Welche Situation lag bei expertum vor, bevor das compleet Bewerbermanagement eingeführt wurde?
Noch vor gut sieben Jahren lief das Bewerbermanagement bei expertum deutlich manueller. Einheitliche Prozesse sowie ein hoher Grad an Automatisierung waren zu diesem noch nicht auf dem Niveau, welches sich der Qualitätsanbieter und Branchenspezialist expertum seit jeher auf die Fahnen schreibt. Auch die Möglichkeit einer datenbasierten Analyse und die wiederkehrende Nutzung der vorhandenen Daten war (noch) nicht gegeben. Die teils unübersichtliche Datenverwaltung und der hohe Verwaltungsaufwand, die naturgemäß mit dem Arbeitnehmerüberlassungs- und Personalvermittlungsgeschäft einhergehen, haben expertum früh dazu bewogen, eine Lösung zu suchen, bei der wiederkehrende Prozesse vereinfacht und automatisiert werden können – eine Software, die Digitalisierung vorantreibt, rechtssicher ist und mit den Kundenbedürfnissen und Veränderungen der Branche wachsen kann.
„Wir hatten die Sicherheit, dass wir von euch eine Beratung auf Augenhöhe erhalten.“
Der Beginn der Zusammenarbeit mit compleet und die Gründe dafür
Der erste Kontakt fand 2015 auf der Zukunft Personal Europe in Köln statt. Zum damaligen Zeitpunkt war expertum auf der Suche nach einem Bewerbermanagementsystem und hatte erste Informationen mit Dino Sanna ausgetauscht. Nach Abgleich mit dem Wettbewerb fiel die Entscheidung auf das compleet Recruiting, das damals persoprofiler 6 (pp6) hieß. „Der ausschlaggebende Punkt seid ihr als Team gewesen. Wir hatten die Sicherheit, dass wir von euch eine Beratung auf Augenhöhe erhalten“, fasst Diana Felgow zusammen. Die zwischenmenschliche Chemie habe gestimmt und der Innovationsgedanke bei Compana habe sie damals überzeugt. compleet (damals Compana) konnte versichern, dass das Produkt stetig weiterentwickelt wird. Gerade im Hinblick auf die Zukunftsorientierung sei das ein klarer Pluspunkt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Welche Kriterien haben bei der Auswahl der Software eine Rolle gespielt?
Im Fokus stand die zentrale Steuerbarkeit der Prozesse, außerdem die Messbarkeit, die Fähigkeit zur Datenanalyse, die Arbeitserleichterung, Zeitersparnis und eine einheitliche Kommunikation. Wichtig war auch die Möglichkeit, Prozesse gemeinsam entwickeln zu können. Ebenfalls eine Rolle spielte die zunehmende Unabhängigkeit von Jobbörsen und eine steigende Sichtbarkeit auf der eigenen Karriereseite.
„compleet gewährleistet uns Sicherheit, Effizienz und damit einen erheblichen Zeitgewinn.“
Sind die erhofften Ziele erfüllt worden und welche Mehrwerte hat die Software-Lösung konkret bei expertum geschaffen?
„Tatsächlich sind genau diese avisierten Ziele erreicht worden“, so Diana Felgow. „compleet gewährleistet uns Sicherheit, Effizienz und damit einen erheblichen Zeitgewinn. Somit haben wir die Möglichkeit, unsere Zeit den Menschen und weniger der Technik zu widmen“, ergänzt das expertum Geschäftsleitungsmitglied.
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Zeitvorteil durch Schnittstellen
Marcel Kelm, führt weiter aus, dass die große Anzahl an Schnittstellen aus dem System heraus zu einem enormen Zeitvorteil geführt hat. Sie machen das Bewerbermanagementsystem effizient und entsprechend integrativ in den Phasen und Status zwischen Recruiting und Auftragsbesetzung. Für jede Vakanz in der entsprechenden Entgeltgruppe und je nach Qualifikation lassen sich passende (Premium-) Kanäle wählen und expertum kann so seine Niederlassungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten dazu befähigen, freie Vakanzen bei den Kunden passgenau und schnell zu besetzen.
Mehr eigene Sichtbarkeit, Bewerber-Analytics und Kandidatennetzwerk
Durch die Integration des compleet Bewerbermanagements konnte expertum mehr eigene Sichtbarkeit in Sachen Websitebesucher und letztlich auch passende Bewerber:innen generieren und hat es dadurch geschafft, unabhängiger von Jobbörsen zu werden. Hinzu kommt, dass sich die Pflege des stetig wachsenden Netzwerks an Kandidaten und Alumnis bezahlt macht. Das alles kann genau wie der Erfolg von Stellenausschreibungen oder Jobportalen gemessen werden und es können datenbasierte Entscheidungen für die Steuerung des Budgets getroffen werden. „Das hat uns überzeugt und ist klug gelöst. Wir können heute sicher feststellen, dass es von jedem Bewerber einen Anfang und ein Ende entlang der Kandidatenreise gibt. Zentral sind für uns an dieser Stelle quasi die W-Fragen (Wann, woher und wie entwickelt sich der Kandidat über die Status im System). Früher war das am Ende meist nicht besonders valide“, so Diana Felgow.
