Alles über Schichtplanung und Zeiterfassung: Tipps & Informationen

Was ist eine Schichtplanung?

Im Schichtplan halten Sie fest, welche Mitarbeiter zu festgelegten Zeiten anwesend sein sollen. Er wird überwiegend in Unternehmen eingesetzt, die konstant oder den überwiegenden Teil des Tages und / oder der Nacht Personal benötigen – eben überall dort, wo der klassische Nine-to-Five-Arbeitstag nicht möglich ist. Das betrifft zum Beispiel weite Teile des Gesundheitssektors ebenso wie die Industrie und partiell die Dienstleistungsbranche. Mit einem passenden Schichtmodell halten Sie Ihren Betrieb permanent am Laufen.

Anforderungen an den Schichtplan

Optimalerweise berücksichtigt eine Schichtplanung die Interessen der Firma ebenso wie die der Belegschaft, etwa was Arbeitszeit und -dauer angeht. Zwar sind Sie als Arbeitgeber berechtigt, die Einsatzzeiten Ihres Personals zu bestimmen, müssen dabei jedoch auch deren Interessen berücksichtigen – Stichwort Fürsorgepflicht. Das ist nicht nur von Rechts wegen angesagt: Nur wenn die Mitarbeiter sich mit dem Dienstplan identifizieren können, sind sie zufrieden und loyal Ihrem Unternehmen gegenüber und erbringen so letztendlich eine höhere Leistung. Es lohnt sich somit, der Schichtplanung und Zeiterfassung Aufmerksamkeit zu widmen und sie nach gesetzlichen Vorgaben und sozialen Kriterien zu erstellen.

In der Regel ist der Einsatzplan von Arbeitnehmervertretungen beziehungsweise vom Betriebsrat zu genehmigen. Auch für bereits erstellte Pläne gilt ein Mitbestimmungsrecht. Änderungen und Korrekturen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Schichtmodelle im Überblick

Eine Schichtplanung gilt in der Regel für jeweils eine Arbeitswoche. Wichtig: Feststehen sollte sie unbedingt für einen Zeitraum von mindestens vier Wochen im Voraus. Das erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Organisation erheblich. Es lassen sich verschiedene Schichtmodelle unterscheiden:

• kontinuierliches Schichtmodell mit 24-7-Betrieb
• teilkontinuierliches Schichtmodell an fünf Tagen pro Woche inklusive Nachtarbeit
• teilkontinuierliches Schichtmodell ohne Nachtarbeit

In einem kontinuierlichen Schichtmodell ist rund um die Uhr an sieben Tage die Woche Personal notwendig. Ein teilkontinuierliches Schichtmodell verzichtet auf die Wochenend- und / oder Nachtarbeit und kann auf fünf oder sieben wöchentliche Arbeitstage ausgelegt sein.

Abhängig von der Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen erfordern die verschiedenen Modelle eine unterschiedliche tägliche Schichtanzahl. Für einen reibungslosen 24-Stunden-Betrieb sind mindestens drei Schichten pro Arbeitstag anzusetzen. So absolvieren die Mitarbeiter jeweils einen Achtstundentag zu unterschiedlichen Zeiten. Auftragsspitzen und gesetzliche Ruhezeiten lassen sich mit einem Vierschichtmodell abfangen. Für ein teilkontinuierliches Schichtmodell ohne Notwendigkeit der Nachtarbeit können je nach Branche und Tätigkeit zwei Schichten pro Tag ausreichen.

Wichtig: Bedenken Sie bei der Personaleinsatzplanung stets, dass die gesetzliche Ruhezeit von elf Stunden eingehalten wird. Das bedeutet auch, dass etwa ein Wechsel von einer Nacht- auf eine Tagschicht in der Regel nicht unmittelbar erfolgen darf. In einigen Branchen sind unter bestimmten Umständen Ausnahmen erlaubt. Sie gelten unter anderen in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, Gaststätten und Verkehrsbetrieben.

Rechtliche Grundlagen für eine moderne Schichtplanung

Eine Schichtplanung basiert auf gesetzlichen Vorgaben und Regelungen. Insbesondere die folgenden Gesetze sind relevant:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
• Mutterschutzgesetz (MuSchG)

Je nach Betrieb und Branche kann darüber hinaus das Jugendarbeitsschutzgesetz (JuSchG) eine Rolle spielen. Das gilt vor allem, wenn Sie ausbilden sowie für minderjährige Praktikanten. Zu berücksichtigen sind außerdem individuelle Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge sowie, falls vorhanden, Klauseln im Arbeitsvertrag.

