Tipps und Vorlagen: So sichern Sie sich finanziell ab

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Ob Beschäftigte selbst kündigen oder das Unternehmen das Arbeitsverhältnis beendet: Sofern Mitarbeiter nicht unmittelbar einer neuen Beschäftigung nachgehen, beantragen die meisten Arbeitslosengeld I, mitunter auch Grundsicherung. Die Höhe der Zahlungen richtet sich unter anderem nach dem Durchschnittsbruttogehalt der vergangenen zwölf Monate. Darüber hinaus haben nur diejenigen Angestellten Anspruch auf die Versicherungsleistung, wenn sie in den 30 Monaten vor Bezugsbeginn mindestens zwölf Monate lang einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nachgegangen sind.

Diese und weitere Angaben belegen gekündigte Mitarbeiter durch die Arbeitsbescheinigung. Die Agentur für Arbeit berechnet anhand des Belegs, ob und in welcher Höhe Anspruch auf Arbeitslosengeld besteht. Das Formular ist somit für den Bezug von Geldern zentral. Es ist vom Unternehmen auszufüllen und an die Agentur für Arbeit zu senden.

Gut zu wissen: Es gibt zwei verschiedene Arbeitsbescheinigungen. Sie variieren inhaltlich zwar nur gering, für die Vorsprache bei der Agentur für Arbeit ist es jedoch wichtig, das korrekte Formular vorzulegen.

Für einen Antrag auf Grundsicherung – im Volksmund als Hartz IV bekannt – benötigen (ehemalige) Beschäftige die Arbeitsbescheinigung nach SGB II § 57. Grundsicherung können Mitarbeiter beantragen, die weniger als die notwendigen zwölf Monate tätig waren oder aus anderen Gründen keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben.

Das reguläre Arbeitslosengeld I lässt sich mit der Arbeitsbescheinigung nach SGB III § 312 beantragen. Es wird zwölf Monate ausgezahlt, ältere Arbeitnehmer haben 18 Monate Anspruch auf die Versicherungsleistung.

Welche Angaben umfasst die Arbeitsbescheinigung?

Die Bescheinigung zur Vorlage beim Arbeitsamt füllen Sie als Unternehmen beziehungsweise Personalabteilung aus. Dabei sind die folgenden Informationen bereitzuhalten:

• Angaben zum Betrieb wie Anschrift und Unternehmensform
• persönliche Daten des Arbeitnehmers
• letzte Vertragsform
• Art und Stundenanzahl der letzten Tätigkeit
• Höhe des Arbeitslohns sowie weiterer Vergütungen wie Sonderzahlungen oder Abfindungen
• Grund der Kündigung

Darüber hinaus ist festzuhalten, ob der Mitarbeiter einer sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit nachgegangen ist.

Unser einzigartiges Kommunikationstool –
Mit compleet recruiting lassen Sie Kommunikationsbarrieren hinter sich!

Wie versende ich die Arbeitsbescheinigung?

Wichtig: Das Formular ist nicht zwingend in Papierform einzureichen. Sie können es auf den Seiten des Arbeitsamts herunterladen, ausdrucken, ausfüllen und postalisch an die zuständige Stelle senden. Alternativ übermitteln Sie es vollständig digital. Viele Buchhaltungsprogramme verfügen bereits über entsprechende Schnittstellen. Ist das in Ihrem Unternehmen nicht der Fall, können Sie auch ein offizielles, gesichertes Übertragungsportal nutzen. Dabei handelt es sich um eine zertifizierte Ausfüllhilfe-Software, über die sich auch sensible Daten wie Beitragsnachweise oder eben Arbeitsbescheinigungen sicher und datenschutzkonform übermitteln lassen.

Tipp: Sie können ein Muster der Arbeitsbescheinigung von der Agentur für Arbeit nutzen und dieses herunterladen.

Was sollten Unternehmen hinsichtlich des Datenschutzes beachten?

