Interview mit Christian Hübscher: Die Zukunft des Einkaufs gestalten

Das ist Christian Hübscher

Der inzwischen selbstständige Berater ist ein „Mann des Einkaufs“. Er blickt auf über 25 Berufsjahre in leitenden Einkaufspositionen für global agierende Unternehmen zurück. Im Laufe seines Berufslebens hat der Einkaufsspezialist auch External Workforce Management Programme geleitet und in diesem Zuge unter anderem die Einführung von Managed Services und VMS-Lösungen verantwortet. Dabei verfolgte er stets das Ziel, ganzheitliche Konzepte zur gesamten Workforce eines Unternehmens zu entwickeln und umzusetzen.

Und so bilden seine praxiserprobten Lösungsansätze das Fundament von Hübscher Beratung. Ein auf Beratungsdienstleistungen für den indirekten Einkauf spezialisiertes Startup-Unternehmen mit den Schwerpunkten Produktivitätssteigerung und Mehrwertgenerierung.

Welche Relevanz der Bereich External Workforce Management für den Einkauf hat, was der Einkauf überhaupt mit externem Personal zu tun hat und welchen Nutzen moderne Softwarelösungen – im Speziellen Vendor Management Systeme (VMS) – für den Einkauf stiften, veranschaulicht der diplomierte Kaufmann im Interview.

Guten Tag Herr Hübscher, Sie blicken auf über 25 Jahre Berufserfahrung im indirekten Einkauf namhafter, global agierender Unternehmen zurück. Megatrends wie New Work und Contingent Workforce Management sind innerhalb von HR in aller Munde. Welche Rolle nimmt aus Ihrer Sicht der Einkauf im Zusammenhang mit dem Management von Fremdpersonal ein?

Zunächst möchte ich mit einer Anekdote beginnen, die ich vor gut zehn Jahren erlebt habe: Ich hatte einen Gesprächstermin mit unserem damaligen HR-Director zum Thema „Zeitarbeit“. Der Termin begann harmonisch – mit Kaffee und einigen einleitenden Small-Talk Sätzen. Dann kam aber gleich die Frage: „Was hat eigentlich der Einkauf mit dem Recruitment von Zeitarbeitskräften zu tun? Das ist doch Sache der Personalabteilung“. Das Gespräch war nach ca. zehn Minuten beendet.

Da ich ein hartnäckiger Mensch bin, unternahm ich gut drei Monate später einen neuen Anlauf. Nun auch besser vorbereitet. Am Ende des Gespräches vereinbarten wir die Gründung eines abteilungsübergreifenden Fachteams – Einkauf und HR. Das war der Startpunkt einer äußerst erfolgreichen Zusammenarbeit.

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"Der Einkauf ist nicht mehr nur Beschaffer und verhandelt Preise oder Zahlungsbedingungen. Er ist vielmehr interner Business Partner aller Unternehmensbereiche. Und vielfach schon einen Schritt voraus."

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Heute sind wir in vielen (Groß-)Unternehmen schon deutlich weiter. Der Einkauf hat seine Rolle neu definiert. Er ist nicht mehr nur Beschaffer und verhandelt die Preise oder Zahlungsbedingungen. Er ist vielmehr interner Business Partner aller Unternehmensbereiche und trägt in seiner Supportfunktion maßgeblich dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen. Außerdem versteht der Einkauf mittlerweile die Anforderungen der Fachbereiche besser, agiert auf Augenhöhe und ist vielfach auch schon einen Schritt voraus, also Treiber und Innovator.

Zusammengefasst gesagt: Es gibt den Fachbereich, der die Nachfrage hat, einen Lieferantenmarkt, der das Angebot bereitstellt, und den Einkauf, der diese beiden Dinge in Einklang bringt, um Mehrwerte zu schaffen.

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In vielen Unternehmen in Deutschland – seien es Konzerne oder KMUs – ist die Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) ein wesentlicher Bestandteil der unternehmerischen Flexibilisierungsstrategie. Dennoch beobachten wir, dass gerade im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) die Austauschprozesse zwischen Ent- und Verleiher bisher noch wenig digitalisiert bzw. automatisiert sind. Stattdessen ist die unternehmensübergreifende wie auch interne Zusammenarbeit oftmals durch Zettelwirtschaft und selbstgestrickte Listen geprägt. Wie kann der Einkauf dazu beitragen, unternehmensrelevante Mehrwerte im ANÜ-Prozessgeflecht zu generieren?

