Freistellung nach Kündigung – Fakten und Hintergründe für Personaler

Was ist eine Freistellung?

Bei einer Freistellung, auch Suspendierung genannt, entbinden Sie den Mitarbeiter von seiner vertraglich festgelegten Arbeitspflicht. Sie kann in beiderseitigem Einvernehmen oder einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden. Auch Mitarbeiter können eine Freistellung beantragen – zum Beispiel in Form von unbezahltem Urlaub. Dabei sind unterschiedliche Arten der Freistellung zu unterscheiden:

• widerrufliche und unwiderrufliche Freistellung
• bezahlte und unbezahlte Freistellung

Die verschiedenen Formen unterliegen jeweils unterschiedlichen Bestimmungen. Sie betreffen vor allem den Urlaubsanspruch sowie etwaige Überstunden.

Warum sollten Unternehmen eine Freistellung aussprechen?

Die Gründe für die vorübergehende oder dauerhafte Entbindung der Arbeitspflicht sind zahlreich. Beispiele für eine widerrufliche Freistellung sind Überstundenabbau oder Urlaub. Darüber hinaus kann sie sinnvoll sein für:

• Bildungsurlaub und andere Weiterbildungsmaßnahmen
• Pflege von Angehörigen laut § 45 SGB V und §§ 2, 3 Pflege ZG
• Kinderbetreuung (Elternzeit)

Widerrufliche Freistellungen sprechen Unternehmen häufig nach einer Kündigung aus: Theoretisch hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den Mitarbeiter zurück an den Arbeitsplatz zu beordern. In der Praxis kommt das allerdings kaum vor. Die unwiderrufliche Freistellung führt dagegen zur endgültigen Aufhebung der Arbeitspflicht.

Gut zu wissen: Eine etwaige Kündigungsfrist wird weder von der widerruflichen noch von der unwiderruflichen Freistellung berührt. Selbst wenn Arbeitnehmer mit sofortiger und endgültiger Wirkung suspendiert werden, gilt das vertraglich festgelegte Ende des Arbeitsverhältnisses.

Und der Lohn? Fakten zur unbezahlten und bezahlten Freistellung

Grundsätzlich haben Beschäftigte keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Falle einer Freistellung. Ausnahmen bestätigen die Regel – und sie sind zahlreich. So erhalten beurlaubte und krankgeschriebene Mitarbeiter üblicherweise weiter ihr gewohntes Gehalt. Erfolgt die Freistellung nach einer Kündigung, wird das Gehalt bis zum Ablauf der Kündigungsfrist ebenfalls weitergezahlt.

Eine unbezahlte Freistellung kann etwa im Rahmen eines Sabbaticals erfolgen: Mitarbeiter nehmen sich in diesem Fall eine längere Auszeit, die ihnen vertraglich nicht zusteht. So entfällt der Vergütungsanspruch für die Dauer der Abwesenheit.

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Unter welchen Umständen darf ein Arbeitgeber freistellen?

Die Kündigung liegt auf dem Tisch – doch das ist längst nicht gleichbedeutend mit einer sofortigen Freistellung. Sofern keine entsprechende Vertragsklausel existiert, muss eine Freistellung im beiderseitigen Einvernehmen erfolgen. Nur wenn auch der Mitarbeiter einverstanden ist, darf er freigestellt werden. Ansonsten gilt das Recht auf Beschäftigung.

Es gibt allerdings einige Ausnahmen, die die Zustimmung des Arbeitnehmers nicht erfordern. Unter Umständen ist eine einseitig angeordnete Suspendierung möglich, wenn eine Kündigung aufgrund einer Straftat im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis ausgesprochen wurde oder bei Verstößen gegen das Wettbewerbsverbot. Ist eine Weiterbeschäftigung nach der Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen unzumutbar, kann eine Freistellung ebenfalls einseitig ausgesprochen werden. In Fällen wie diesen überwiegt das Interesse des Arbeitgebers.

Freistellung nach Kündigung: Darauf sollten Sie achten

Im Prinzip lässt sich eine Freistellung mündlich aussprechen, ratsam ist jedoch die Schriftform. Die Anordnung zur Freistellung kann zeitgleich mit einem etwaigen Kündigungsschreiben erfolgen – auch in der Kündigung selbst – oder durch ein separates Schreiben.

