Ratgeber Personaleinsatzplanung: Definition, Optimierungspotenzial und rechtliche Hintergründe

Wer arbeitet wann, wie lange und an welchem Standort: Diese Fragen stehen bei der Personaleinsatzplanung (PEP) im Mittelpunkt. Das Ziel ist es, einerseits eine ausreichende Personaldecke sicherzustellen und andererseits die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Das kann den Dienstplan zu einer komplexen Angelegenheit machen. Es hat sich daher bewährt, die Personaleinsatzplanung per Software zu erledigen. Hier erfahren Sie mehr über verschiedene PEP-Modelle und wie der optimale Prozess in der Praxis aussehen kann.

Was versteht man unter einer Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung ist als Teilbereich des Workforce Managements essenzieller Bestandteil des unternehmerischen Erfolgs. Das Workforce Management umfasst alle Prozesse für den effektiven und effizienten Personaleinsatz, unter anderem auch die Schichtplanung.

Per Definition stellt die Personaleinsatzplanung sicher, dass kurz-, mittel- und langfristig ausreichende Mitarbeiterkapazitäten zur Verfügung stehen. Dabei werden abhängig vom Arbeitsaufkommen Beschäftigte nach zeitlichen und örtlichen Faktoren sowie nach ihren Qualifikationen und der notwendigen Mitarbeiteranzahl eingeplant. Das Ziel ist es, sowohl Engpässe als auch Überkapazitäten zu vermeiden und so eine optimale Kosten-Nutzen-Relation zu erreichen.

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Warum ist die PEP wichtig?

Die notwendigen Personalressourcen vorzuhalten, ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Nur wenn qualifizierte Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Standort sind, kann das gelingen. Andernfalls kommen auf Kunden etwa unliebsame Wartezeiten zu, Präsentationen können nicht erstellt, Besprechungen müssen verschoben werden – mit direkten Folgen für den Workflow.

So sorgt eine effiziente Personaleinsatzplanung für eine optimale Produktivität und letztendlich auch für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und folglich für eine höhere Motivation und Loyalität. Teure Leerlaufzeiten entfallen ebenso wie Überstunden und Mehrarbeit. Schließlich berücksichtigt eine durchdachte PEP die Qualifikationen und Wünsche der Belegschaft. Sie stellen sicher, dass Beschäftigte genau dort tätig sind, wo ihre Skills benötigt werden, und zwar zu Zeiten, die sowohl dem Unternehmen als auch dem Angestellten passen.
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Personaleinsatzplanung: Faktoren für den optimalen Mitarbeitereinsatz

Eine durchdachte Personaleinsatzplanung ist komplex, denn sie erfordert Kenntnisse von zahlreichen Kennzahlen. Die Grundlage jeder Planung ist das zu erwartende Arbeitsaufkommen. Doch wie finden Sie das heraus – vor allem, wenn Sie in einer Branche tätig sind, die mit starken Auftragsschwankungen zu rechnen hat?

Um das voraussichtliche Aufkommen zu analysieren, sind je nach Branche und Art des Unternehmens sehr individuelle Faktoren zu berücksichtigen. Dazu gehören etwa Auftragslagen, Kunden-, Patienten-, Anruf- und Anfrageaufkommen oder Kommissionsmengen. Auch externe Faktoren wie Wetterlagen, Saisons oder bestimmte Wochentage können das Arbeitsaufkommen in einigen Unternehmen beeinflussen.

Steht die erwartbare Arbeitsmenge weitgehend fest, ist zu analysieren, ob ausreichend Personal zur Verfügung steht. Dieser Schritt kann auch zur Aufdeckung von Engpässen und der Notwendigkeit von Neueinstellungen oder Weiterbildungen führen. Im Zuge der Schichtplanung wird das Arbeitsaufkommen in konkrete Einsätze umgewandelt. So kristallisiert sich ebenfalls heraus, ob mittel- und langfristig ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen.

