„Zutrittskontrolle und Zeiterfassung – flexibel und sicher“

Wer das Unternehmensgebäude betreten darf, ist häufig durch Sicherheitssysteme mit Zutrittskontrolle geregelt. Für den kontrollierten Zutritt stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung, die sich individuell an Ihre Bedürfnisse und Ansprüche anpassen lassen. Einige lassen sich zusätzlich mit einem Zeiterfassungssystem verbinden und tragen so zu einer Verschlankung von Prozessen bei. Seit dem 13.September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Elektronische Zutrittskontrolle: Sicherheitssysteme für die zentrale Zugangsverwaltung

Ausweis bitte! Die Ansage von Pförtnern oder Sicherheitspersonal an Eingangstüren ist mittlerweile in vielen Betrieben überholt. Die manuellen Kontrollen wurden von elektronischen Zutrittskontrollen abgelöst – mit zahlreichen vorteilhaften Folgen. So lassen sich verschiedene Zugänge zentral verwalten und unterschiedliche Berechtigungen ohne großen Aufwand vergeben. Des Weiteren wird der Einlass erheblich beschleunigt – am Morgen vor Dienstbeginn oder nach der Mittagspause ein unschätzbarer Pluspunkt, der die Arbeitsorganisation erheblich optimieren kann. Und mehr noch: Eine elektronische Zutrittskontrolle vereinfacht die Zeiterfassung, indem Sie entsprechende Lösungen mit den Sicherheitssystemen der Zutrittskontrolle koppeln.

Welche Lösungen für die elektronische Zutrittskontrolle gibt es?

Mit einer elektronischen Zutrittskontrolle legen Sie fest, wer berechtigt ist, das Gebäude oder bestimmte Bereiche des Unternehmens zu betreten. Im Gegensatz zu manuellen und mechanischen Systemen wie Sicherheitspersonal und Schlüsselanlagen handelt es sich bei den elektronischen Lösungen um komplexere Sicherheitssysteme. Sie bestehen in der Regel aus drei Komponenten:

  • einer Zugangs- beziehungsweise ID-Karte
  • einem Kartenlesegerät
  • einem dahinterstehenden Kontrollsystem

 

Über das Kontrollsystem erteilen Sie Berechtigungen und können zu jeder Zeit überprüfen, wer Zugang zum Gebäude oder Bereich hatte. Elektronische Lösungen bieten folglich eine höhere Sicherheit und ausgefeiltere Kontrollmechanismen. So kann etwa der Zugang ins Gebäude gewährt, in bestimmten Bereichen jedoch verwehrt werden. Eine Änderung der Berechtigungen ist vergleichsweise einfach über das Kontrollsystem möglich.

Zu unterscheiden sind des Weiteren Standalone- und Onlinesysteme. Erstere betreffen einen Bereich, zum Beispiel die Eingangstür, und sind nicht mit weiteren Bereichen verbunden. Für große Standorte mit verschiedenen Eingängen und Bereichen kommen vernetzte Zugriffspunkte zum Einsatz. Sie sind mit einer zentralen Anlage verbunden, über die Sie die Zugriffe in Echtzeit regeln und kontrollieren.

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Kombinierte Systeme für das Plus an Sicherheit

Eine weitere Variante sind mechatronische Zutrittskontrollen, eine Kombination aus mechanischen und elektronischen Systemen. Ein Beispiel für ein solches Sicherheitssystem sind Schlüsselanlagen mit RFID(Radio-Frequency Identification)- oder NFC(Near Field Communication)-Schnittstellen. Beide dienen der Identifikation im Nahbereich, sprich, auf wenigen Metern. Sind Schlüssel mit einem solchen Chip versehen, prüft das System zunächst die Berechtigung und öffnet die Tore nur, wenn diese vorliegt. Zu empfehlen sind solche komplexeren Anlagen für Betriebe mit hohen Sicherheitsanforderungen. Auch zeitlich begrenzte Zugänge lassen sich so realisieren.

 

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Was gilt es, bei der Erhebung von biometrischen Daten zu beachten?

Mittlerweile haben sich Lösungen mit Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung etabliert. Sie bieten ein hohes Maß an Sicherheit. Bei der Erhebung biometrischer Daten sind allerdings datenschutzrechtliche Belange zu berücksichtigen. Geregelt sind diese in der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Demnach ist die Verarbeitung personenbezogener und damit auch biometrischer Daten grundsätzlich untersagt, es sei denn, es gelten bestimmte Voraussetzungen:

    • Die betroffenen Personen haben der Verarbeitung zugestimmt
    • Die Verarbeitung ist erforderlich, unter anderem um arbeitsrechtlichen oder sicherheitsrelevanten Pflichten nachkommen zu können

Zutrittskontrolle mit Zeiterfassung: zwei Systeme für straffe Prozesse

Ob mit biometrischer oder rein elektronischer Zugangskontrolle: Eine Zeiterfassung in das System zu integrieren, birgt zahlreiche Vorteile. Durch die Anbindung entsprechender Systeme können Arbeitszeiten lückenlos erfasst und automatisiert in ERP- und Lohnbuchhaltungssysteme übertragen werden. So lassen sich die Einsatzplanung, Lohnbuchhaltung und Arbeitszeitkontrolle wesentlich vereinfachen.