Wenn Arbeitnehmer eine Freistellung beantragen, ist ein schriftliches Dokument obligatorisch. Es dient für beide Seiten als Nachweis einer einvernehmlichen Freistellung. Unternehmen können so belegen, wann die vertragliche Tätigkeit wieder aufzunehmen ist und ob die Freistellung unbezahlt erfolgt.

In der Freistellungserklärung ist aufgrund von Urlaubsansprüchen und/oder Arbeitszeitguthaben auf eine exakte Formulierung zu achten. Fehlerhafte Klauseln können leicht zur Folge haben, dass entsprechende Ansprüche nicht angerechnet werden. Unternehmen sind dann verpflichtet, neben dem Gehalt bis zum Ende der Kündigungsfrist Resturlaubstage beziehungsweise Überstunden auszuzahlen. Dabei gilt:

• Sprechen Sie eine unwiderrufliche Freistellung aus, sind Urlaubsansprüche anzurechnen. Der gesetzliche Erholungsurlaub muss genommen oder ausbezahlt werden. Üblicherweise erfolgt dies zum Ende des Arbeitsverhältnisses.
• Bei einer widerruflichen Suspendierung lassen sich vonseiten des Arbeitgebers keine Urlaubsansprüche verrechnen. Unternehmen halten Arbeitnehmer daher in der Regel dazu an, den Urlaub zu nehmen, anschließend erfolgt die Freistellung.
  

Überstunden werden hingegen bei einer Freistellung nach der Kündigung nicht automatisch abgegolten. Unter Umständen müssen sie ausbezahlt werden. Die Gesetzeslage ist dazu nicht immer eindeutig: So ordnete das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2019 die Auszahlung von Überstunden im Zuge einer Freistellung nach einer Kündigung an (Urteil vom 20.11.2019, Az. AZR 578/18). Andere Gerichte entschieden zugunsten von Unternehmen.

Entspricht die Freistellung einer Kündigung?

Eine Freistellung ist keine Kündigung – auch nicht, wenn es sich um eine unwiderrufliche handelt. Das Arbeitsverhältnis besteht rechtlich weiter, eine separate Kündigung ist daher unumgänglich. Dennoch wird der Arbeitnehmer mit Inkrafttreten beschäftigungslos und hat sich innerhalb von drei Werktagen bei der Bundesagentur für Arbeit arbeitssuchend zu melden. Andernfalls kann es zu einer kurzzeitigen Sperre bei der Zahlung von Arbeitslosengeld I kommen.

Für die Meldung beim Arbeitsamt gilt der Zeitpunkt der Freistellung, nicht das Kündigungsdatum. Gegebenenfalls kann sich so die Bezugsdauer des Arbeitslosengelds verkürzen; gekündigte Mitarbeiter haben jedoch die Möglichkeit, einen Antrag nach § 137 Abs. 2 SGB III auf einen späteren Bezugsbeginn zu stellen. Dann beginnen die Zahlungen seitens der Bundesagentur für Arbeit mit Einstellung der Lohneingänge.

Welche sozialrechtlichen Folgen hat eine Freistellung?

Unabhängig davon, ob es sich um eine widerrufliche oder eine unwiderrufliche Freistellung handelt, wenn Sie dem Arbeitnehmer weiterhin Lohn bezahlen, besteht auch die Pflicht zur Fortzahlung der Sozialversicherungsbeiträge.

Anders sieht es bei einer unbezahlten Freistellung aus. Dauert die widerrufliche Freistellung maximal einen Monat an – etwa für unbezahlten Urlaub –, ergeben sich keine Auswirkungen auf die Sozialversicherung. Bei einer längeren Abwesenheit endet die entgeltliche Beschäftigung und damit auch die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitnehmer ist abzumelden und bei Wiederaufnahme neu anzumelden.

Fazit – freigestellt und doch beschäftigt

Ob Sie eine Freistellung nach einer Kündigung aussprechen oder einem Mitarbeiter eine selbst gewählte längere Auszeit gönnen, achten Sie auf die Formulierungen in der Freistellungserklärung. Die Freistellung kann auch ein probates Mittel sein, um zu verhindern, dass scheidende Mitarbeiter Betriebsgeheimnisse ausspähen oder den Arbeitsfrieden stören.

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