Recruiting Automation – Das müssen Sie wissen

Was ist Recruiting Automation?

Recruiting Automation oder auch Robot Recruiting beschreibt die Personalsuche mithilfe von automatisierten, digitalen Lösungen. Schritte, die traditionellerweise von HR übernommen werden, erledigen dann Künstliche-Intelligenz(KI)-Systeme. Doch können Maschinen die Aufgaben von Menschen übernehmen?

Was vor nicht allzu langer Zeit noch Zukunftsmusik war, ist Realität. Chatbots, Kommunikationsprogramme, die anhand von Stichworten automatisierte Antworten geben, sind etwa im Kundenservice längst Usus. Recruiting Automation geht weiter: Zeitintensive, regelbasierte und wiederholende Aufgaben übernehmen Software-Roboter. Auf Basis von Algorithmen scannen sie Bewerbungsunterlagen nach geeigneten Kandidaten und nehmen eine Vorsortierung vor. Sie erstellen Suchprofile, formulieren Stellenanzeigen und senden automatische Antworten an Bewerber.

Welche Teilprozesse der Personalsuche lassen sich automatisieren – und warum sollten Sie das tun?

Bestimmte Recruiting-Automation-Prozesse sind bereits an der Tagesordnung. Dazu gehören automatische Eingangsbestätigungen von Bewerbungen. Sie können außerdem:

• Stellenanzeigen in verschiedenen Portalen platzieren
• vielversprechende Kandidaten in einen Talentpool einpflegen und sie via Newsletter über das Unternehmen auf dem Laufenden halten
• Social-Media- und Karriereportale nach Talenten scannen und sie kontaktieren
• einfache Fragen per Chat beantworten

Die Auslagerung dieser Prozesse schafft Ressourcen, die HR an anderer Stelle einsetzen kann – zum Beispiel für ausführliche Bewerbungsgespräche und ein sorgfältig geplantes Onboarding. Wiederholenden Aufgaben einem KI-System zu überlassen, steigert nicht zuletzt die Zufriedenheit der Mitarbeiter, weil sie sich interessanteren Jobs widmen können. Erfahrungen zeigen, dass die Qualität der Neuen durch automatisierte Aufgaben steigt. Vielversprechende Kandidaten lassen sich bereits sehr früh im Recruiting identifizieren und ins Boot holen – bevor ein Mitbewerber zuschnappt.

Dass HR mehr Zeit für den Bewerbungs- und Onboarding-Prozess hat, birgt letztendlich auch ein hohes Potenzial, das Unternehmensimage zu verbessern: Schnelle Rückmeldungen dank automatisierter Antworten und ein strafferer Bewerbungsprozess kommen bei High Potentials gut an – und das spricht sich herum.

Auch für die Bewerber hat Recruiting Automation Vorteile. Sie erhalten schneller Rückmeldung und profitieren von einer transparenten Kommunikation – selbst wenn diese auf Robotic Communication basiert. Chatbots geben Antworten auf relevante Fragen in Echtzeit und halten Kandidaten zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand. Insgesamt lässt sich die Candidate Experience signifikant verbessern – sofern die Automation durchdacht geplant und gesteuert wird.

Big Data: die Basis für KI-gestütztes Recruiting

Hier liegt eine Herausforderung: Automatisierte Bewerbungsprozesse sind immer nur so gut wie die Menschen, die dahinter stehen. Sie füttern die Systeme mit Anforderungen, etwa mit bestimmten Schlüsselbegriffen, die vielversprechende Bewerber herausfiltern. Hier kommt Big Data ins Spiel: Ein algorithmusgestütztes Recruiting funktioniert nur, wenn es auf große Datenmengen zurückgreifen kann. So helfen Datenanalysen dabei, Kanäle zu identifizieren, in denen voraussichtlich die besten Köpfe zu finden sind. Angebot und Nachfrage bestimmter Jobs zu kennen, kann zu schnellerem Handeln führen – etwa zu kreativen Recruiting-Prozessen, die diese begehrten Mitarbeiter in Ihr Boot holen.

