Alles, was Sie schon immer über DATEV wissen wollten

Was ist DATEV?

Das Kürzel DATEV steht für „Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufes“. Der zugegeben etwas sperrige Begriff beschreibt die Ziele der Organisation bereits sehr gut: Sie entwickelt Software sowie Cloudlösungen für das Rechnungswesen, insbesondere in steuerberatenden Berufen.Das heutige Systemhaus wurde im Jahr 1966 durch 65 Steuerbevollmächtigte in Nürnberg gegründet. Das Ziel des Zusammenschlusses war eine bundesweite, vereinfachte Buchführung mithilfe von EDV. Die elektronische Datenverarbeitung steckte seinerzeit noch in den Kinderschuhen und eröffnete bislang ungeahnte Potenziale – auch für betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Seit Mitte der 1990er-Jahre erweitert die DATEV sukzessive ihr Portfolio. Zusätzlich zu den Rechnungswesenslösungen gehören heute zahlreiche weitere zum Angebot der Organisation, darunter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Sicherheitsdienstleistungen. Dazu kommen das Consulting und IT-Outsourcing.

Mit DATEV erledigen Millionen von Unternehmen in Deutschland ihre Finanzbuchführung und erstellen Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Für Wirtschaftsprüfergesellschaften stehen maßgeschneiderte Angebote bereit, darunter für die digitale Datenanalyse, Rechtsanwälte greifen auf spezielle Kanzleisysteme zurück. DATEV bietet aktuell mehr als 2.000 Produkte und Lösungen für die unterschiedlichsten Branchen und Ziele an. So ist das Systemhaus heute längst mehr als ein Anbieter für die Finanzbuchhaltung.

Wie funktioniert DATEV?

Für die meisten Unternehmen gehört die Buchführung nicht zum Kerngeschäft. Oft als lästig betrachtet, ist sie dennoch Pflicht und will sorgfältig und korrekt erledigt werden – andernfalls drohen empfindliche Strafen. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen machen zudem die finanzielle Lage des Betriebs transparent. So erkennen Sie, ob Sie weiterhin auf der Erfolgsspur sind oder nachjustieren sollten. Lösungen von DATEV gelten für diese Zwecke als vergleichsweise einfach erlernbar und intuitiv nutzbar.

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Angesichts der Fülle an Produkten nutzen heute längst nicht mehr nur Steuerberater und Wirtschaftsprüfer DATEV. Rund 40 Prozent der angebotenen Lösungen richten sich unmittelbar an Unternehmen. Dazu gehört das klassische Rechnungswesen ebenso wie die Anlagenbuchführung. Und wie läuft das genau ab?

Es war einmal … die Anfangszeit der digitalen Datenverarbeitung

In den ersten Jahren nach der Gründung übernahm die DATEV die Erfassung der von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern eingehenden Daten noch auf Lochkarten vor Ort in den Kanzleien – die damals vorherrschende Art und Weise der Datenverarbeitung. Die Lochkarten oder -streifen wurden anschließend im zentralen Rechenzentrum der DATEV eingelesen und ausgewertet. Die Ergebnisse gelangten auf dem Postweg zurück in die Kanzleien.

Vielfältige Lösungen für Branchen und Betriebe

Dieser Prozess läuft heute zunehmend digital ab. Beispiel Buchführung: Unternehmen digitalisieren dafür sämtliche Belege, die noch in Papierform vorliegen, und senden sie über Cloudlösungen aus dem Hause DATEV via Internet an den Steuerberater. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorhanden sind, können über einen Mail-Upload übertragen werden. Die gesammelten Daten gelangen in die DATEV-Software, womit sie zugleich revisionssicher archiviert werden und zu jeder Zeit abrufbar sind.

Auf Basis der digitalisierten Belege lassen sich durch die Steuerberatung etwa Umsätze prüfen, Zahlungen anweisen und Löhne freigeben. Möchten Sie diese Jobs lieber inhouse erledigen, bietet die Genossenschaft entsprechende Möglichkeiten an – zum Beispiel in Form einer Lösung für das Rechnungswesen im Mittelstand. Die Software verknüpft die Finanzbuchhaltung mit weiteren Programmen, etwa für den Zahlungsverkehr, die Dokumentenablage oder das Auftragswesen. So versetzt DATEV Unternehmen in die Lage, ihre buchhalterischen Prozesse vollständig zu digitalisieren und damit wesentlich zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Anbindung und Integration von DATEV an compleet

Wie kommen die Daten von Ihren internen Systemen zu DATEV? Beim DATEV-Export handelt es sich um eine Schnittstelle, über die Sie Daten, etwa von einer compleet-Lösung, in das DATEV-Programm übertragen. So gelangen alle relevanten Informationen lückenlos und in Echtzeit zum Steuerberatungsunternehmen oder zum Wirtschaftsprüfer. Dieser hat folglich jederzeit einen Überblick über Ihre Finanzen und ist nicht zuletzt auch in der Lage, Sie gezielter zu unterstützen und zu beraten. Gut zu wissen: Die Anbindung von compleet an DATEV gelingt mit wenigen Klicks und ohne IT-Vorkenntnisse.                               

Vorteile von DATEV für Rechnungswesen und Buchhaltung

Eine ordnungsgemäße, rechtssichere Buchführung gehört zu den Geschäftsprozessen dazu. Unternehmen sind per Gesetz dazu verpflichtet, sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge lückenlos, systematisch zu erfassen. Davon ausgehend wird die Buchführung erstellt – und stimmt diese nicht, können die Folgen im Falle einer Betriebsprüfung erheblich sein. An die entsprechende Software werden somit hohe Ansprüche gestellt. Sie sollte der Größe und der Branche des Unternehmens entsprechen, datenschutzrechtliche Bestimmungen erfüllen und eine revisionssichere Archivierung erlauben. Dazu kommt eine einfache Übertragbarkeit der Daten.

Die DATEV hat sich im Laufe ihres Bestehens zu einem nahezu unverzichtbaren Partner für die Finanzbuchhaltung entwickelt. Nicht zuletzt tragen dazu die zahlreichen Schnittstellen zu internen Programmen wie HR-Software bei. So unterstützt DATEV Sie bei einem unterbrechungsfreien HR-Prozess vom Recruiting bis zur Lohnbuchhaltung. Einfach bedienbare Cloudlösungen vereinfachen die Nutzung der DATEV-Lösungen wesentlich.

Fazit – DATEV als Basis für erfolgreiche kaufmännische Prozesse

Aktenordner und Papierberge gehören mit Nutzung von DATEV der Vergangenheit an. Sie übertragen alle relevanten Daten über eine integrierbare Schnittstelle digital an den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, der sie mithilfe von DATEV weiterverarbeitet und rechtssicher archiviert. Betriebe, die ihre Lohnabrechnung im eigenen Haus vornehmen, setzen auf eine der zahlreichen Unternehmenslösungen der Nürnberger Organisation. So verbinden Sie alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben in Ihrem Betrieb zu einem nahtlosen digitalen Prozess – und der Jahresabschluss wird zum Kinderspiel.