Effizientes Personalmanagement: Die Bedeutung der Fillrate

Warum ist eine hohe Fillrate wichtig für Unternehmen?

Während die Time to Fill in erster Linie die Zeit misst, welche Sie brauchen, bis ein Kandidat nach der Ausschreibung den ersten Arbeitstag beginnt, betrachtet die Fillrate-Kennzahl die Effizienz des Rekrutierungsprozesses. Hieraus wird deutlich, wie erfolgreich die Personalabteilung die Vorteile des Unternehmens hervorhebt und es für mögliche Kandidaten attraktiv macht.

Um die Kennzahl zu ermitteln, stellt man die Anzahl der erfolgreichen Einstellungen ins Verhältnis mit den offenen Stellen. Daraus ergibt sich dann ein Prozentsatz, anhand dessen sowohl die Attraktivität der Arbeit im Unternehmen als auch die Effizienz der Rekrutierung ermittelt werden kann. Die Personalabteilungen sollten dabei eine möglichst hohe Fillrate erreichen. Umso besser Sie hier performen, desto flüssiger werden die Vorgänge im Konzern schließlich laufen.

Unbesetzte Stellen können letztlich zu einem enormen Problem werden. Je länger diese frei bleiben, desto häufiger muss man auf externe Services zurückgreifen, die vergleichsweise viel kosten. Alternativ müsste man eventuell Aufträge ablehnen und könnte dadurch Kunden verlieren. Zudem übernehmen bei unbesetzten Stellen bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiter weitere Aufgaben. Diese zusätzliche Arbeit sorgt für ein schlechtes Klima unter der Belegschaft und kann die Motivation verringern. Deswegen ist es wichtig, die Fillrate als Kennzahl für die Effizienz der Stellenbesetzung zu nutzen und durch die Analyse zu einer allgemeinen Verbesserung der Personalbeschaffung zu gelangen.

Faktoren, welche die Fillrate bei der Personalbeschaffung beeinflussen

Es gibt natürlich viele Faktoren, welche auf die Fillrate bei der Personalbeschaffung Einfluss nehmen. Besonders wichtig ist hier die gesamtgesellschaftliche und ökonomische Lage. Die 2020er Jahre sind so von einem deutlichen Arbeitskräftemangel geprägt, der es schwierig macht, geeignetes Personal zu finden. Umso kreativer müssen die HR-Abteilungen also bei ihrem Rekrutierungsprozess werden. Attraktive Werbung und Angebote für die Mitarbeiter können dabei helfen, die Time to Fill und somit auch die Fillrate zu verbessern.

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Abgesehen davon müssen Sie andere Faktoren im Auge behalten, die von der regionalen Situation über die Besonderheiten der Branche bis hin zur Größe des Unternehmens sowie seines Potenzials für gute Bezahlung reichen. Etablierte Konzerne haben meist einen besseren Hebel als kleinere Start-ups. Letztere müssen häufig Zugeständnisse bei den Arbeitszeiten oder bei der Beteiligung am Gewinn machen, um die Fillrate zu verbessern. Wo nahezu jede Firma Verbesserungspotenzial hat, ist der Recruiting-Prozess selbst. Vor allem Bewerbermanagementsysteme wie compleet recruiting helfen Ihnen dabei, schneller an die benötigten und qualifizierten Mitarbeiter zu kommen.

Strategien zur Verbesserung der Fillrate

Bei den Strategien zur Verbesserung der Fillrate können Sie an verschiedenen Stellen ansetzen. Dazu gehören u. a.:

• Employer Branding (Markenbildung)
• Recruiting-Prozess
• Werbung
• Vergütungen und Vorteile

Beim Employer Branding sollten Sie effizient daran arbeiten, nicht nur für die Kunden interessant zu wirken, sondern auch für mögliche Kandidaten im Personalbereich. Präsentieren Sie sich als ein Arbeitgeber, der sich um seine Angestellten kümmert und ihnen gleichzeitig Freiraum zur eigenen Entfaltung gibt. Eine Mischung aus familiärer Unternehmenskultur und Lockerheit hat heutzutage viel Aussicht auf Erfolg. Diese Art von Branding und Werbung muss dann eine entsprechende Reichweite haben. Die Nutzung von Social Media ist hierbei der richtige Weg. Somit können die Ausschreibungen auch Menschen in anderen Regionen erreichen. Social Media Beiträge, die geteilt werden, erreichen innerhalb von Sekunden unzählige User. Überlegen Sie eventuell spezielle Benefits für Bewerber von auswärts, um die Entscheidung für den Umzug zu erleichtern.

Damit Sie die Kandidaten und ihre Merkmale nicht mehr händisch verwalten oder aufwendig in Excel-Tabellen eintragen müssen, sind Verwaltungsprogramme wie compleet recruiting sinnvoll. Hier haben Sie alle Anwärter auf einen Job mit den Kontaktdaten in einer Software gespeichert und können diese dadurch schneller erreichen. Solche Hilfsmittel sind heute nicht nur der neue Standard, sondern eine Grundvoraussetzung dafür, die Fillrate bei der Personalbeschaffung zu verbessern.

Praktische Tipps bei der Personalbeschaffung

Der wichtigste Tipp für die Verbesserung der Fillrate in der Personalbeschaffung ist sicherlich die Verwendung von technologischen und insbesondere digitalen Hilfsmitteln. Über Programme wie compleet recruiting haben Sie einen besseren Zugriff auf Ihre Kandidatenverwaltung und können den Rekrutierungsprozess deutlich effizienter gestalten. Daneben empfehlen wir Ihnen verschiedene weitere Vorgehensweisen, z. B.:

• Schaffen Sie einen Talentpool, über den Sie geeignete Kandidaten innerhalb und außerhalb des Unternehmens in Reserve halten
• Richten Sie Mitarbeiterempfehlungsprogramme ein, um eine höhere Fillrate zu erzielen
• Suchen Sie auch bei guter Besetzungsrate nach möglichen Arbeitskräften
• Automatisieren Sie den Bewerbungsprozess über spezielle Software wie compleet recruiting
• Lassen Sie ineffiziente Schritte beim Bewerbungsverfahren weg
• Bauen Sie Reichweite über Social Media auf
• Stärken Sie Ihr Image als Arbeitgeber

Fazit zu der Kennzahl der Fillrate im Personalwesen

Die Fillrate ist zusammen mit der Time to Fill und der Time to Hire eine der wichtigsten Kennzahlen im Personalwesen. Sie misst das Verhältnis von erfolgreich besetzten Stellen und vakanten Positionen im Unternehmen. Somit lässt sich ein Bild von der Effizienz der Stellenbesetzung zeichnen. Das bedeutet auch, dass es die Option gibt, mit verschiedenen Strategien zu experimentieren und herauszufinden, was besser für die individuelle Situation funktioniert. Eine Optimierungsmaßnahme kann dabei die zunehmende Verwendung von digitalen Verwaltungsprogrammen wie compleet recruiting sein.

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