Alles über Stellenbeschreibungen: Inhalt, Vorteile und Nachteile

Inhalte einer Stellenbeschreibung

Standardisierte Dokumentationen dienen der exakten Beschreibung von Merkmalen eines Stellenprofils. Diese formulieren Tätigkeiten, Verantwortungsbereiche, Ziele, Pflichten und Kompetenzen, die mit der Ausführung eines Jobs einhergehen. Stellenbeschreibungen sind ein wesentliches Instrument in der Planung von Personalbeständen. Neutral verfasste Stellenbeschreibungen haben fachliche Inhalte und beziehen sich nicht auf Personen. Dabei wird die Stelle als kleinste Organisationseinheit innerhalb des Unternehmens betrachtet und klar von anderen Jobs abgegrenzt. Unpräzise Synonyme werden im HR-Alltag als Arbeitsplatzbeschreibung oder Job description verwendet.

Hauptaufgaben einer Stellenbeschreibung

• Anforderung des Arbeitsplatzes klar definieren
• Tätigkeiten deutlich zu formulieren
• spezifische Aufgaben erklären
• besondere Elemente der Stelle aufzeigen
• Eingliederung in die Gesamtstruktur
• organisatorische Funktionen

Stellenbeschreibungen dienen als Vorlage für Stellenausschreibungen und sind eine perfekte Grundlage für Bewerber, um ihre Eignung sofort erkennen zu können. Im HR werden Stellenbeschreibungen oft als Muster herangezogen und im zweiten Schritt einer Individualisierung unterzogen. Aufgabengebiete, Befugnisse und Verantwortungen werden von Personalverantwortlichen je nach Arbeitsplatz festgelegt. Diese Inhalte entstehen einerseits aus arbeitsvertraglichen Verpflichtungen, andererseits aus den Bedürfnissen der gesamten Arbeitsorganisation.

Vorteile und Nachteile einer Stellenbeschreibung

Eine klare Beschreibung fördert die Transparenz innerhalb der Unternehmensstruktur. Zudem erhalten Arbeitsplatzinhaber klare Vorgaben, wer in welchen Bereichen, wem unterstellt ist. Daraus ergeben sich offen geregelte Kompetenzen sowie eine eindeutige Zuordnung von Aufgaben. Kompetenzstreitigkeiten werden somit vermieden. Auch im Krankheitsfall gibt es strukturierte Vertretungsregelungen. Anhand der Stellenbeschreibung lassen sich Löhne fairer gestalten und neues Personal kann unter einfacheren Bedingungen in den Onboarding-Prozess eingegliedert werden. Sämtliche Personalplanungen werden vereinfacht als auch der Bedarf an Qualifikation objektiv ermittelt. Weiterbildungsmaßnahmen sind konkret definierbar, wobei Bewerber und Beschäftigte eine genaue Darstellung ihrer Aufgabenbereiche erhalten.

Optimale Stellenanzeigenerstellung mit compleet recruiting.
Bringen Sie mit uns ihre Anzeigen auf ein neues Level!

Zu den Nachteilen reihen sich primär administrative Mehrkosten. Stellenbeschreibungen verursachen einen höheren Verwaltungsaufwand und müssen konsequent aktualisiert werden. Ändern sich Anforderungen oder Aufgabenbereiche, ist die Stellenbeschreibung samt Inhalt anzupassen. Sind Kompetenzen klar abgegrenzt, kann dies die Eigeninitiative und Dynamik von Beschäftigten einschränken und zu Leistungsminderungen führen. Grundsätzlich sollten Unternehmen eine Überorganisation vermeiden und keine Stellenplanung am Reißbrett vornehmen, ohne die menschliche Arbeitskraft zu berücksichtigen.

Durch die Einbindung von künstlicher Intelligenz in den Prozess der Stellenerstellung können hier Lösungen gefunden werden. KI-Algorithmen können dabei helfen, Stellenbeschreibungen automatisch zu analysieren und optimieren, indem sie relevante Schlüsselwörter identifizieren, die Beschreibung strukturieren und personalisierte Anpassungen für verschiedene Jobprofile vornehmen. Dies ermöglicht eine effizientere und präzisere Erstellung von Stellenbeschreibungen, die den Bedürfnissen des Unternehmens und der Bewerber noch besser entsprechen. Mit Hilfe von KI-gestützten Tools können Unternehmen auch Trends und Muster in Stellenausschreibungen erkennen, um ihre Recruiting-Strategien kontinuierlich zu verbessern und auf dem neuesten Stand zu halten.

Die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag

Stellenbeschreibungen sind rechtlich von der Arbeitsplatzbeschreibung zu unterscheiden. Beide Begriffe werden meist als Synonym verwendet, was jedoch juristisch nicht korrekt ist. Tatsächlich handelt es sich bei der Stellenbeschreibung um eine standardisierte Dokumentation des Stelleninhabers, während die Arbeitsplatzbeschreibung den konkreten Inhalt der Tätigkeit umfasst. Stellenbeschreibungen werden nur dann inhaltlich im Arbeitsvertrag übernommen, wenn dieser ausdrücklich darauf Bezug nimmt. Darüber hinaus kann die Stellenbeschreibung Auswirkungen auf die tarifliche Eingruppierung haben. Betriebsräte haben hinsichtlich der Erstellung von Stellenbeschreibungen kein Mitbestimmungsrecht.

