Wie wähle ich das richtige Vendor Management System aus?

Erinnern Sie sich noch, wie das war, oder erleben Sie es noch hautnah? Morgen muss ein Projekt unbedingt fertig werden und zwei Mitarbeiter fallen aus. Was machen Sie? Sie drücken den Alarmknopf: Sie rufen Ihre Personaldienstleister an, Sie durchforsten Ordner, jonglieren Excel-Listen, schreiben Anforderungen zusammen, senden diese per E-Mail, erhalten keine Antwort, Sie rufen nochmal an.
Man versichert Ihnen, dass heute noch eine Stellenanzeige herausgeht, mit Rücklauf wird in einer Woche gerechnet. Kostet XY. Uh, Glück gehabt, jemand kannte zum Glück noch jemanden, der jemanden kennt, der morgen anfangen könnte. Jetzt müssen Verträge gedruckt, unterzeichnet und versendet werden. Dann unterzeichnen, wieder zurück … Sie fühlen sich machtlos, Ihr Arbeitstag ist futsch, Sie können das Projekt nicht rechtzeitig abschließen und dann haben Sie noch das Risiko, etwas falsch gemacht zu haben und dafür zu haften. Denn das Gesetz für Fremdpersonal regelt alles ganz genau und Unachtsamkeit kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Umso besser, dass im Bereich Human Resource immer mehr Prozesse automatisiert und damit in Echtzeit abbildbar sind. Diese verschaffen Ihnen Rechtssicherheit und einen Vorsprung am Markt.

Was sollte ein gutes Vendor Management System können?

Ein Vendor Management System (VMS) bietet volle Transparenz über Personaldienstleister und die eingesetzten Zeitarbeiter, vereinfacht Prozesse von der Einsatzplanung über Bestellprozesse bis hin zur Abrechnung und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in allen Bereichen.

Viele Systeme setzen bereits auf schnelle Stellenbesetzung, Zeitarbeiterpool, Fristenüberwachung, Preiskalkulationen (Equal Pay, etc.), Lieferantenmanagement, Einsatzverwaltung, Compliance-Monitor, Reporting sowie automatisierte Rechnungsprüfung. Bei all diesen Lösungen beeinflusst der Automatisierungsgrad wiederkehrender Prozesse ganz erheblich die Zeitersparnis. Ein Compliance-Monitor prüft z. B. automatisch und permanent Status und dient so als Frühwarnsystem, um Haftungsrisiken zu vermeiden. Mitunter stellt die qualifizierte digitale Signatur einen der einfachsten wie schnellsten Mehrwerte dar, denn aufgrund des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes müssen Verträge schriftlich signiert werden. Die Software hilft, diesen Punkt ohne analoge und postalische Umwege zu erledigen.

Jedes sinnvolle VMS sollte als hoch intuitive und hochverfügbare Weblösung konzipiert sein, sodass Sie schon von Anfang an profitieren können und sich nicht lange einarbeiten müssen. Ein gutes VMS lässt sich dank Schnittstellen leicht an Ihre bestehende Softwareumgebung andocken.

Nach welchen Kriterien sollte ich mein VMS aussuchen?

Prüfen Sie vorab grundlegende Fragen:

• Welche Funktionen und Module hat das VMS?
• Bietet das System Rechtssicherheit gemäß lokalen Gesetzgebungen?
• Welche Vertragsformen werden abgedeckt?
• Wie hoch sind die Kosten?
• Wie lange ist die Einführungszeit?
• Wie hoch ist die Akzeptanz bei den Anwendern und Personaldienstleistern?
• Ist der Anbieter am Markt etabliert?
• Wie gut ist der Service des Anbieters?
• Ist die Lösung cloudfähig?
• Kann die Lösung in bestehende IT-Landschaften integriert werden und gibt es Schnittstellen?
• Wie steht es um die Datensicherheit?
• Was passiert mit meinen Daten, wenn ich sie mal in ein anderes System migrieren möchte?
• Können meine Bedürfnisse bei der Digitalisierung der Prozesse erfüllt werden?

Wann kommt ein VMS für mein Unternehmen in Frage? 

Grundsätzlich wird Unternehmern mit einer Anzahl ab 30-50 Zeitarbeitnehmern eine solche Software nahegelegt, oder einfach überall da, wo Sie das Gefühl haben, mit Office-Programmen, Telefon und E-Mail den Überblick zu verlieren, oder an Effizienzgrenzen stoßen. Generell gilt es proprietäre Systeme zu vermeiden, die nur in ihrem eigenen Kosmos bleiben und keine Schnittstellen zu anderen Systemen zulassen.

Unterstützung für Master Vendoren

Hat ein Kunde mehrere Personaldienstleister, die ihn beliefern, bedarf es Koordination vermehrter Prozesse. Hier kommt ein Master Vendor (MV) oder Managed Service Provider (MSP) ins Spiel, der genau diese Schnittstelle bedient. Er kümmert sich als Hauptlieferant um die Personalbeschaffung und dient als Ansprechpartner für alle Zeitarbeitsunternehmen. Sie sparen sich die Arbeit und er wird für Sie zu einem wichtigen strategischen Partner. Dabei bleiben alle Prozesse für Sie komplett und jederzeit transparent. In Echtzeit.

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Autor: Alexander Sadek

Diplom-Ingenieur & Director Workforce Cloud compleet GmbH

Quellenangabe: MBI Martin Brückner Infosource GmbH & CO. KG, Fachzeitschrift "Einkäufer im Markt", Ausgabe 02.05.2022