Orizon GmbH
Erfolgsgeschichte

Orizon setzt auf das compleet Gesamtpaket

Durch das hohe Maß an Transparenz über die gesamte Prozesskette wird unser kontinuierlicher Verbesserungsprozess unterstützt. Dadurch können geeignete Maßnahmen abgeleitet und zielgerichtet umgesetzt werden. Unsere Ansprechpartner bei compleet unterstützen uns jederzeit beratend um die besten Lösungen zur Projektumsetzung zu finden. Bei auftretenden Problemen gibt es eine schnelle und unkomplizierte Hilfestellung und Lösung. Aufgrund unserer positiven Erfahrung in der Zusammenarbeit und dem damit verbundenen Mehrwert werden wir unsere Zusammenarbeit mit compleet weiter ausbauen.“ So Marion Sallinger, Teammanagerin Tender/Sales Support und Verantwortliche bei der Einführung der compleet Lösung und Herr Jan Pollex, Prozess & Implementation Manager der Orizon GmbH.

Wann wurde das Projekt mit der compleet GmbH gestartet? / Seit wann ist die Lösung im Einsatz?   

Seit Anfang 2020 begannen die Vertragsverhandlungen mit compleet, denn für ein ganz klassisches Master Vendor Projekt war eine Vendor-Management-Software von Nöten. Orizon hat viele Systeme im Vorfeld verglichen, aber die Präferenz war immer die compleet Lösung. Go Life war der 01.03.2021. Damit startete das erste Master Vendor Management Projekt. Dieses Jahr im Juni 2022 wird das fünfte Master Vendor Management Projekt begonnen.

Welche Anforderungen hatten Sie an das Projekt mit der Einführung der compleet-Lösung?

Zeit, Kapazitäten und Ressourcen sparen! Orizon kennt aber auch die Sicht aus der anderen Perspektive - aus der Sicht eines Dienstleisters -. Wenn der Master Vendor lange auf Antworten seiner abgesendeten Mails wartet und E-Mailrückantworten lange brauchen. Dementsprechend war die Transparenz die größte Anforderung an das Projekt. Zudem sollten alle Partner zum gleichen Zeitpunkt Anfragen für Kandidaten erhalten, niemand benachteiligt und vertragliche Regelungen vom Unternehmen erfüllt werden! Mithilfe des Zeitstempels können umfangreiche Informationen eingesehen/nachvollzogen werden, sogar wann jeder Co-Partner Anfragen, Auswertungen oder Perfomance-Bewertungen gelesen hat oder eben nicht. Dies ist für alle Beteiligten in kurzer Zeit transparent darstellbar, ohne dass es ein persönliches Gefühl ist, sondern rein objektiv darstellbar, wie im System gearbeitet wird.

Wichtig war weiterhin, das Thema Dokumentenaustausch über das System, so dass nichts mehr manuell per E-Mail verschickt wird, sondern softwaregestützt über das System. Auch die digitale Signatur war sehr von Vorteil, so dass so wenig wie nötig, analog auf Papier ausgetauscht werden muss. Ein klarer Vorteil ist auch die Rechnungsvorschau und am Ende das Gutschriftverfahren.
„Deshalb haben wir uns für die compleet Lösung entschieden. Letztlich auch wegen der guten und einfachen Bedienbarkeit der SaaS-Lösung und dem Preisleistungsverhältnis.“ So Marion Sallinger, Teammanager Tender/Sales Support und Verantwortliche bei der Einführung der compleet-Lösung.

Wie viele Menschen arbeiten mit der compleet Lösung?

Auf der Master-Vendor-Seite mit fünf Kunden und mit Frau Sallinger etwa 15 Personen. Auf der Dienstleister-Seite alle 100 Niederlassungen mit den Mitarbeitern und Administratoren. Genau diese Zweiteilung hat Orizon sensibilisiert, sehr genau und gewissenhaft mit dem compleet VMS zu arbeiten, um stets die Transparenz gegenüber allen Partnern zu sichern und einzusetzen.

