Herausforderungen und Lösungen im Compliance-Management

Definition Compliance im Personalwesen

Sprechen Mitarbeiter von Compliance, betrifft dieses Thema vor allem die HR. Compliance definiert sich in der Einhaltung regulatorischer Standards, gesetzlicher Bestimmungen und ethischer Grundlagen.

Die Personalabteilung übernimmt in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung eine Schlüsselrolle. Beide entwickeln ein Compliance-Programm und somit die Basis einer ethischen Firmenkultur. Der enge Austausch zwischen Geschäftsführung, HR und Compliance-Abteilung schafft ein wertschätzendes Fundament in unterschiedlichen Verhaltensbereichen. Das Compliance Management sorgt für die gemeinschaftliche Erstellung von Compliance-Richtlinien, die Errichtung einer Compliance-Kultur, das Einführen eines Verhaltenskodex, Wahrung von Vorbildfunktionen sowie ein gezieltes Konsequenzen- und Sanktionsmanagement bei Verstößen.

Compliance Management in Unternehmen

Zu Beginn jedes erfolgreichen Compliance-Regelwerks stehen die Wertsäulen des Unternehmens. Diese festzulegen, zu leben und zu kommunizieren, ist Aufgabe der Geschäftsführung. Dazu zählt nicht nur der Erfolg, sondern auch der Umgang mit Fehlern oder Verstößen. Besteht im Betrieb eine Vertrauenskultur, fühlen sich Mitarbeiter sicher, um eigenes Fehlverhalten offen zuzugeben. Anschließend besteht die Möglichkeit, daraus zu lernen und Diversität zu fördern. Richtiges Verhalten ist die beste Voraussetzung für eine erfolgreiche Compliance-Arbeit.

Was regelt Compliance? Aufgaben und Funktion

Damit eine gute Compliance-Kultur in einem Unternehmen etabliert werden kann, übernimmt zwar die Geschäftsführung eine wesentliche Rolle, doch die eigentlichen Erfolgsfaktoren werden von den Führungs- und Fachkräften gebildet. Sie leben die jeweilige Kultur vor und sorgen im direkten Gespräch für das Weitergeben der gewünschten Werte. Um dieses Ziel auf allen Personalebenen zu erreichen, organisieren HR-Abteilungen Workshops, Trainings und Weiterbildungsmaßnahmen. Compliance regelt den fairen Umgang miteinander, achtet auf Regeln und die Einhaltung bestimmter Verhaltensrichtlinien. Im Gegenzug dazu entscheiden alle im Unternehmen befindliche Führungskräfte und Mitarbeiter darüber, ob unrechtes Verhalten toleriert wird. Steigt diese Wahrnehmung, erhöht sich mit großer Wahrscheinlichkeit das unethische Verhalten. Compliance-Regeln müssen daher verbindlich aufgestellt sein und nachvollziehbar wirken. Wer die Möglichkeit hat, Fehler zuzugeben und daraus zu lernen, bekommt die Chance, sich fachlich als auch persönlich weiterzuentwickeln.

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Aufgaben und Funktion

In Unternehmen hat eine Compliance-Kultur die Verantwortung, für alle Abläufe und Prozesse eine zuvor definiert Rechtskonformität zu gewährleisten. Der gesamte Betrieb folgt diesen innerbetrieblichen Standards und sorgt für ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Diversität und etabliert einen verantwortungsbewussten Umgang mit Fehlern. Compliance folgt internationalen Gesetzen und nationalen Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Dabei achtet die HR auf Vorgaben des öffentlichen und privaten Rechts sowie des Strafrechts. Neben den zahlreichen kulturellen Aspekten einer soliden Compliance-Arbeit muss sich die HR mit vielen Risiken in den eigenen Reihen konfrontieren. So definiert der Compliance-Katalog beispielsweise, was passiert, wenn sich ein Mitarbeiter bestechen lässt oder wie Prozess zu gestalten sind, damit diese fair und transparent erscheinen. Personalabteilungen benötigen daher nicht nur die passenden Antworten auf Compliance-Fragen, sie müssen diese notwendigen Prozesse auch installieren und unethisches Verhalten idealerweise bereits im Vorfeld verhindern.