Wie bereits erwähnt, hat der Einkauf gerade in großen und international tätigen Unternehmen eine neue Rolle eingenommen. In den KMUs besteht hier sicherlich noch Nachholbedarf. Viele kleine und mittelständische Unternehmen sind noch familien- oder inhabergeführt und traditionell organisiert. Die Einkaufsfunktion hat hier oftmals noch nicht den Stellenwert, den sie eigentlich haben sollte.

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"Ich kann die Unternehmen nur ermutigen, ihrem Einkauf mehr Freiheiten und Gestaltungsspielräume zu geben."

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Die ‚Eintrittsschwelle‘ für die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen ist in den traditionell organisierten Unternehmen somit höher. Neue Ideen einzubringen, ist daher schwieriger. Ich kann die Unternehmen nur ermutigen, ihrem Einkauf diesbezüglich mehr Freiheiten und Gestaltungsspielräume zu geben.

Die Mehrwerte, die der Einkauf im AÜ-Geschäft schaffen kann, sind vielfältig. An erster Stelle stehen für mich Compliance und Risk Management – z.B. hinsichtlich ÄUG-Konformität oder auch Subsidiärhaftung. Danach folgen Prozessverbesserungen im gesamten On-/Offboarding-Prozess durch den Einsatz von Vendor Management Systemen (VMS) oder auch innovativen, cloud-basierten Dashboard-Technologien – um zwei konkrete Beispiele zu nennen.

Diese Systeme ermöglichen u.a. eine verbesserte Sicht auf die Ausgaben und Zusammensetzung der externen Belegschaft. Zusätzlich werden hierdurch Chancen im Demand Management eröffnet, wie z.B. eine bessere Planung von zukünftigen externen Workforce-Kapazitäten. Und natürlich werden auch Einsparungen generiert.

Nicht zu vergessen ist auch ein solides Lieferantenmanagement mit klaren Vereinbarungen zu Kommunikation, Service Levels, KPIs oder auch zur proaktiven Zusammenarbeit im Hinblick auf Mehrwerte und innovative Ansätze.

Bevor Sie sich mit Hübscher Beratung selbstständig gemacht haben, waren Sie bei Novartis unter anderem für die Einführung eines Vendor Management Systems (VMS) im Rahmen eines Managed Service-Projektes (MSP) verantwortlich. Was hat Sie davon überzeugt, diese technologische Lösung direkt mit zu implementieren – und würden Sie es wieder tun?

Der Schritt, ein VMS einzuführen, war alternativlos. Bei Novartis handelt es sich um einen der Marktführer in der Pharmaindustrie, bei dem der Anteil externer Arbeitskräfte ca. 20% der Gesamtbelegschaft ausmacht. Um diese große Anzahl von externen Mitarbeiter:innen und die in diesem Managed Service Programm partizipierenden Lieferanten – teilweise auch über viele Länder verstreut – managen zu können, benötigen sie als ‚Backbone‘ ein gut funktionierendes System mit standardisierten Prozessen dahinter.

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"Der Schritt, ein VMS einzuführen, war alternativlos."

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Da ein VMS vor allem die Arbeit der Fachbereiche, der HR-Abteilung und des Accounting vereinfacht, stand für uns außer Frage, frühzeitig ein abteilungsübergreifendes Projektteam zu bilden. Zum einen, um die (Prozess-)Anforderungen der verschiedenen Abteilungen genau zu verstehen und einzubringen. Zum anderen auch, um ihnen das VMS ‚schmackhaft‘ zu machen.

Diese Vorgehensweise erwies sich als die Richtige, war sie im Nachhinein doch der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung. Letztendlich konnten wir auch die im VMS vorgegebenen Standardfunktionalitäten weitgehend übernehmen.

Ich kann daher nur empfehlen, in einem Großunternehmen eine VMS-Implementierung von A-Z durchzuführen, d.h. auch eine Integration in die existierende ERP Landschaft vorzunehmen. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen kann ein VMS durchaus auch als Stand-alone-Lösung vorteilhaft sein. Wobei stets geprüft werden sollte, ob eine Anbindung an die internen Systeme via Schnittstellen möglich ist.

