Das Unternehmen Opus im Überblick und die Ausgangslage
Insgesamt steuert Opus rund 100 Mitarbeitende an sechs Lagerstandorten – mit verschiedensten Qualifikationen und wechselnden Einsatzorten. Vor der Zusammenarbeit mit compleet war die Personalplanung geprägt von Insellösungen und analogen Prozessen, die im Tagesgeschäft zunehmend an ihre Grenzen stießen. Die wachsenden Anforderungen an Echtzeit-Transparenz, Zeiterfassung und digitale Steuerung machten eine grundlegende Neuausrichtung des Workforce Management Prozesse erforderlich.
Herausforderungen vor compleet workforce
In der operativen Steuerung ihrer Logistikprozesse war Opus Logistic täglich mit einem hohen Maß an Komplexität konfrontiert. Spontane Schichtanpassungen, kurzfristige Ausfälle und wechselnde Anforderungen der Kunden erforderten eine flexible Einsatzplanung – die mit den bisherigen Mitteln zunehmend schwieriger zu bewältigen war.
Die vor der Zusammenarbeit mit compleet eingesetzte Lösung erwies sich als kompliziert in der Bedienung und wenig anpassungsfähig. Gleichzeitig fehlten zentrale Funktionen, die für ein modernes Workforce Management essenziell sind: etwa ein transparenter Überblick über An- und Abwesenheiten, eine zeitnahe, verlässliche Zeiterfassung oder die Möglichkeit, Urlaubsanträge digital und standortübergreifend zu verwalten.
Auch im Bereich der Kostenkontrolle und Effizienzbewertung stieß Opus an Grenzen. Eine Auswertung von Schichtdaten nach Standorten oder Lieferanten war nur mit zusätzlichem Aufwand – oft via Excel – möglich. So ließ sich beispielsweise erst verspätet erkennen, wenn eine Überbesetzung an einem Standort wirtschaftlich problematisch wurde.
Für ein Unternehmen, das an 365 Tagen im Jahr zuverlässig Personal bereitstellen muss, war klar: Die bestehenden Prozesse mussten durch ein skalierbares, benutzerfreundliches und transparentes System ersetzt werden.
Warum compleet? Entscheidungsfindung & Start
Der erste Kontakt zwischen Opus Logistic und compleet entstand auf der Transportmesse in München – zunächst durch ein persönliches Gespräch, dann durch eine gezielte Präsentation der Softwarelösung. Was zunächst als unverbindlicher Austausch begann, entwickelte sich rasch zu einem ernsthaften Projektansatz: Denn die vorgestellte Lösung traf genau die Anforderungen, die Opus in seinem dynamischen Tagesgeschäft bislang vermisst hatte.
Entscheidend war nicht nur der Funktionsumfang von compleet workforce, sondern auch die konkrete Umsetzbarkeit im operativen Umfeld. Besonders überzeugte die Kombination aus klarer Benutzerführung, modularer Struktur und der Möglichkeit, Prozesse individuell auf den Opus-Betrieb abzustimmen – ohne dabei auf eine überladene oder schwer integrierbare Systemlandschaft zurückgreifen zu müssen.
Die Implementierung verlief strukturiert und partnerschaftlich. In enger Abstimmung mit den Ansprechpartnern wurde die Software an die spezifischen Anforderungen der Lagerstandorte angepasst. Bereits nach kurzer Zeit konnten erste Kernfunktionen wie die Zeiterfassung über Terminals, Schichtplanung und Mitarbeiter-Selfservices (z. B. Urlaubsanträge via App) produktiv genutzt werden – mit durchweg positiver Resonanz seitens der operativen Führungskräfte.
Die Lösung im Einsatz
Heute ist compleet workforce ein zentrales Steuerungselement im logistischen Alltag von Opus Logistic. Über mehrere Terminals erfassen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort – schnell, zuverlässig und manipulationssicher. Parallel dazu nutzen Lagerleitungen und operative Führungskräfte die digitale Schichtplanung, um Personal standortübergreifend und gewerkespezifisch einzusetzen – inklusive kurzfristiger Anpassungen bei Ausfällen oder Auftragsspitzen.
