Definition Performance Management
Das Leistungsmanagement umfasst alle Prozesse und Aktivitäten, die sich darauf konzentrieren, durch die richtige Mitarbeiter-Performance Unternehmensziele zu erreichen. Darunter sind alle Abläufe zur Steuerung und Kontrolle von Leistungen zu verstehen. Im Zentrum der Aufmerksamkeit stehen sämtliche Ressourcen, die Mitarbeiter für zu erbringende Arbeiten benötigen. Mithilfe dieser Anforderungen soll das Personal sein gesamtes Potenzial entfalten und auf eine effektive Weise Leistungsvorgaben umsetzen. Basis für die Optimierung der Unternehmensperformance ist das Einbeziehen verschiedener Leistungsebenen wie Teams, Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter.
Performance Management Prozess
Unzählige Aufgabenbereiche aus der HR-Abteilung sind eng mit dem Performance Management verbunden. Personalentwicklung oder Kompetenzmanagement sind wesentliche Bestandteile und beinhalten klassischerweise drei Elemente:
- Definition von Zielen und Vereinbarungen
- Leistungserfassung, Leistungsmessung, Leistungsbeurteilung
- kombiniertes Anreizsystem mit leistungsabhängiger Vergütung
Je nach Branche, Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl sind diese Bereiche unterschiedlich ausgeprägt gestaltet. Digitale Softwaretools helfen dabei, die verschiedenen Performance Management Methoden zu bündeln und in einem Prozess zu vereinfachen.
Performance Management und seine Bestandteile
Grundlage für funktionierende Performance Management Prozesse sind drei Elemente: Leistungsmessung, Zielvereinbarung und Belohnung.
Leistungsmessung
Klassische Performance Management Methoden erwarten von Führungskräften ein Jahresgespräch, bei dem sie mit Mitarbeitern gesetzte Ziele des vergangenen Jahres besprechen. Agiles Performance Management hingegen reflektiert zuerst die Selbstbeurteilung und ermöglicht Arbeitnehmern, ihre Führungskräfte zu beurteilen. Beim sogenannten Bottom-up-Feedback werden qualitative Ziele durch bestimmte Verteilungsschlüssel in quantitative Schlüsselergebnisse gegliedert.
Zielvereinbarung
Führungskräfte und Mitarbeiter definieren gemeinsam die Ziele für die nächsten zwölf Monate. Abgeleitet auf den jeweiligen Arbeitsbereich, werden durch rasante Marktveränderungen und Innovationszyklen auch kürzere Gesprächsintervalle festgelegt oder Unternehmen setzen auf das agile Performance Management.
Belohnung
Variable Vergütungen für eine leistungsgerechte Belohnung lassen sich nur bedingt durch finanzielle Anreize erreichen. Vielmehr zeigen transparente Unternehmenskulturen und konstruktive Prozesse auf, wie sehr Eigenverantwortung zu Förderung der Leistungsbereitschaft beitragen. Zentrales Element zur Leistungsverbesserung ist daher ein Anreizsystem für messbare Ziele. Um Verhaltenssteuerung und Unternehmensziele in Einklang zu bringen, fokussiert sich die Förderung der Leistungsbereitschaft auf materielle als auch immaterielle Incentives. Erfolgsbeteiligungen, Sachleistungen, betriebliche Sozialleistungen oder spezielle Boni tragen zu einem positiven Betriebsklima bei. Besonders effektiv sind Kombinationen aus verschiedene Belohnungsvarianten.
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Ziele im Performance Management
Neben kontinuierlichen Leistungsverbesserungen hat Performance Management das Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten und diese nachhaltig auszubauen. Dabei spielen nicht nur Einzelleistungen eine entscheidende Rolle, sondern auch die funktionierende Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen. Im Rahmen des Performance Managements werden die Unternehmensstrategie in der operativen Planung und das finanzielle Kontrollwesen zusammengeführt. Mit dieser Methode spart man Zeit und steigert gleichzeitig die Effizienz.
Instrumente zur Leistungsmessung
Im herkömmlichen Performance Management und seinen Prozessen werden Leistungsbeurteilungen top-down vorgenommen. Das bedeutet, Führungskräfte beurteilen Mitarbeiter in Einzelgesprächen. Beim sogenannten 360-Grad-Feedback werden Vorgesetzte, Teams, Abteilungen, Kollegen und Kunden in die Leistungsbeurteilung eingebunden. Eine Alternative bietet das Bottom-up-Feedback bei dem sich Führungspersönlichkeiten den Lob- und Kritikpunkten ihrer Mitarbeiter stellen müssen.