Welche Maßnahmen stehen zur Verfügung?

Damit sich Compliance-Arbeit an festen Parametern orientieren kann, trägt eine anonyme Hinweisgeberdatenbank dazu bei, dass Mitarbeiter sich trauen, Verstöße zu melden. Dieses hohe Maß an Anonymität sorgt für eine schnellere Offenlegung von Verfehlungen, die sich aufklären und beheben lassen, bevor es zum rechtlichen Verstoß gegen Richtlinien und Gesetze kommt. Ethische Dilemmata anonymisiert zu besprechen, soll Mitarbeiter ermutigen, problematische Situationen rechtzeitig zu melden und einer risikoreichen, negativen Entwicklung vorzubeugen.

Compliance Officer

Ob KMU oder großes Unternehmen – der Compliance Officer übernimmt in allen betrieblichen Umfängen die Verantwortung rechtskonformer Geschäftsabläufe und Prozesse. Er ist dafür zuständig, dass im Unternehmensalltag alle innerbetrieblichen Standards und geltende Gesetze eingehalten werden. Ohne die genaue Arbeit des Compliance Officers laufen Firmen Gefahr, ungewollt gegen Richtlinien zu verstoßen und setzen sich damit einem hohen Risiko aus.

Die Wichtigkeit von Compliance

Compliance dient primär dem Ziel, das Risikopotenzial für ein Unternehmen zu minimieren oder vollständig abzuwenden. Verstöße von Mitarbeitern können für den Betrieb weitreichende Folgen haben und letztlich auch der Reputation schaden. Verhalten sich Mitarbeiter nicht rechtskonform, droht bei Vergehen eine Geld- oder Freiheitsstrafe, aber auch arbeitsrechtliche Maßnahmen wie eine Kündigung. Ehe sich Unternehmen zu diesem Schritt entscheiden, steht die Risikoprävention im Fokus. Compliance gilt somit als ideales Instrument der Risikovorsorge, die vom Mittelstand bis zum Konzern Beachtung findet. Entscheiden sich Compliance Officer gemeinsam mit den Führungskräften für bestimmte Compliance-Strukturen, sollen diese vor drohenden Gefahren schützen. Unlauterer Wettbewerb, Korruptionsstraftaten, Vergabevorschriften, Datenschutz oder ein Verstoß gegen Umweltstandards sind nur ein paar Risiken, die Unternehmen vermeiden möchten.

Wer kümmert sich um die Einhaltung der definierten Maßnahmen?

Parallel zu internen Prozessen übernimmt ein Compliance Officer die Verantwortung, dass sich Unternehmen im Zuge ihrer Aktivitäten stets gemäß geltender Datenschutzverordnungen verhalten. Die GDPR (General Data Protection Regulation) definiert den rechtlichen Rahmen innerhalb der EU, wie personenbezogene Daten verarbeitet, gesammelt und gespeichert werden dürfen. Auch in diesen Fällen übernehmen Compliance-Strukturen die Verantwortung, rechtskonform zu agieren. Darüber hinaus spielt die HR eine wichtige Rolle bei der Schaffung eines Arbeitsumfeldes, das bestimmten Wertevorstellungen und Verhaltensvorgaben entspricht. Dieser Umgang mit Personalfragen sorgt für eine Prägung der Arbeitnehmer zu Redlichkeit, Ehrlichkeit und Fehlerreflexion.

Fazit

Personalabteilungen leisten einen wertvollen Beitrag für die Compliance-Struktur und sind eng mit der Durchführung des Konsequenz- und Sanktionsmanagements verbunden. Neben der Einführung eines Verhaltenskodex sorgt die HR für die Etablierung einer Compliance-Kultur, die Mitarbeiter dabei unterstützen soll, sich in jeder Situation redlich als auch regelkonform zu verhalten. Zur Vermeidung von Compliance-Risiken sind Führungskräfte, Personalabteilung und Geschäftsleitung gleichermaßen gefordert.

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