Flexible Nutzung als Standardversion oder an individuelle Bedürfnisse angepasst
Diana Felgow und Marcel Kelm beschreiben das compleet Bewerbermanagement weiterhin als sehr funktional. Es kann entweder als Standardversion genutzt werden, kann aber auch an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. „Das war bei der Software-Suche wichtig. Wir wollten eine Software haben, bei der wir von ständigen Innovationen profitieren können, die wir aber gleichzeitig auch für uns individualisieren können. Exakt das haben wir jetzt“, erklärt Diana Felgow.
„Dafür benötigt es eine Software, die flexibel auf den jeweiligen Status des Mitarbeiters angepasst werden kann. Das schafft compleet recruiting entsprechend smart.“
Was Marcel Kelm besonders gefällt, ist, wie gut die Kandidatenreise durch die Autoprozesse begleitet und unterstützt wird. expertum definiert diese nämlich nie als abgeschlossen. Das fängt beim Bewerberimport an, geht über Qualifizierung & Matching und das Vorschlagswesen bis hin zur Einstellung des Kandidaten und darüber hinaus. Bei den meisten Personaldienstleistern endet Sie hier, nicht so bei expertum. Dem Unternehmen ist es nämlich wichtig, ein weiterführendes Alumni Management fortzuführen, um damit den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden nicht zu verlieren. Diese bleiben ja immer auch potenzielle Mitarbeitende. „Dafür benötigt es allerdings eine Software, die flexibel auf den jeweiligen Status des Mitarbeiters angepasst werden kann. Das schafft compleet Recruiting entsprechend smart.“, führt der Leiter Marketing & PR weiter aus.
Matching - Perfektes Zusammenspiel von Mensch und Technologie
“Überzeugend”, so Diana Felgow und Marcel Kelm, sei das halbautomatisierte Matching bei compleet. Die bestmögliche Vorschlagsqualität fußt dabei auf dem Zusammenspiel eines Recruiters mit der effizienten compleet Matching-Technologie. Es brauche unbedingt beides, erklären die beiden Experten. „Wenn jemand in seinem Lebenslauf angegeben hat, dass er gelernter Bäcker ist, er mittlerweile eine kaufmännische Ausbildung hat, würde dessen Profil im vollautomatisierten Prozess dennoch vorgeschlagen werden. Wenn die Tätigkeit 10 Jahre her ist, bringt mir das nichts mehr. Er kann dann zwar backen, aber seine kurzfristig aufgetretene Mehlstauballergie wird dann nicht bedacht. Exakt dieses Know-how bringt ein Mitarbeiter mit.“
„Beratung auf Augenhöhe“
Als “Beratung auf Augenhöhe“ bezeichnet Diana Felgow die Zusammenarbeit mit compleet und den Service. Der Austausch sei sehr offen und genau das mache den Mehrwert aus. Man könne offen und ehrlich miteinander umgehen und dadurch ist jedes Gespräch sehr konstruktiv. Man habe einen festen konkreten Ansprechpartner und in regelmäßigen Meetings wird über Verbesserungen und die Entwicklung gesprochen.
Die Zukunft der Zusammenarbeit mit compleet?
Für Diana Felgow und Marcel Kelm steht bei einer derartigen Software stets der Gedanke der Ganzheitlichkeit im Vordergrund. Betrachtet man den gesamten Wertschöpfungsprozess, kann compleet mit der in Gang gesetzten Verbindung seiner HR-Lösungen zu einer Suite enorm auf die Themen Effizienz, Zeit und Wachstum einzahlen. Die Verbindung zwischen Workforce und Recruiting zu schaffen, sei eine starke Kombination, so Marcel Kelm. Er ergänzt, dass „die Verschmelzung noch nicht perfekt ist, aber compleet alles daransetzt, immer eine Lösung zu liefern. Das finde ich in Bezug auf Kundenorientierung sehr wichtig.“
Auch im Bereich des Vendor Managements bei Großkunden ist der Bereich compleet Vendor ein stark wachsender Bereich der Unterstützung. So ist beispielsweise das compleet-VMS compleet vendor bei expertum bereits vielerorts bei Kundenprojekten im Einsatz. Dieses helfe insbesondere beim Reporting. Die Möglichkeit der Messung der Lieferfähigkeit ist enorm essentiell. Der Kunde hat somit die Möglichkeit, einzusehen, welcher seiner Lieferanten welche Leistung erbracht hat. Das ist für viele Kunden das Hauptthema in Sachen Qualität der Personaldienstleistung.