Benchmarking im HR – Eine Definition

Was ist HR-Benchmarking?

Besser machen, besser werden: Dieses Prinzip steckt hinter dem Benchmarking im HR. Der Begriff bedeutet übersetzt so viel wie Leistungsvergleich. Durch die Gegenüberstellung einer Reihe von Leistungsdaten lässt sich die Arbeitsleistung analysieren und letztendlich optimieren. Im Fokus steht die Orientierung an der besten Referenz: Wie gut ist Ihr Betrieb im Vergleich zu Ihrem besten Mitbewerber? Das Ziel ist dabei allerdings nicht, dessen Leistungen nachzuahmen, sondern mit eigener Firmen-DNA einen Spitzenplatz in der Branche zu besetzen, sprich, selbst zur Benchmark zu werden, an der sich andere messen.

Anhand der Analyse von Personalkennzahlen – auch bekannt als Personal-KPI, Key Performance Indicators – lassen sich etwa Rekrutierungs-, Schulungs- und Prämienprozesse optimieren und besser aufeinander abstimmen. So kann letztendlich die Mitarbeiterbindung gestärkt und das Image aufpoliert werden. Das macht das Unternehmen wiederum attraktiver für begehrte Fachkräfte und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit.

Was sind Personal-KPIs?

In der Personalabteilung fließen täglich unzählige Daten zusammen – im Idealfall in eine leistungsfähige HR-Software, mit der sich alle relevanten Informationen vergleichen lassen. Sie zu nutzen, steht im Fokus eines erfolgreichen HR-Benchmarkings. Aus Personal-Key-Performance-Indikatoren (KPI) wie den folgenden lassen sich wertvolle Erkenntnisse für eine kontinuierliche Verbesserung erzielen:

• Abwesenheits- und Ausfallzeiten
• Anzahl und Häufigkeit von Überstunden
• Produktivitätskennzahlen
• Kosten für und Mehrwert von Weiterbildungen
• Zufriedenheit von Mitarbeitern
• Rekrutierungsrate
• Kosten pro Anstellung (Cost-per-Hire)
• Entlassungs- und Fluktuationsrate

Betriebszugehörigkeiten

Personal-KPIs wie diese haben direkten Einfluss auf die Leistungsfähigkeit von Unternehmen. So mindern hohe Ausfallquoten die Arbeitsleistung, Projekte können sich verzögern, Waren nicht rechtzeitig geliefert werden. Zu viele Überstunden hängen oftmals direkt mit einer hohen Abwesenheitsquote zusammen. Dadurch ausgelöste Mehrarbeit kann schnell zu unzufriedenen und demotivierten Mitarbeitern führen. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist aus guten Gründen ein zentraler Punkt für die Optimierung von HR-Maßnahmen: Begehrte Fachkräfte langfristig zu binden, verschafft dem Unternehmen einen klaren Wissens- und Wettbewerbsvorteil.

Niedrige Rekrutierungsraten – die Anzahl an Neueinstellungen im Verhältnis zu Bewerbungseingängen – kosten unnötig Zeit und Geld. Sie hängen direkt mit den Costs-per-Hire und der Fluktuationsquote zusammen. Eine Häufung von Kündigungen innerhalb eines definierten Zeitraums, in der Regel eines Jahres, wirkt sich oftmals negativ auf den gesamten Erfolg aus.

Internes, externes und branchenübergreifendes Benchmarking

Das Benchmarking kann sich auf interne sowie externe Prozesse beziehen und branchenintern oder -übergreifend vorgenommen werden:

Internes Benchmarking betrifft den Vergleich von KPIs innerhalb des eigenen Betriebs. Das können verschiedene Niederlassungen eines Unternehmens sein oder Abteilungen im Konzern.

Unter externem Benchmarking versteht man den Vergleich mit anderen Unternehmen: Mitbewerber, Konkurrenten, Partner oder Industrieverbände lassen sich hier heranziehen. Auch der Vergleich mit branchenfremden Firmen gehört zum externen Benchmarking.

Gut zu wissen: Branchenübergreifendes Benchmarking birgt spannendes Potenzial für innovative Prozesse. Der Blick über den buchstäblichen Tellerrand kann frische Impulse bringen, die der Wettbewerb womöglich bislang nicht bedacht hat. Bonus: Sie sind in der Regel praktisch erprobt und bewährt.

Wie funktioniert Benchmarking im HR-Bereich?

Der Leistungsvergleich anhand bestimmter Personalkennzahlen erfolgt in mehreren Schritten. Zu Beginn steht eine Zieldefinition: Welcher HR-Bereich erfordert Optimierungsmaßnahmen? Auch um sinkende Umsätze zu analysieren, kann ein Benchmarking notwendig und sinnvoll sein. Tipp: Oftmals kristallisiert sich aus Mitarbeiterbefragungen Handlungsbedarf heraus.

Anschließend wählen Sie das Vergleichsunternehmen aus. Es sollte in relevanten Punkten dem Ihren möglichst ähneln. Das bedeutet nicht zwingend, dass es sich um einen Betrieb aus Ihrer Branche handeln muss, die Organisationsform sollte jedoch weitgehend übereinstimmen. Wenig sinnvoll ist etwa ein Vergleich zwischen einem lokalen Mittelständler und einem internationalen Konzern.

Die Festlegung geeigneter KPIs ist der nächste logische Schritt, basierend auf der Zieldefinition. Ist der Grund für das Benchmarking etwa eine sinkende Arbeitsleistung, sollte die Mitarbeiterzufriedenheit und damit unter anderem das Verhältnis von Überstunden zur vereinbarten Arbeitszeit beleuchtet werden.

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Das Herzstück ist schließlich der Abgleich der KPIs mit dem Wettbewerb: Wo liegen die Benchmarks und wo steht Ihr Betrieb? Dazu gehören neben der reinen Datenerhebung auch der Abgleich von Stärken und Schwächen, die Identifikation von Trends, die Vorteile für das eigene Unternehmen bringen können, sowie die Erkenntnis, welche Prozessänderungen überhaupt Potenzial für Besserung aufweisen.

Maßgeblich für die Zielerreichung ist die Analyse und Interpretation der im Benchmark-Prozess erhobenen Daten. Damit das gelingt, zählt bereits die Planungsphase, vor allem hinsichtlich der Auswahl der Personal-KPIs. Es gilt dabei, wesentliche und relevante Aspekte des Arbeitserlebens heranzuziehen und deren Vergleichbarkeit mit dem Benchmark-Partner sicherzustellen. So lassen sich zielgerichtete Verbesserungsmaßnahmen planen und umsetzen.

So gelingt die kontinuierliche Verbesserung

Den Nutzen der Maßnahmen sollten Sie regelmäßig auf den Prüfstand stellen und falls notwendig die Strategie anpassen. Dann ist HR-Benchmarking der Startpunkt hin zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Dieser sieht vor, die Mitarbeiter in Veränderungsprozesse mit einzubeziehen. Das steigert die Akzeptanz von getroffenen Maßnahmen und kann einen wichtigen Teil zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung beitragen.

Fazit – HR-Benchmarking als Schlüssel zum nachhaltigen Unternehmenserfolg

Vergleichen, um zu wachsen: HR-Benchmarking ist die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse in Personalfragen. Im besten Fall wird Ihr Unternehmen selbst zur Benchmark und damit zur Instanz, an der sich Konkurrenten und Partner messen. Dabei maximieren zielgerichtete Personal-KPIs im Benchmarking die Qualität der Analyse und Interpretation deutlich. Und mehr noch: Nur mit geeigneten KPIs führt Benchmarking im HR zum gewünschten Erfolg.

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