Die häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung

Bereits vor dem BAG-Urteil war die Zeiterfassung in zahlreichen Unternehmen ein fester Bestandteil. Oftmals schleichen sich bei der Zeiterfassung jedoch Fehler ein, die sich wiederum negativ auf anknüpfende Prozesse wie die Lohnbuchhaltung auswirken. Im Folgenden haben wir Ihnen die häufigsten Fehler im Zusammenhang mit der Zeiterfassung aufgelistet und verraten Ihnen, wie Sie dagegen vorgehen können. Diese können Ihnen übrigens auch dabei helfen, das richtige Zeiterfassungssystems auszuwählen.

1. Transparenz

Ein weitverbreitetes Problem im Hinblick auf eine Zeiterfassung mit Stempeluhr ist die fehlende Einsicht für Mitarbeiter in ihre erfassten Arbeitszeiten. Die mangelnde Transparenz hindert sie daran, ihre Arbeitszeiten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen, sodass Fehler hier leicht übersehen werden können. Dies kann eine sinkende Mitarbeiterzufriedenheit, -motivation sowie ein abnehmendes Vertrauen gegenüber Ihrem Unternehmen zur Folge haben, die sich wiederum in einer erhöhten Fluktuationsrate bemerkbar macht. Daher ist eine Software, die eine hohe Transparenz im Hinblick auf die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter gewährleistet, unerlässlich. So können Mitarbeiter nicht nur ihre erfassten Zeiten einsehen, sondern auch kontrollieren und bei Abweichungen anpassen.

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2. Projektzeiterfassung

Auch die Projektzeiterfassung ist eine häufige Ursache für eine fehlerhafte Zeiterfassung. Dies betrifft insbesondere die projektorientierte Dienstleistungsbranche. Beispielsweise können Mitarbeiter vergessen ihre Projektzeiten zu erfassen oder es aufgrund der komplizierten Umsetzung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Allerdings gestaltet sich das Nachtragen der Zeiten wegen der schweren Rückverfolgbarkeit nicht so einfach. Dieses Problem kann mithilfe einer passenden Zeiterfassungssoftware vermieden werden, da hier z. B. die Projektzeiterfassung zeitgleich mit dem Einstempeln erfolgen kann. Hierfür bieten sich mittlerweile verschiedene Geräte, wie das Smartphone oder ein Transponder an, die Ihre Mitarbeiter jederzeit mit sich tragen. Außerdem beugen Sie hierdurch Eingabefehler vor und ermöglichen Ihren Mitarbeitern Transparenz über Ihre Projektzeit sowie Arbeitszeit.

3. Prüfprozesse

„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“- das gilt auch für Arbeitszeiten. Fehler kommen vor und lassen sich nicht vollständig vermeiden. Bei der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter kann es ebenfalls zu Abweichungen kommen. Gibt es Überstunden oder Minusstunden? Sind Urlaube verbucht worden? Sind die Krankheitstage im Konto des Mitarbeiters hinterlegt? Oder hat der Mitarbeiter die Erfassung seiner Arbeitszeiten vergessen? Um solche Unklarheiten zu klären, ist es wichtig, dass Arbeitszeiten regelmäßig von einem Vorgesetzten oder einem HR-Mitarbeiter geprüft werden. Auch in diesem Zusammenhang ist die Transparenz ein wichtiger Faktor.

4. Synchronisation

Die Erfassung der Arbeitszeiten spielt auch bei anknüpfenden Prozessen wie der Schichtplanung eine wichtige Rolle. In Anbetracht dessen erfolgt in vielen Unternehmen eine manuelle Eingabe der erhobenen Daten, da keine automatisierte Synchronisation stattfindet. Diese manuelle Eingabe ist zum einen mit einem hohen Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand verbunden, zum anderen können hier schnell Fehler wie Tippfehler oder Zahlendreher entstehen. Mithilfe einer effizienten Software kann eine automatisierte Synchronisation gewährleistet werden, die die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch an anknüpfende Prozesse wie die Lohnbuchhaltung überträgt. Durch den Verzicht auf die manuelle Eingabe können auch Eingabefehler vermieden und Ihre Ressourcen effizienter eingesetzt werden.

5. Rechtssicherheit

Weiterhin entscheidend ist die Einhaltung von Gesetzen sowie betrieblichen Regelungen. In Unternehmen ist es durchaus üblich, dass Mitarbeiter auch mal länger arbeiten und Überstunden aufbauen. Auf der einen Seite wird dadurch gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen, auf der anderen Seite führen die Überstunden Ihrer Mitarbeiter zu Komplikationen bei der Lohnabrechnung. Dieser Problematik können Sie mithilfe einer effizienten Softwarelösung entgegenwirken: Anhand von Warnmeldungen werden Sie über Mitarbeiter informiert, die die Sollzeit überschreiten, sodass Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen können. Solche Systeme ermöglichen Ihnen auch, die Sollzeit bereits ein Tag, ein Monat oder ein Jahr im Voraus zu planen.

Fazit

Mit einer effizienten Zeiterfassungssoftware können Sie viele Fehler vermeiden, Ressourcen sparen und sowohl die Arbeitszeiterfassung als auch ankoppelnde Prozesse vereinfachen. Eine solche Software sollte Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Ihre Arbeits- und Projektzeiten verschaffen, Rechtssicherheit gewährleisten und Daten automatisch übertragen können. Um zu vermeiden, dass die (Projekt-) Zeiterfassung aufgeschoben wird, sollte die Erfassung der Arbeitszeiten für Ihre Mitarbeiter einfach umsetzbar sein.

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