Maßgeblich für die Erstellung einer Schichtplanung sind die Arbeits- und Ruhezeiten. So ist bei einer Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben. Dauert die Schicht länger als neun Stunden, verlängert sich die Pausenzeit auf 45 Minuten.

Die maximale Arbeitszeit pro Tag darf acht Stunden in der Regel nicht überschreiten. In Ausnahmefällen sind zehn Stunden erlaubt. Das gilt allerdings nur, wenn die Durchschnittsarbeitszeit innerhalb von sechs Kalendermonaten beziehungsweise 24 Wochen nicht acht Stunden überschreitet. In der Woche dürfen Arbeitnehmer maximal 192 Stunden tätig sein. Für Jugendliche, schwangere und stillende Frauen gelten abweichende Regelungen, die ebenfalls im Schichtplan berücksichtigt werden müssen. Sie sind beispielsweise von angeordneter Mehrarbeit ausgeschlossen.

Wichtig: Ohne triftigen Grund für eine Änderung steht die Schichtplanung fest. Ausnahmen sind unvorhersehbare Ereignisse. Neue Schichten müssen außerdem innerhalb einer angemessenen Frist mitgeteilt werden. Als rechtzeitig gelten in der Regel vier Tage im Voraus.

Was macht einen guten Schichtplan aus?

Eine Schichtplanung ist komplex: Sie muss die gesetzlichen Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten einhalten sowie Ausnahmen für bestimmte Mitarbeitergruppen wie Jugendliche, Schwangere und Inhaber eines Schwerbehindertenausweises berücksichtigen. Dazu kommt der Gerechtigkeitsfaktor. Setzen Sie einen Mitarbeiter über Wochen ausschließlich im Spätdienst ein, dürfte sich dessen Begeisterung in Grenzen halten. Ein guter Arbeitgeber nimmt zudem Rücksicht auf persönliche Situationen, etwa von Alleinerziehenden oder Kollegen, die Pflegetätigkeiten ausüben.

Ausgleichstage für angeordnete Mehrarbeit, Wochenend- und Feiertagsdienste sind ebenfalls fester Bestandteil einer durchdachten Schichtplanung.

Schichtplanung mit Software für Lösungen: wichtige Funktionen und Schnittstellen 

Manuelle Einsatzpläne mit Excel und Co. haben ausgedient. Kaum noch ein Betrieb betreibt diesen Aufwand – und schon in mittelständischen Unternehmen ist die Schichtplanung ohne Software praktisch nicht mehr möglich. Eine digitale Personaleinsatzplanung birgt zahlreiche Vorteile:

• Die Schichtplanung ist modern, nämlich digital, abrufbar von jedem Berechtigten, zu jeder Zeit, an jedem Ort.
• Eine Schichtplanung mit Software berücksichtigt automatisch gesetzliche und soziale Vorgaben.
• Wünsche und Bedürfnisse des Teams lassen sich unkompliziert einpflegen – idealerweise vom Mitarbeiter selber.
• Die Planung kann bei Bedarf flexibel angepasst werden.
• Sie können Schichtplanung und Zeiterfassung in einer Lösung zusammenführen.

Funktionen wie Echtzeitplanungen und Abwesenheitswarner unterstützen Sie beim effizienten Personaleinsatz. So erkennen Sie etwaige Ausfälle oder Engpässe auf einen Blick, sehen Verfügbarkeiten ein und sorgen ruckzuck für Ersatz. Damit sichern Sie den reibungslosen Betrieb und damit letztendlich die Handlungsfähigkeit des Unternehmens.

Schnittstellen zu weiteren Programmen wie Zeiterfassungs- und ERP-Software, Warenwirtschafts- und Kassensystemen ermöglichen es, Arbeitsabläufe und Prozesse exakt an die tatsächlichen Bedingungen anzupassen. So federn Sie Auftragsspitzen ab oder gleichen Mehrarbeit zu Zeiten aus, die ohnehin weniger Personal erfordern. Abrechnungen werden automatisch korrekt erstellt. Das spart Zeit, Aufwand und verhindert Fehlbuchungen.

Fazit – Schichtplanung in modernen Zeiten: Benefits für Unternehmen und Mitarbeiter

Gut geplant ist halb gewonnen: Eine Schichtplanung per Software erlaubt eine hohe Flexibilität, berücksichtigt automatisch gesetzliche Vorgaben und Wünsche der Mitarbeiter. So setzen Sie Ihre Teams passend zu den betrieblichen Anforderungen ein. Nicht zu vergessen ist ein gerechter Einsatzplan maßgeblich für eine motivierte und gesunde Belegschaft: Ausreichende Ruhe- und zufriedenstellende Arbeitszeiten verbessern die Produktivität, verringern Fehlzeiten und Belastungen.

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