Lebkuchen-Schmidt

Traditionsunternehmen Lebkuchen-Schmidt setzt auf moderne Softwarelösung von AVAX zum rechtssicheren Einsatz von Leiharbeit.
Nahrungsmittel-schmidt

compleet Vendor
im Einsatz

Seit über 90 Jahren steht der Name Lebkuchen-Schmidt für handwerkliche Lebkuchen-Qualität in aller Welt. 
Das Nürnberger Unternehmen vertreibt weihnachtliche Saisonware und andere Gebäckspezialitäten: Lebkuchen, Kekse, aber auch Obstweine, Honig und Gewürzmischungen. In dem modernen Werk in Nürnberg arbeiten ganzjährig rund 300 Stamm-Mitarbeiter, zu denen dann in der Saison ab dem Spätsommer etwa 700 weitere Saison- und Leiharbeitskräfte kommen. Der Umsatz betrug zuletzt fast 90 Millionen Euro.
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Da das Unternehmen in der Vorweihnachtszeit deutlich mehr produziert als in der ersten Jahreshälfte, ballen sich die sehr hohen Personalanforderungen 
im zweiten Teil des Jahres.

Daher wurde eine Softwarelösung benötigt, die eine schnelle und effiziente Abwicklung bei der Rekrutierung von Leiharbeitskräften sicherstellt und darüber hinaus bei der Organisation und der Kontrolle notwendiger Dokumente unterstützt. Denn gerade in der Lebensmittelproduktion, insbesondere bei der Qualitätsmarke Lebkuchen-Schmidt ist die Prüfung wichtiger Nachweise essenziell. Ziel war die Optimierung der gesamten Prozesse in der Saisonhochphase und die Bündelung der Personaldienstleister. Daher suchte Lebkuchen Schmidt eine Lösung, die den heutigen Anforderungen gerecht wird und die vor allem das Monitoring der Vorgänge vereinfacht. AVAX bietet eine webbasierte SaaS-Lösung, welche alle Prozesse rund um Zeitarbeit in mittelständischen Unternehmen abbildet. 

 

Das Roll-Out der Software gelang inklusive der Schulung der Mitarbeiter innerhalb von vier Wochen. In den darauffolgenden sechs Monaten wurden Optimierungen nach den individuellen Wünschen und Anforderungen vor Ort vorgenommen. Vom Start an konnten alle relevanten Personaldienstleister angebunden werden. Wichtige Dokumente der Leiharbeiter wie Gesundheitszeugnisse, Verträge und andere personenbezogene Unterlagen konnten nun übersichtlich und sicher mit Warnfunktionen abgebildet und archiviert werden. Ein besonderes Augenmerk lag hierbei auf der Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben. So wurden Daten der Mitarbeiter nur noch zum Teil in E-Mails ausgetauscht und eine SSL- und End-to-End-Verschlüsselung eingesetzt. Das Team von AVAX hat auch den Onboarding-Prozess mit Hilfe eines Workflow-Managements der Dokumente im HR-Bereich vereinfacht. 

 

Die Vorteile aus dem Projekt: 

Durch den Einsatz von AVAX konnten die Prozesse optimiert und offene Stellen schneller besetzt werden. „Da wir uns hier in einem sehr sensiblen Bereich bewegen, können wir - im Vergleich zur vorherigen Abwicklung - einen deutlich einfacheren datenschutzgerechten Umgang mit allen personenbezogenen Daten sicherstellen. Spezifische Anforderungen aus unseren Fachabteilungen werden schneller abgearbeitet und offene Stellen in den einzelnen Gebieten zügiger besetzt. Durch die Zentralisierung in AVAX konnte die Verteilung der Aufgaben in der Personalabteilung effektiver gestaltet werden. So erhalten unsere Fachabteilungen gleichwertige Auskünfte und Informationen, egal welcher Sachbearbeiter gerade von den Kollegen erreicht wird. Gerade im Tagesgeschäft ist die optimierte Abwicklung spürbar. Wir sind dadurch viel schneller geworden und können durch das Monitoring und die Trackingmöglichkeiten genauer sicherstellen, dass bei der sehr hohen Anzahl an Leiharbeitnehmern alle notwendigen Dokumente fristgerecht vorhanden sind, egal wie lange der Mitarbeiter im Einsatz war“,  so Peter Blos, Leiter Personal Lebkuchen Schmidt. 

 

Auf die Frage, ob es Überraschungen oder Hürden im Projekt mit AVAX gab, antwortet Herr Blos wie folgt: „Von tatsächlichen Überraschungen kann ich nicht wirklich berichten. Von Anfang an war die Zusammenarbeit mit AVAX im Projekt sehr angenehm, konstruktiv und vor allem intensiv. Hürden im System, Funktionen und Möglichkeiten, die es bis dahin nicht gab, wurden kompetent besprochen und zeitnah auf unsere besonderen Anforderungen angepasst. Wir schätzen die enge und persönliche Zusammenarbeit sehr. Wir werden als Kunde mit unseren Wünschen und Anregungen gehört, und unsere Ideen finden sich im System wieder. Wir wünschen uns von AVAX auch in Zukunft genau diese Art von partnerschaftlicher Zusammenarbeit. Gute Zusammenarbeit ist das Ping-Pong der Ideen, das gemeinsame Ziehen an einem Strang, das gemeinsame Anstreben eines Ziels. Und gute Zusammenarbeit braucht eine gute Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen. Mit AVAX haben wir da genau den richtigen Partner.“ 

 

Auch eine weitere Zusammenarbeit in Zukunft ist geplant, denn eigentlich hat das Projekt mit AVAX bisher noch nicht geendet. Mit einem weiteren kontinuierlichen Austausch über neue Ideen, Erweiterungswünsche und Verbesserungsmöglichkeiten sind beide Unternehmen im Gespräch. Das Vendor-Management-System wurde zuletzt erst um das Modul Lieferantenmanagement Pro ergänzt.