Performance Management auf Ebene von Mitarbeitern
Umfassendes Leistungsmanagement unterstützt das Personalkollektiv dabei, seine Leistungen beizubehalten oder zu steigern. Ziel ist es, jeden Mitarbeiter optimal auf den Arbeitsbereich vorzubereiten, sodass Weiterbildungsmaßnahmen, die Bereitstellung von Arbeitsmitteln oder die angemessene Zuteilung von Aufgaben reibungslos funktionieren. Nach dem SMART-Prinzip (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) lassen sich Ziele im Idealfall eindeutig definieren. Sowohl Ergebnisse als auch Prozesse zur Leistungserbringung unterliegen bestimmten Vergütungskomponenten. Diese stärken die Leistungsmotivation.
Führen nach Zielvereinbarungen – Management by Objectives (MbO)
Dieses Instrument setzt Zielvereinbarungsgespräche voraus, an denen Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Ziele gemeinsam definieren. Eine solche Kooperation zwischen den Personalebenen wirkt sich positiv auf die Motivation aus und hilft dabei, (Entwicklungs-) Prozesse nachhaltig zu entwickeln. Ein höheres Verantwortungsgefühl innerhalb der Zielhierarchie oder das Erreichen bestimmter Etappen fördern zudem den Teamgeist. Außerdem deckt dieser Performance Management Prozess eventuelle Defizite auf. Auf Basis dieser Erkenntnisse ist es allerdings auch möglich, Ziele zu revidieren, sofern diese Mitarbeiter überfordern oder einfach zu ambitioniert gesetzt wurden.
Agiles Performance Management & das OKR-Modell
Im Zuge digitaler Umstellungen verringert sich der Einfluss des über 60 Jahre alten MbO (Management by Objectives) und Unternehmen wenden sich dynamischeren Prozessen zu. Auf den ersten Blick ähneln sich die beiden Systeme, doch es existieren entscheidende Differenzierungsmerkmale. Die neue Performance Management Methode OKR (Objectives & Key Results) weist wesentliche Unterschiede zum Vorgängermodell auf:
- Ziele sind bei MbO meist als KPIs definiert und markieren quantitative Eigenschaften
- OKRs widmen sich den qualitativen Dingen, die durch Key Results quantitative Schlüsselergebnisse gliedern
- in digitalen und agilen Tech-Unternehmen wird nur mehr OKR als Performance Management Methode angewandt.
Vorteile HR-Software bei Performance Management
Mithilfe digitaler Unterstützung lassen sich individuelle Unternehmensbedürfnisse besonders dynamisch anpassen. Die Software gewährt einen permanenten Überblick zu Mitarbeiterzielen und Unternehmensvorgaben, priorisiert eine To-do-Liste und erkennt in laufenden Prozessen, wo Defizite bestehen. Manager und Mitarbeiter können sich über Kommunikationstools austauschen oder werden bei Änderungen in der strategischen Ausrichtung umgehend informiert. Zeitnah erfolgt eine Anpassung von Individualzielen, während veraltete Prioritäten an Wichtigkeit verlieren. Mithilfe automatisierter Abläufe erfolgt eine strukturierte Dokumentation von persönlichen Zielkarten und festgelegten „Meilensteinen“. Zur Erfolgskontrolle dienen grafische Signale, die eine Zielerreichung messbar gestalten. Auf diese Weise erhält die HR-Abteilung transparente Informationen darüber, wo Bildungsbedarf besteht oder Qualifikationen den gewünschten Leistungsnachweis erbringen. Zudem können Low- und High-Performer identifiziert werden.
Fazit
Der Performance Management Prozess umfasst die Steuerung, Messung und Kontrolle wesentlicher Leistungsparameter innerhalb des Unternehmens. Um möglichst wettbewerbsfähig zu bleiben und ein nachhaltiges Wachstum zu erzielen, ist es notwendig, Ergebnisse zu liefern als auch Ziele zu realisieren. In einer Art Gesamtkonzept können sich Abläufe in Betrieben harmonisieren und besser auf Mitarbeiter abstimmen lassen. Im HR-Wesen spielt diese operative Strategie eine essenzielle Rolle, denn sie dient dazu, die Leistungsbereitschaft des Personals zu erhöhen sowie gute Leistungen zu erhalten. Bei der Definition von Anreizsystemen geht vor allem das agile Performance Management einen modernen Weg. Es etabliert neue Belohnungsmechanismen, die neben finanziellen Interessen für zusätzliche Motivation sorgen und das Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft führen.
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