Welche Hürden und Stolpersteine gab es und wie wurden diese gelöst?

Ganz wichtig ist die Kommunikation mit den Kunden. Die Fachbereiche müssen unbedingt mit einbezogen werden, wenn Sie mit dem System arbeiten sollen, um beispielsweise Anfragen einzustellen oder ähnliches. Alle müssen früh an Board geholt werden und Schulungen erhalten. So dass sich alle an Prozesse halten. Wenn sich Kunden nicht an Prozesse halten und dann doch das Telefon benutzen und den einen Klick im System nicht gemacht haben und ein Mitarbeiter immer noch als Bewerber geführt wird, obwohl er dies nicht mehr ist, ist es schwierig. Aber ein System ist eben immer nur so gut, wie es auch bedient und gepflegt wird. Alle Beteiligten müssen sich an die festgelegten Prozesse halten. Das erhöht auch die Zufriedenheit der Anwender mit dem Software-System. Also die größte Hürde ist die Kommunikation in alle Richtungen, an die User, an die Berechtigten und an die Kunden.

Auch das Zeitwirtschaftssystem der compleet Lösung überzeugt Orizon

Ein reines Zeiterfassungssystem war für Orizon nicht gewünscht, sondern ein Zeitwirtschaftssystem. Auch hier haben sich die Verantwortlichen ausgiebig informiert und Angebote verglichen. Die Anforderungen der Kunden sind nämlich vielfältig. Sei es im Bereich Master Vendor, im Bereich MSP oder mit der Projekt GmbH für Outsourcing Projekte. Hierbei stehen vor allem die Reporting-Möglichkeiten im Fokus. Was Herrn Jan Pollex, Prozess & Implementation Manager der Orizon GmbH, besonders gefällt ist die Zubuchbarkeit der Komponenten, um für die verschiedenen Projekte bestimmte Kombinationen wählen zu können. Der ausschlaggebende Punkt für compleet war auch hier das Preis-Leistung-Verhältnis. Ziel war es immer eine Kombination aus Vendor Management System, Zeitwirtschaft und anderen randgelagerten Tools aus einer Hand zu bekommen, die Systeme über Schnittstellen zu nutzen und mit möglichst geringem Programmierungsaufwand reibungslos einzusetzen. Herr Pollex führt weiter aus, dass sich daraus auch Vorteile in den Projekten mit den bestehenden und zukünftigen Kunden ergeben, indem man zielgerichtet neue Leistungen anbieten kann. Auch die Kalkulierbarkeit der Kosten ist sehr wichtig.

Hat die compleet Lösung geholfen, ein Master Vendor Projekt zu gewinnen?

„Ja, definitiv, viele Ausschreibungen setzen heute ein Vendor Management System voraus. Da wir auch einen Demo-Zugang haben, konnten wir in unseren Pitches eine Demo der compleet Lösung zeigen, die viele Kunden überzeugt hat und viele Projekte konnten durch den Einsatz der Lösung noch schneller an den Start gehen. Und sogar in den Ausschreibungen wird die compleet Lösung sogar namentlich erwähnt. Wenn man ein solches Tool einsetzt, ist man immer schon gleich eine Runde weiter im Verfahren.“ So Marion Sallinger.

Fazit:

Nicht nur zufriedene Kunden, sondern auch nackte Zahlen spielen bei der Einführung einer Software eine Rolle. Frau Sallinger und Herr Pollex geben folgende Einsparungen und Effekte an:

• 10 Prozent weniger Abrechnungsfehler
• 15-prozentiger geringerer Kommunikationsaufwand mit Personal-Dienstleistern
• 80 Prozent mehr Transparenz für Angestellte
• 15 Prozent der Kosten konnten durch Einführung des compleet Workforce Management eingespart werden
• 15 Prozent Effizienz-Steigerung in operativen Prozessen
  
  

Und letztlich eine 100 Prozent Steigerung bei der durchschnittlichen Angebotsgeschwindigkeit der Personaldienstleister in Minuten.