Mit Hübscher Beratung bieten Sie ein breites Spektrum an Beratungsdienstleistungen für den Indirekten Einkauf, das von Sourcing über Lieferanten- und Category Management bis hin zum Business Partnering reicht. Welche besonderen Vorteile bieten Managed Service Provider (MSP) Programme – verstanden als Teilbereich einer unternehmensübergreifenden Beschaffungsstrategie – für den Indirekten Einkauf?

Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung und mit vielen externen Mitarbeitenden kommen aufgrund der zunehmenden Komplexität des Managements der externen Belegschaft auf lange Sicht nicht an einer ganzheitlich definierten Strategie vorbei.

Hinzukommt, dass auch die Anforderungen an die Compliance, das Risk Management sowie das Kostenmanagement in den letzten Jahren gestiegen sind. Während zugleich die Standardisierung von Prozessen sowie die Nachverfolgung der erbrachten Leistungen stärker in den Fokus rücken.

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"Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung und mit vielen externen Mitarbeitenden kommen auf lange Sicht nicht an einer ganzheitlich definierten Strategie vorbei."

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Und nicht zuletzt ist unsere Arbeitswelt zunehmend durch den großen Trend der Flexibilisierung geprägt, gibt es doch genügend Projekte in einem Unternehmen, die über einen begrenzten Zeitraum angesetzt sind und deshalb nicht zwingend festangestellte Mitarbeiter:innen erfordern.

Managed Service Provider Programme können eine Antwort auf die Lösung oben genannter Herausforderungen sein. Sie können im Sinne eines Outsourcings der Serviceleistungen, also durch die Auswahl eines neutralen, externen Servicepartners, aber auch durch ein intern organisiertes Center of Excellence, wo die Leistungen von den eigenen Mitarbeiter:innen erbracht werden, aufgesetzt werden. Was bei beiden Lösungen bleibt – der Einsatz eines Vendor Management Systems (VMS)!

MSP Programme bieten somit folgende Vorteile:

• One-Stop-Shop für das gesamte Personalmanagement externer Mitarbeitenden
• Ein einheitlicher und zentralisierter On- / Offboarding-Prozess der Mitarbeitenden
• Standardisierte Stellenbeschreibungen mit der Vorgabe von rollenspezifischen Fähigkeiten
• Elektronische Arbeitszeiterfassung und -genehmigung
• Lieferantenmanagement durch den MSP Provider
• Business Intelligence-Funktionen (z. B. Managementberichte, Nachverfolgung, Workflow-Engines usw.)

Wir leben im Hier und Jetzt, aber die Zukunft steht vor der Tür. Mit welchen drei Begriffen würden Sie den „Einkauf von Morgen“ beschreiben?

1. Business Partner
2. Ideengeber und Innovator
3. Vertrauensvoller Partner des Lieferantenmarktes

Weiteres zur Person

Christian Hübscher ist seit 2020 als selbständiger Unternehmensberater zu Themen des Indirekten Einkaufs tätig.

Mit seiner langjährigen Erfahrung in verschiedenen Führungsfunktionen und seinen weitreichenden Kenntnissen in strategischen und operativen Einkaufsthemen versteht er sich als vertrauensvoller Geschäftspartner. Ein Partner, der gemeinsam mit seinen Kunden passgenaue und bedarfsorientierte Konzeptionen mit hoher Praxistauglichkeit erarbeitet und umsetzt.

Über Hübscher Beratung

Die Hübscher Beratung ist ein Startup-Unternehmen mit Sitz in Sulzbach am Main (Bayern). Das Kerngeschäft des Unternehmens sind Beratungsleistungen zu Themen des Einkaufs.

Dabei stehen Vertrauen und Wertschätzung, Transparenz und Offenheit sowie Qualität und Nachhaltigkeit im Vordergrund. Ausgehend hiervon entwickelt das Unternehmen skalierbare Einkaufskonzeptionen, um einen langfristigen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu liefern, wie z.B. Produktivitätssteigerungen oder Prozessverbesserungen.