Bewerbungsprozess – Do`s and Don'ts

Bewerbungsprozess Ablauf – wie funktioniert die perfekte Bewerbung?

Anschreiben mit Foto, Lebenslauf, Zeugnisse: Was viele Jahre zum ultimativen Bewerbungsprozess zur Auswahl neuer Mitarbeiter gehörte, ist heute eine von vielen Optionen. Die eine richtige Art der Bewerbung gibt es nicht mehr. Unternehmen und Kandidaten für den neuen Job können sich auf unterschiedliche Weise präsentieren. In jedem Fall sollte die Bewerbung zur Firma passen – und das gilt für beide Seiten. Ob Sie den Bewerbungsprozess digital oder analog anstoßen, mobil oder auf klassischem Weg, einige Schritte sind obligatorisch: 

• die Stellenausschreibung
• die Sichtung der Bewerbungen
• die Auswahl potenzieller neuer Mitarbeiter
• ein persönliches Gespräch
• die Zusage und der anschließende Onboarding-Prozess
  
  

Fassen Sie sich kurz: die optimale Stellenanzeige

Der Weg zum perfekten Kandidaten führt in der Regel über eine Stellenanzeige. Sie sollten diese so formulieren, dass sie die passenden Bewerber anspricht: Stellen Sie die gesuchten Qualifikationen heraus, präsentieren Sie Ihr Unternehmen in Kurzform und vergessen Sie nicht, die Benefits für die zukünftigen Mitarbeiter vorzustellen. In der Stellenanzeige sollte außerdem vermerkt sein, wie Sie sich die Bewerbung vorstellen. Genügt eine Kurzbewerbung, erwarten Sie Arbeitsproben, wird der Bewerbungsprozess digital ablaufen oder sollen die Unterlagen in Schriftform eintreffen? Machen Sie es den Bewerbern einfach – schließlich möchten Sie die besten Köpfe ansprechen und keine Hürden einbauen.
Das Motto „so einfach wie möglich“ gilt auch für die Darstellung. Fassen Sie die Informationen in übersichtliche Stichpunkte zusammen, die auf einen Blick zu erfassen sind.

Wichtig: Der erste Kontakt erfolgt heute in vielen Fällen über ein Bewerbungsformular. Werfen Sie vor Onlineschalten der Anzeige unbedingt noch einmal einen Blick darauf und prüfen, ob es auf dem aktuellen Stand ist. Die Eingabe sollte für den Bewerber so einfach wie möglich sein. Technische oder andere Hürden schrecken ab – und im schlimmsten Fall bewirbt sich ein aussichtsreicher Kandidat beim Mitbewerber.

Mit einem Klick zum Traumjob 

Im Idealfall bieten Sie eine One-Click-Bewerbung an. Dabei können die Kandidaten ihre Informationen automatisch zum Beispiel aus ihrem Social-Media-Account oder Businessportalen wie XING und LinkedIn einfließen lassen. Das reduziert den Aufwand erheblich. Ihr Formular sollte außerdem für die mobile Nutzung optimiert sein. Viele Anwärter auf den Job nutzen privat ausschließlich Smartphone und / oder Tablet und Sie möchten schließlich auch diese Zielgruppe ansprechen

Nicht vergessen: Verschicken Sie unbedingt eine Eingangsbestätigung. Das funktioniert mit automatisierten Nachrichten ohne Aufwand.

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Welche Unterlagen sind heute üblich?

Die klassische Bewerbung hat sich verändert. Viele Personaler legen heute keinen Wert mehr auf ein Anschreiben. Tatsächlich verrät das Begleitschreiben selten etwas, das Sie nicht bereits aus dem Lebenslauf oder durch Arbeitsproben erfahren. Ob es auf der persönlichen Ebene passt, finden Sie im Gespräch heraus. Ein Anschreiben ist damit in vielen Fällen obsolet und darauf zu verzichten, spart auf beiden Seiten Zeit. Doch Achtung: Legen Sie keinen Wert auf ein Anschreiben, vermerken Sie das in der Stellenanzeige. Viele Bewerber gehen davon aus, dass es erwartet wird.