Die Konzipierung obliegt ausschließlich der HR, wobei Inhalte durch den Arbeitgeber frei gestaltet werden dürfen. Eine Stellenbeschreibung als Muster beinhaltet zwar zugewiesene Arbeitsbereiche, dennoch können Tätigkeiten in ihrer Reihenfolge oder durch Begleitumstände durch den Arbeitgeber abgeändert werden. Dieses Weisungsrecht dürfen Unternehmen laut § 106 der Gewerbeordnung anwenden. Umfang und Inhalt sind durch keine konkrete gesetzliche Regelung vorgeschrieben. Je nach Position im Unternehmen variiert die Stellenbeschreibung in ihrem Inhalt stark. Abhängig von Branche und Betriebsgröße können eng umgrenzte als auch weit gefasste Stellenbeschreibungen von Vorteil sein.

Ist ein Arbeitsvertrag ohne Stellenbeschreibung zulässig?

Ja, sofern die Einstellungsparameter lediglich mündlich vereinbart wurden. Spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn sind Unternehmen dazu verpflichtet, die wichtigsten Bestandteile des Vertrages schriftlich zu formulieren und eine Stellenbeschreibung als Vorlage offenzulegen. Betriebe müssen laut Nachweisgesetz § 2 Abs. 1 Nr. 4 eine Tätigkeitsbeschreibung an neue Mitarbeiter aushändigen. Sind Stellenbeschreibungen sehr detailliert erfasst, verringert sich der Weisungsspielraum des Arbeitgebers. Umgekehrt lassen unpräzise Beschreibungen einen erweiterten Kündigungsschutz zu, da eine Vergleichbarkeit im Sinne des Kündigungsschutzgesetzes § 1 Abs. 3 fehlt.

Was sollte nicht in eine Stellenbeschreibung

Keine Erwähnung sollten Anforderungen und die erwarteten Qualifikationen von Bewerbern finden. Ebenso darf Werbung für das eigene Unternehmen sowie eine Betriebsvorstellung in der Stellenbeschreibung nicht als Vorlage verwendet werden. Diese Inhalte sind wesentlicher Bestandteil einer Stellenanzeige, gehören aber keinesfalls zur Stellenbeschreibung.

Checkliste – was muss in eine Stellenbeschreibung

• Welche Routineaufgaben zählen zum Leistungsumfang?
• Gibt es eine Verantwortung in Budgetfragen?
• Wie sieht das Anforderungsprofil aus?
  
  

Inhaltlich muss eine Stellenbeschreibung in der Vorlage folgende Punkte enthalten:

1. Offizielle Bezeichnung einer Stelle
2. Hauptaufgaben
3. Nebenaufgaben
4. Ziele
5. Verantwortungsbereiche
6. Befugnisse, Kompetenzen, Pflichten
7. Bezeichnung der Abteilung oder des Teams
8. Wer ist der Vorgesetzte, wer Stellvertreter?
9. Wer sind die Teamkollegen?
10. Führungsaufgaben
11. Zusammenarbeit mit externen und internen Stellen
12. Mitarbeit bei Projekten und in Gremien
13. Fort- und Weiterbildung

Die Stellenbeschreibung ist, ob Muster, Vorlage oder Standard, ein wesentlicher Bestandteil der Funktionsbeschreibung. Welches Ziel hat die Stelle und wie leiten sich daraus die Aufgaben ab? Es gilt, die Gewichtung zu sortieren und eine klare Orientierung für Mitarbeiter zu schaffen. Wichtig ist es, die Kompetenzen zu benennen, mit denen der Arbeitsplatzinhaber konfrontiert ist. In modernen Arbeitswelten bilden klassische Stellenbeschreibungen jedoch nur einen Teil der erforderlichen Flexibilität ab. Vernetzte Strukturen, Agilität und dynamische Arbeitsgruppen passen sich laufend den aktuellen Zielen an. Entsprechend initiativ können sich Mitarbeiter in ihrem Unternehmen einbringen.

Fazit

Stellenbeschreibungen sind ein nützliches Instrument für Firmen, Mitarbeiter und potenzielle Kandidaten – sie schaffen Klarheit. Zudem bietet eine Stellenbeschreibung die Vorlage, um bei der personellen Organisation, Planung als auch Personalbeschaffung strukturierter vorzugehen. Anhand dieser wichtigen Orientierungsmöglichkeiten hat die HR die Chance, Leistungen objektiv zu beurteilen oder einen eventuellen Weiterbildungsbedarf zu ermitteln. Jobbeschreibungen sind eine wesentliche Hilfe bei der individuellen Einschätzung, welche Aufgaben zu erfüllen sind. Für Bewerber sind diese Inhalte sinnvoll, da ein genauer Eindruck davon vermittelt wird, welcher Leistungsumfang für die neue Stelle erwartet wird. Mithilfe moderner Softwarelösungen lässt sich dieser Prozess spielend leicht optimieren.