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Recruiting automatisieren: So kann es gelingen

Recruiting Automation kann von der Auslagerung einfacher Aufgaben an Maschinen reichen – wie automatischen Eingangsbestätigungen – bis zu komplexen Auswahlverfahren. Der Grad der Automatisierung hängt nicht zuletzt von der Unternehmensgröße und -struktur ab. Bei einem konstant hohen Bewerberaufkommen im Konzern ist es sinnvoll, weite Teile der Prozesse von Robotern erledigen zu lassen. Für mittelständische und kleine Unternehmen ist eine geringere Automatisierungstiefe oftmals ausreichend. Wo weniger Bewerbungen eingehen, genügt in vielen Fällen ein einfaches Recruiting Automation Tool, das etwa Benachrichtigungen übernimmt oder Stellenanzeigen automatisch schaltet.

Grundsätzlich lässt sich Robotic Recruiting in fünf Teilbereiche separieren:

• Aktionen: Unterlagen, Einladungen, Zu- und Absagen an Kandidaten versenden
• Personalsuche: Erstellung von Candidate Persona auf Basis von Stellenbeschreibungen und -anforderungen, von Unternehmensprofilen oder Scannen von Jobpools
• Bewerberauswahl: Analyse von Anschreiben und CVs, Abgleich mit dem Stellenprofil
• Kommunikation: automatische Benachrichtigungen und Chatbots
• Planung: Terminmanagement für Vorstellungsgespräche

Kontinuierliche Systempflege

KI-Systeme greifen auf eine Vielzahl von Daten zurück – darunter auch solche, die Sie zur Verfügung gestellt haben, etwa in Form von Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofilen. Damit Recruiting Automation gelingt, ist es notwendig, die Datenbasis, anhand derer die Systeme agieren und reagieren, ständig anzupassen und mit den realen Umständen abzugleichen:

• Sind die Anforderungen noch aktuell?
• Lockt die Anzeige die gewünschten Kandidaten an?
• Wie hoch ist die Qualität der eingehenden Bewerbungen?

Recruiting Automation Software kann diese und viele weitere Faktoren verarbeiten: So sammeln Chatbots kontinuierlich Daten über die Bewerber, die in den Automatisierungsprozess einfließen. Doch auch die Personalabteilung ist gefragt.

Mit Recruiting Automation Software HR-Prozesse neu definieren

Übernehmen Systeme wiederholende Aufgaben, schaffen Sie Raum und Zeit für neue Tätigkeiten. Anstelle von operativen treten strategische: die Datenanalyse und -interpretation, die Planung von Aufgaben in der Recruiting Automation Software. Doch birgt die Auslagerung an KI-Systeme auch Risiken?

Kritiker sehen in der „Bewerbungsrobotik“ etwa die Gefahr eines Individualitätsverlusts: Wenn nicht Menschen, sondern Maschinen die Unterlagen durchgehen, fällt so mancher High Potential womöglich durchs Raster, weil bestimmte Formulierungen fehlen. Und könnte nicht ein Bewerber, der zwar nicht alle Anforderungen erfüllt, aber mit Soft Skills punktet, der bessere sein?

Big Data und immer ausgeklügeltere Algorithmen minimieren Gefahren wie diese. Roboter arbeiten mit immer ausgefeilteren Programmierungen und ohnehin übernimmt HR die Einstellungsgespräche immer noch selbst.

Auch Befürchtungen, Recruiting Automation würde zu einem raschen Stellenabbau beitragen, sind in der Regel unbegründet. Zwar braucht es durch einen hohen Automatisierungsgrad grundsätzlich weniger Personal, doch die Erfahrung zeigt, dass dies eben nicht zu einer geringeren Personaldichte führt. Vielmehr profitieren die Mitarbeiter davon, dass sie weniger Routinetätigkeiten und mehr komplexe Aufgaben übernehmen.

Recruiting Automation – Bewerbungsprozesse straffen und optimieren

Anstatt Karrierenetzwerke nach den besten Köpfen abzusuchen und Absagen zu formulieren, ermöglicht Recruiting Automation für HR, Bewerbungsgespräche sowie das Onboarding zu fokussieren und die Systeme mit exakten Anforderungen zu füllen. Die Automatisierung zahlreicher Prozesse schafft Ressourcen, beschleunigt und verbessert letztendlich das Recruiting – und zwar für Unternehmen wie Bewerber gleichermaßen.