Auch ein Foto ist heute nicht mehr zwingend. In vielen Bewerbungsformularen lässt sich erst gar kein Bild hochladen und eine rechtliche Pflicht existiert nicht. In vielen Ländern ist es sogar verpönt, ebenso wie die Angaben zum Familienstand, Geschlecht und Alter. Das gilt beispielsweise für die USA. Interessant sind dagegen alle Unterlagen, die den Ausbildungsweg, Hard und Soft Skills des Kandidaten transportieren:

• Lebenslauf
• Arbeitsproben
• Empfehlungsschreiben oder andere Referenzen
• Zeugnisse

Das sollte nach dem Eingang der Bewerbung passieren

Schritt zwei im Bewerbungsprozess ist die Auswahl der Kandidaten für ein persönliches Gespräch. Denken Sie hier nicht nur an die aktuell offene Stelle, sondern auch an die Zukunft. High Potentials, die für die Vakanz (noch) nicht passen, sollten Sie in Ihren Talentpool aufnehmen. Teilen Sie das dem Bewerber unbedingt zeitnah mit: Transparenz stärkt das Vertrauen in Sie als Arbeitgeber. 

Nach der ersten Sichtung ist es Zeit für Gespräche. Um sich und den Bewerbern Zeit sowie Aufwand zu sparen, haben sich Telefon- und Videointerviews für den Erstkontakt durchgesetzt. So erhalten Sie ein erstes persönliches Bild vom potenziellen neuen Mitarbeiter. Auch das Zweitgespräch findet heute oftmals digital statt. Das ist auch im Rahmen von Gruppen-Calls möglich, etwa um zu testen, ob die Kommunikation mit dem Team stimmt.

Willkommen an Bord: Onboarding für Profis

Haben Sie Ihren Wunschmitarbeiter ins Boot geholt, geht der Bewerbungsprozess mit einem durchdachten Onboarding weiter. Dazu gehört es, dem Neuen bereits vor seinem ersten Tag Daten, Fakten und Unterlagen zum Unternehmen zukommen zu lassen. Am ersten Arbeitstag sollten alle Kollegen informiert, die IT bereit und im Idealfall ein Mentor für die Einarbeitung verfügbar sein. Beim Onboarding gilt: Je sorgfältiger Sie diesen Prozess planen, desto besser fühlt sich der Mitarbeiter willkommen. Durch eine durchdachte Einarbeitung bringt er außerdem schneller einen Benefit für die Firma.

Auf die Branche kommt es an

Obwohl der Bewerbungsprozess sich digital abspielt – jedenfalls in der überwiegenden Mehrheit – bedeutet das nicht, dass die klassischen Unterlagen völlig aus der Mode gekommen sind. In einigen Branchen kommen sie weiterhin gut an. Das gilt zum Beispiel für viele Anwalts- und Steuerberatungskanzleien, Versicherungen und Banken. In Tech-Unternehmen, Beratungen, im IT-Sektor, in der Werbung und im Marketing ist dagegen ein frischer Wind gefragt. Hier dürfen Sie kreative digitale Mappen, Kurz- oder Videobewerbungen erwarten.

Tipp: Sagen Sie, was Sie wollen. In der Stellenanzeige sollten Sie unbedingt deutlich machen, welche Art der Bewerbung eingehen soll. Entscheidend ist auch der Ton, den Sie im Text einschlagen. Duzen und eine lockere Sprache lässt erkennen, dass es bei Ihnen eher informell zugeht und zieht Bewerber an, die genau das schätzen. Ein formelles Gesuch spricht dagegen in der Regel konservative Kandidaten an.

Fazit – der perfekte Bewerbungsprozess für die Auswahl der besten Köpfe

Der Bewerbungsprozess ist flexibler geworden. Die Möglichkeiten, sich über mobile Formulare, Social Media und Business-Portale wie XING und LinkedIn zu bewerben, sind heute in immer mehr Branchen üblich. Auf ein Anschreiben und ein Foto verzichten viele Unternehmen dagegen und fahren damit gut. Kurzbewerbungen und der Fokus auf die wirklich wichtigen Angaben vereinfachen den Prozess. Und vergessen Sie nicht: Der Bewerbungsprozess ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Gelingt er, spricht sich das herum und zieht interessante Kandidaten an.

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