Bei dieser Umwandlung sind schließlich die Belange der Mitarbeiter sowie gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen, etwa hinsichtlich Arbeits- und Ruhezeiten. Auch interne Betriebsvereinbarungen und Arbeitszeitmodelle sind heranzuziehen.


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PEP-Modelle im Überblick

Es gibt drei Formen der Personaleinsatzplanung:

Qualitative: Hier stehen die Fähigkeiten und das Know-how des Mitarbeiters im Fokus. Die PEP ermittelt, welche Skills für bestimmte Aufgaben gefragt sind, und enthüllt eventuellen Weiterbildungs- oder Neueinstellungsbedarf.

Quantitative: Ist für das erwartbare Arbeitsaufkommen ausreichend Personal verfügbar? Mit dieser Frage beschäftigt sich die quantitative PEP. Sie bildet Entwicklungen in der Personaldecke ab und versetzt Unternehmen in die Lage, frühzeitig auf drohende Engpässe zu reagieren.

Zeitliche: Viele Betriebe sind stark von saisonalen Komponenten abhängig, etwa vom Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel oder von sommerlicher Witterung. Sie werden mit dieser Form der Personaleinsatzplanung berücksichtigt.

Um eine optimale Planung zu gewährleisten, spielen die drei Formen üblicherweise zusammen. So werden Qualifikationen und Skills ebenso berücksichtigt wie die optimale Mitarbeiteranzahl und gegebenenfalls die Saisonalität.

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Personaleinsatzplanung: Was ist zu beachten?

Eine ausgeklügelte Personaleinsatzplanung ist die Voraussetzung für reibungslose Prozesse, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Damit das gelingt, sind zahlreiche Faktoren zu beachten. Das ist bereits in kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kaum manuell machbar. Eine PEP-Software ist daher eine Investition, die sich lohnt – und sie sollte bestimmte Parameter umfassen. Dazu zählen neben der Kernfunktion auch Jahresurlaubspläne, die Analyse von Einsatz- und Urlaubszeiten sowie möglichst umfangreiche Berichtsfunktionen. Auch die Qualifikationen der Mitarbeiter und Wunscharbeitszeiten sollten sich in eine umfangreiche Softwarelösung einarbeiten lassen.

Tipp: Spezielle Branchenlösungen bilden auch Besonderheiten bestimmter Unternehmensformen ab. Sie vereinfachen die PEP deutlich und tragen so einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg bei.

Ein übersichtliches Benutzerinterface deckt Verbesserungspotenziale und Herausforderungen auf. So können Sie unmittelbar reagieren und etwa zusätzliches Personal anfordern, den Recruitingprozess anstoßen oder Weiterbildungen planen.

Doch Flexibilität ist das A und O. Es kann immer zu unvorhergesehenen Ausfällen oder anderen Ereignissen wie Lieferengpässen kommen. Ihre Personaleinsatzplanung sollte darauf vorbereitet sein. Schließlich gilt es, die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter in der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen. Geben Sie Mitarbeitern im Schichtdienst die Möglichkeit, Verfügbarkeiten anzugeben, trägt das einen großen Teil zur Zufriedenheit bei – und Sie sparen sich nachträgliche Änderungen, die Zeit und (manuelle) Ressourcen kosten.

Fazit – Personaleinsatzplanung per Software: effektiv und flexibel

Mit einer Software ist die Personaleinsatzplanung ein Kinderspiel und HR kann sich anstatt um Dienstpläne und Arbeitszeiten um die Optimierung der Personaldecke und Weiterbildungen kümmern. Das Ziel einer jeden Personaleinsatzplanung ist es, die idealen Kräfte für die jeweiligen Schichten einzusetzen. So steigern Sie die Performance und bringen die Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit auf ein gleichbleibend hohes Level. Darüber hinaus lassen sich Engpässe ebenso wie eine Überbelegung rechtzeitig erkennen und beheben. Mittels komplexer Analysen erstellen PEP-Programme Prognosen für die zukünftige optimale Mitarbeiterabdeckung. Letztendlich erlaubt eine Personaleinsatzplanungsoftware so eine mittel- und langfristige Disposition.

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