Dabei ist die Zeiterfassung nicht nur ein Mittel, die Anwesenheit der Belegschaft zu kontrollieren. Vor dem Hintergrund zunehmend flexibler Arbeitsmodelle, Homeoffice-Zeiten und Vertrauensarbeitszeit hat sich eine strenge Überwachung der Arbeitszeit in vielen Betrieben ohnehin erledigt. Dennoch kann in Betrieben mit flexiblen Arbeitszeitmodellen eine Zutrittskontrolle mit Zeiterfassung sinnvoll sein: zum einen aus Sicherheitsgründen und zum anderen, um die tatsächlichen Arbeitszeiten im Unternehmen zu protokollieren und sicherzustellen, dass diese weder deutlich über- noch unterschritten werden.

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Transparenz schafft Vertrauen

Im Idealfall haben die Mitarbeiter ebenfalls Zugriff auf das Zeiterfassungssystem. So können sie Anwesenheitszeiten kontrollieren und falls notwendig falsch erfasste Zeiten korrigieren. Das trägt nicht nur dazu bei, die Effizienz zu erhöhen, weil Anfragen an die Personalabteilung oder den Vorgesetzten wegfallen, es trägt auch viel zur Vertrauensbildung bei.

Rechtliche Hintergründe: Was ist bei der Zutrittskontrolle erlaubt und was nicht?

Nicht nur die DSGVO hat bei den Themen Zutrittskontrolle und Zeiterfassung ein Wörtchen mitzureden. Auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) spielt eine Rolle. Grundsätzlich kann das Unternehmen nach seinem Ermessen bestimmen, eine Zutrittskontrolle einzurichten. Grundlage dafür ist § 106 Satz 2 der Gewerbeordnung: Demnach ist der Arbeitgeber berechtigt, die Ordnung und das Verhalten der Beschäftigten zu bestimmen, sofern die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und der Datenschutz dabei berücksichtigt werden.

Der Betriebsrat ist immer dann heranzuziehen, sobald personenbezogene Daten übermittelt und / oder aufgezeichnet werden. Bezogen auf eine reine Zutrittskontrolle kann das Unternehmen ein solches System ohne Zustimmung des Betriebsrats einsetzen. Nämlich dann, wenn bei der Überprüfung lediglich ein Zugangscode ausgelesen wird, jedoch keinen Rückschluss auf die Identität des Beschäftigten zulässt. Sobald der Zutrittskontrolle eine Zeiterfassung hinzugefügt wird, gilt das nicht mehr – schließlich werden hier individuelle Daten erhoben. In diesem Fall ist die DSGVO heranzuziehen und die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen.

Eine unbegrenzte Aufbewahrung und Weiterverarbeitung ist auch dann nicht möglich. Die Daten dürfen nur zum Zwecke des Arbeitsverhältnisses erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Zulässig ist es, sie für die Lohnabrechnung heranzuziehen. Nicht erlaubt dagegen sind Leistungs- und Verhaltenskontrollen anhand von Anwesenheitsdaten oder systematische Erfassungen von kurzen – nicht den gesetzlich vorgeschriebenen – Pausen. Auch dürfen die Informationen nicht über den Abrechnungszeitraum hinaus gespeichert werden.

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Ist die Zeiterfassung in Unternehmen Pflicht?

Im Jahr 2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil zur Arbeitszeiterfassung. Demnach sind Unternehmen zu einer exakten Dokumentation verpflichtet. Die Mitgliedsländer wurden mit dem Urteil dazu aufgefordert, Regelungen in ihren Arbeitsschutzgesetzen aufzunehmen und umzusetzen – und zwar mit verlässlichen und zugänglichen Methoden. So solle sichergestellt werden, dass Höchstarbeitszeiten, Überstunden und Ruhezeiten eingehalten werden.

Trotz dieses Urteils hat sich diesbezüglich bislang wenig getan. Zwar fällte das Emdener Arbeitsgericht 2020 ein entsprechendes Urteil, das deutsche Arbeitszeitrecht wurde bis dato jedoch nicht geändert. Rechtsexperten sehen aufgrund dessen keine generelle Pflicht für ein Zeiterfassungssystem. Ausnahmen gibt es für bestimmte Branchen wie der Gastronomie sowie bei angeordneten Überstunden, Sonn- und Feiertagsarbeit.

Zutrittskontrolle und Zeiterfassung: zwei Seiten einer Medaille

Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Dies ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Unternehmen bundesweit werden somit, solang sie dies noch längst nicht getan haben sich mit den Möglichkeiten der Zeiterfassung beschäftigen. Zudem sollte über die Kombination aus Zutrittskontrolle und Zeiterfassung nachgedacht werden. Elektronische Zutrittskontrollen erhöhen nicht nur die Betriebssicherheit, sondern automatisieren und vereinfachen die Kontrolle darüber, wer sich auf dem Firmengelände, im Gebäude oder in bestimmten Bereichen aufhält. Sie erlauben auch eine vergleichsweise einfache, rechtssichere Arbeitszeitkontrolle.
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