Ein besonderer Mehrwert liegt in der Flexibilität der Planungsmöglichkeiten: Zwischen-, Früh- oder Spätschichten können individuell zugewiesen werden. Mitarbeitende erhalten über die App sofortigen Zugriff auf ihre Einsätze, können Abwesenheiten melden oder Urlaubsanträge digital einreichen. Die früher üblichen Papierformulare sind damit überflüssig geworden – was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Nachvollziehbarkeit verbessert.
Mit compleet workforce haben wir unsere Prozesse in der Personaleinsatzplanung spürbar vereinfacht und digitalisiert. Besonders im Tagesgeschäft zeigt sich,
wie wertvoll die Transparenz und Flexibilität der Lösung ist. Die Zusammenarbeit mit compleet ist für uns nicht nur technisch, sondern auch menschlich
auf einem sehr hohen Niveau.“ Mustafa Deve, Personalreferent, OPUS Logistic GmbH
Auch im Bereich der Dokumentenverwaltung bringt das System spürbare Erleichterung: Zertifikate, Nachweise und Dokumente mit Ablaufdatum sind zentral hinterlegt, Fristen werden automatisch überwacht. So können Lagerleitungen und Verwaltung jederzeit auf aktuelle Unterlagen zugreifen – ein wichtiges Kriterium in einem Umfeld, das strengen Qualitäts- und Sicherheitsstandards unterliegt.
Mit dem neu eingeführten Dashboard hat Opus zudem die Möglichkeit, operative Kennzahlen in Echtzeit einzusehen – eine Grundlage, die zukünftig auch für weiterführende Auswertungen und strategische Entscheidungen genutzt werden soll.
Die Ergebnisse – Was sich durch compleet verändert hat
Die Einführung von compleet workforce hat bei Opus Logistic nicht nur Prozesse digitalisiert, sondern vor allem die operative Steuerung deutlich vereinfacht. Schichtänderungen, Urlaubsanträge und Zeiterfassungen laufen heute strukturiert und ohne Mehraufwand. Besonders für die Lagerleitungen hat sich der administrative Aufwand spürbar reduziert: Statt manuell Informationen zusammenzutragen, greifen sie nun auf zentrale, digitale Übersichten zu, die ihnen tagesaktuell alle relevanten Daten zur Verfügung stellen.
Auch auf Mitarbeiterebene ist die Akzeptanz hoch. Dank der App haben die Beschäftigten jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Schichten. Rückfragen an die Verwaltung sind dadurch deutlich zurückgegangen – was zusätzlich zur Entlastung im Tagesgeschäft beiträgt.
Ein besonders wertvoller Aspekt ist die gewonnene Transparenz über die Einsatzstruktur und Auslastung der verschiedenen Standorte. Frühzeitig zu erkennen, wo Überkapazitäten entstehen oder Ressourcen fehlen, unterstützt die operative Führung dabei, effizient und kostenbewusst zu planen – eine Fähigkeit, die in einem 24/7-betriebenen Umfeld ausschlaggebend ist.
Blick nach vorn
Die Einführung von compleet hat bei Opus die Grundlage für eine moderne, digitale und skalierbare Personaleinsatzplanung geschaffen. Gleichzeitig ist die Lösung so konzipiert, dass sie sich kontinuierlich an die sich wandelnden Anforderungen des operativen Alltags anpassen lässt. In enger Zusammenarbeit arbeitet Opus bereits daran, das System Schritt für Schritt weiter auszubauen. Dabei stehen vor allem tiefergehende Transparenz, smartere Steuerungsimpulse und zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten im Vordergrund – immer mit dem Ziel, fundierte Entscheidungen auf Basis tagesaktueller Daten zu ermöglichen.
Die partnerschaftliche Zusammenarbeit ist dabei ein zentraler Faktor. Kurze Kommunikationswege, lösungsorientierter Austausch und die gemeinsame Ausrichtung auf Effizienz und Prozessklarheit machen compleet workforce für Opus nicht nur zu einer Softwarelösung, sondern zu einem verlässlichen Bestandteil der strategischen Weiterentwicklung im Workforce Management.