Die Arbeitsbescheinigung enthält eine Reihe von sensiblen, persönlichen Daten. Entscheiden Sie sich für die digitale Übermittlung, sind daher datenschutzrechtliche Vorschriften einzuhalten:

Die elektronische Übertragung muss über geprüfte Verfahren erfolgen. Nutzen Sie eine zertifizierte Buchhaltungssoftware, sind Sie auf der sicheren Seite. Das gilt auch für den Versand über das offizielle, gesicherte Portal.

Rückmeldungen wie Eingangsbestätigungen oder Rückfragen dürfen seitens der Agentur für Arbeit ebenfalls ausschließlich über offizielle, gesicherte Verbindungen erfolgen.

Es ist nicht zulässig, die Arbeitsbescheinigung etwa über E-Mail oder Cloud-Dienste als ausgefüllte PDF-Datei zu versenden.

Welche Pflichten haben Unternehmen bezüglich der Arbeitsbescheinigung?

Gekündigte Mitarbeiter müssen sich schnellstmöglich bei der Agentur für Arbeit melden. Andernfalls droht eine Sperre und somit eine vorübergehende Kürzung der Bezüge. Spätestens drei Monate vor dem vertraglichen Ende der Beschäftigung, bei einer kürzeren Frist innerhalb von drei Tagen nach Bekanntwerden der Kündigung, muss das Amt davon in Kenntnis gesetzt werden. Die Arbeitsbescheinigung ist bei der Erstmeldung allerdings nicht vorzulegen. Es gibt seitens des Gesetzgebers keine konkrete Frist für die Vorlage – wohl aber in den meisten Fällen vom Arbeitsamt. In der Regel beträgt sie maximal vier Wochen.

Eine Frist geben oftmals auch die Arbeitnehmer vor – schließlich benötigen Sie das Schreiben, um in der Arbeitslosigkeit finanziell abgesichert zu sein. Verweigern Betriebe die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung, drohen Bußgelder von bis zu 2.000 Euro. Darüber hinaus haben auch ehemalige Mitarbeiter aufgrund einer fehlenden Bescheinigung für das Arbeitsamt die Möglichkeit einer Klage. Um sich Turbulenzen wie diese zu ersparen, ist es ratsam, das Formular zeitnah auszufüllen.

Gut zu wissen: Arbeitnehmer haben durch das fehlende Dokument prinzipiell keine Nachteile. Sie haben dennoch Anspruch auf Arbeitslosengeld. In der Praxis gestaltet sich die Sache allerdings häufig komplex. Die Höhe der Bezüge ermittelt das Arbeitsamt vorläufig, sodass die Zahlungen niedriger ausfallen können als der Anspruch. Dazu kommt, dass die Entscheidung über die Auszahlung der Gelder wesentlich länger dauern kann.

Welche Folgen können fehlerhafte Angaben in der Arbeitsbescheinigung haben?

Ob sich versehentlich ein Fauxpas eingeschlichen hat oder Angaben nicht vorlagen: Fehler in der Arbeitsbescheinigung lassen sich unkompliziert korrigieren. Ist das Dokument bereits beim zuständigen Amt eingegangen, genügt meist eine formlose Nachricht. Üblicherweise fordern die Sachbearbeiter in diesem Fall zusätzliche Unterlagen an. Es ist nicht notwendig, das Formular erneut auszufüllen und zu übermitteln. Mit rechtlichen Konsequenzen ist bei versehentlichen fehlerhaften Angaben nicht zu rechnen.

Fazit: Arbeitsbescheinigung – kleiner Aufwand, große Wirkung

Das Ausfüllen der Arbeitsbescheinigung nimmt üblicherweise nicht viel Zeit in Anspruch: Die erforderlichen Daten liegen der HR-Abteilung in der Regel vor, zudem stellt die Agentur für Arbeit eine Ausfüllhilfe zur Verfügung. Das Dokument zeitnah auszufüllen, ist für den Arbeitnehmer oftmals existenzentscheidend und bewahrt auch das Unternehmen vor Regressforderungen und Bußgeldern.

Sie möchten Ihre HR-Prozesse optimieren und haben Fragen? Dann kommen Sie auf uns zu!