – erster Schritt: die Bedarfsermittlung
Um die freien Stellen in Ihrem Unternehmen zu besetzen oder um sich zu vergrößern, führen Sie zunächst eine Bedarfsermittlung durch. Eine langfristige Planung hilft dabei, die zukünftige Entwicklung einzuschätzen. Sie richtet sich unter anderem nach der Altersstruktur des aktuellen Personals und nach den wirtschaftlichen Prognosen. Neben dem Personalbedarf ist die Meinung der Geschäftsleitung gefragt, wenn es um die Möglichkeiten und um die Stellenbesetzung geht.

Offerte, Stellenbeschreibung und Kandidatensuche
Die Stellenbeschreibung beinhaltet alle wichtigen Informationen zu der Tätigkeit sowie zu den erforderlichen Qualifikationen der Bewerber. So entsteht ein aussagekräftiges Bewerberprofil. Es empfiehlt sich, die aktuelle Arbeitsmarktsituation zu analysieren, sowohl intern als auch extern. Bei der Kandidatensuche sichten und prüfen Sie die eingehenden Bewerbungen auf die Stellenausschreibung. Daran schließen sich Bewerbungsgespräche an.

Die Personalauswahl
Im Anschluss an die Gespräche kommen die Auswahlinstrumente zum Einsatz. Für die interne und externe Personalgewinnung stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Der Auswahlprozess ist für die Entscheidungsfindung unverzichtbar. Wenn viele Bewerber von auswärts kommen, also bei einer externen Personalrekrutierung, kann ein Assessment Center sinnvoll sein. Bei einem kleineren Unternehmen und nur wenigen Bewerbern bieten sich Einstellungstests an.

Anstellung und Einarbeitung
Nach einer positiven Entscheidung des Unternehmens und der Bewerber kommt es zum Arbeitsvertrag, der häufig eine Vereinbarung mit Probezeit enthält. In der ersten Phase findet die Einarbeitung statt. Innerhalb dieser Probezeit wird deutlich, wie gut sich die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter in das Unternehmen einfügt.

Interne und externe Personalbeschaffung

Bei der internen Rekrutierung finden Sie die geeigneten Kandidaten innerhalb Ihres Unternehmens. Für die internen Stellenausschreibungen nutzen Sie das Schwarze Brett, das Intranet oder den firmeninternen Newsletter. Mit einem Angebot einer Weiterqualifizierung wird das Stellenangebot besonders verlockend. Die interne Versetzung ist ein guter Anreiz für die Mitarbeiter. Oft geht es dabei um den Wechsel auf eine höhere Ebene. Mit einem gezielten Training für Führungskräfte oder einer Weiterbildung fühlen sich die Mitarbeiter für die neuen Aufgaben gewappnet.

Die externe Personalgewinnung
Die externe Personalbeschaffung wendet sich an Bewerber von außerhalb. Sie lässt sich aktiv oder passiv gestalten. Die passive Personalrekrutierung ist eine indirekte Methode: Hier warten Sie als Unternehmer auf die Initiativbewerbung von interessierten Personen. Die Chancen auf die perfekten Mitarbeiter sind hier jedoch nicht sehr gut.
Die aktive Personalsuche verspricht bessere Erfolge, auch wenn Sie zunächst nur auf die klassischen Methoden setzen:
• Stellenanzeigen in Zeitschriften und Jobbörsen
• Selbstpräsentation auf Jobmessen
• Einsatz von Personalvermittlungen

Ergänzende Möglichkeiten für die externe Personalrekrutierung
Um potenzielle Kandidaten zu finden, können Sie die sozialen Netzwerke nutzen. Auf XING, Facebook sowie bei Recruiting-Plattformen erhalten Sie einen guten Überblick über die aktuellen Profile.
Auch ein geschicktes Marketing kann die externe Personalgewinnung beschleunigen. Neben Mundpropaganda durch die eigenen Mitarbeiter können Sie E-Recruiting nutzen, um die Online-Personalbeschaffung voranzutreiben.

Zukunftsorientiertes Personalmanagement mit E-Recruiting

Eine moderne Recruiting-Software erspart Ihnen viel Arbeitsaufwand, wenn Sie nach neuem Personal suchen. Auch wenn Sie nur eine geringe Fluktuation haben, lohnt sich ein solches System. Mit der Software optimieren Sie den professionellen Firmenauftritt im Internet: Das wirkt sich positiv auf die Stimmung innerhalb Ihres Unternehmens aus. Die Mitarbeiter fühlen sich dadurch ermutigt, Empfehlungen auszusprechen, was wiederum das Interesse der Kandidaten erhöht.

Die Vorteile einer Recruiting-Software
Viele Bewerbungen kommen noch immer per Post. Auch die E-Mail-Bewerbungen kosten relativ viel Aufwand. Mit einer durchdachten Recruiting-Software laufen die Bewerbungen über ein strukturiertes System, das die weitere Verarbeitung erleichtert. Damit beschleunigen sich die Abläufe und die interne Kommunikation. Weitere Vorteile:
• Die Kandidaten erhalten schnell eine Rückmeldung
• das Unternehmen wird als modern und attraktiv wahrgenommen
• die Verwaltung der eingehenden Bewerbungen erfolgt zügig und effektiv

Die mobile Personalsuche
Viele junge Menschen gehen inzwischen mit dem Smartphone auf Stellensuche. Mit einer professionell aufbereiteten Karriereseite sprechen Sie die junge Generation direkt an. Daher ist es sinnvoll, die Unternehmensseite mit den vakanten Stellen mobilfähig zu gestalten. Dies erleichtert die Personalrekrutierung und verkürzt die Prozesse.
Die interessierten Bewerber tragen sich einfach in das Job-Abo ein, sodass die Verantwortlichen im Unternehmen auf eine Datenbank zurückgreifen können. Auf diese Weise reduziert sich der Aufwand für die Personalgewinnung enorm. Mit dem modernisierten Personalmanagement gelingt es Ihnen, die Kräfte des Unternehmens zu bündeln und die aktuellen Ziele zu realisieren.

Die moderne Personalbeschaffung

Die interne und externe Personalbeschaffung lässt sich mit durchdachten Instrumenten geschickt optimieren. Damit unterstützen Sie die Abläufe im Personalmanagement. Die Bewerber sowie die Unternehmen profitieren von den übersichtlichen Ausschreibungen und Profilen. Im Vergleich zur internen Rekrutierung erfordert die externe Personalgewinnung mehr Aufwand, doch mit einer Recruiting-Software verschlanken Sie die Prozesse. So funktioniert die moderne Personalgewinnung: effizient und zukunftsorientiert.

Personalbeschaffung leicht gemacht – lassen Sie sich beraten!