Effizientes Zeitmanagement für reibungslose Workflows

Die Vorteile einer Projektzeiterfassung

Projektarbeit erfordert ein ausgeklügeltes Zeitmanagement und vorausschauende Planung. Terminpläne, Zielvorgaben, Ressourceneinsatz und Budgetierungen möglichst exakt einzuhalten, schont die Finanzen und sichert den Markterfolg. Für ein effizientes Projektmanagement ist eine Projektzeiterfassungssoftware unverzichtbar. Nur wenn Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert werden, lassen sich Ressourcen optimal planen und verteilen, Überlastungen des involvierten Teams vermeiden und die optimale Mitarbeiteranzahl für das jeweilige Vorhaben einsetzen.

Darüber hinaus ist die Arbeitszeiterfassung im Projekt ein Indikator für zukünftige Aktivitäten. Voraussichtliche Kosten lassen sich genauer einschätzen. Das bildet nicht zuletzt eine Argumentationskette für die Budgetfreigabe. Auch können so beispielsweise Häufungen von Überstunden erkannt werden, um dagegen zu steuern – beispielsweise durch Freigabe weiterer personeller Ressourcen.

Individuelle Verdienste transparent machen 

Im Projekt geht es auch um die Leistung der Beteiligten. Um transparent zu machen, welche Anteile die Mitarbeitenden im Einzelnen zum Gelingen beitragen, ist eine lückenlose Erfassung von Anwesenheitszeiten ein erster Schritt. Projektzeiterfassungssoftware bietet in der Regel neben der reinen Arbeitszeiterfassung weitere Funktionen, mit der sich die tatsächliche Leistung dokumentieren lässt. So stellen Betriebe sicher, dass Aufgaben effektiv und gemäß Zeitplan erledigt werden. Lassen sich vollzogene Arbeiten zusätzlich von allen Beteiligten einsehen, ist ein reibungsloser Workflow gewährleistet. Je nach Unternehmensform und Branche kann es notwendig sein, Anwesenheitszeiten und erledigte Jobs zu speichern, um Kundenaufträge transparent, exakt und eindeutig abzurechnen.

Welche Funktionen und Merkmale sollte eine Projektzeiterfassungssoftware bieten?

Um Projekte effektiv, innerhalb des Budgets und zur Zufriedenheit aller Beteiligten abzuschließen, unterstützt eine Projektzeiterfassungssoftware. Damit das gelingt, sollte das Tool eine Reihe von Funktionen aufweisen:

• Eine echtzeitfähige An- und Abwesenheitskontrolle ermöglicht den optimalen Überblick über den jeweiligen Einsatzort und die Verfügbarkeit. Das Projektmanagement behält so die volle Kontrolle über den personellen Ressourceneinsatz.
• Eine integrierte Budgetverwaltung erlaubt es, die festgelegte Summe mit den tatsächlichen Einsatzzeiten abzugleichen und innerhalb des Budgets zu bleiben. Tipp: compleet workforce bietet zu diesem Zweck eine Warnfunktion an.
• Self-Service für Mitarbeiter machen die Nutzung des Zeitmanagementtools für die Projektbeteiligten komfortabler. Per App oder über einen Browser ist die Einsicht in absolvierte Stunden und das Arbeitszeitkonto möglich. An- und Abwesenheiten lassen sich selbstständig eintragen. Das entlastet nicht zuletzt das Projektmanagement bzw. die HR-Abteilung.
  
  
  

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• Die Abbildung unterschiedlicher Lohnarten vereinfacht es Finance oder HR, monetäre Vereinbarungen einzuhalten. Im Projekt gelten vielfach verschiedene Lohnmodelle, einige Mitarbeitende können Zuschläge und Prämien erwirtschaften, für andere gelten Werkverträge.
• Mit einer leistungsfähigen Arbeitszeiterfassung für Projekte lassen sich verschiedene Standorte, Mandanten, Kunden und Teams über eine Oberfläche verwalten.
• Schnittstellen zu weiteren Programmen wie einer Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen ermöglichen einen nahtlosen Workflow, etwa für die korrekte Abrechnung.
• Schließlich dürfen Reporting-Features nicht fehlen. Aufgrund von Analysefunktionen werden wichtige Kennzahlen wie tatsächliche Arbeitsstunden, Mehrarbeit und die benötigte Zeit für bestimmte Projektschritte deutlich. Die erhobenen Daten fließen in die folgende Planung mit ein und können das nächste Projekt noch effektiver machen.

Best Practices: Wie funktioniert eine effektive Projektzeiterfassung?

Für ein effizientes Projektmanagement ist die Arbeitszeiterfassung wesentlich. Sie gelingt allerdings nur, wenn die Teams mitspielen. Klare Richtlinien und eine transparente Kommunikation, was erwartet wird, sind erste Schritte hin zu einer lückenlosen Datenerfassung. Schulungen helfen dabei, die Notwendigkeit zu kommunizieren und die erforderlichen Schritte in der Projektzeiterfassungssoftware zu trainieren.

Neben der reinen Anwesenheitszeit ist es für den Projekterfolg ebenfalls zentral, anstehende und erledigte Aufgaben zu dokumentieren. Das nützt dem gesamten Team, denn so erkennen alle Beteiligten, welche Schritte erledigt sind, welche anstehen und wer sie übernimmt.

Im Vorfeld klar kommunizierte Genehmigungsworkflows erhöhen die Transparenz und stärken das Vertrauen in die korrekte Arbeitszeiterfassung. Es ist ratsam, den Beschäftigten jederzeit Zugriff auf die erfassten Daten zu gewähren. Auch regelmäßige Statusmeldungen zu Projektzeiten und deren Auswirkungen auf das Gelingen motivieren.

Schließlich ist Feedback ein wichtiges Mittel, um die Akzeptanz und die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitszeiterfassung sicherzustellen. Teams sollten die Möglichkeit haben, Optimierungsvorschläge einzureichen. Schließlich arbeiten sie täglich mit dem Tool. Das wirkt sich nicht nur auf den Umgang mit dem System positiv aus, es stärkt auch das Vertrauen in das Unternehmen und kann so die Leistungsbereitschaft effektiv erhöhen.

Herausforderungen und wie man sie lösen kann

Die Einführung einer Projektzeiterfassungssoftware sollte vorausschauend geplant und durchdacht vorgenommen werden. Veränderungen stoßen in Belegschaften oftmals auf Widerstand. Viele scheuen zusätzlichen Aufwand oder Lernbedarf, andere sorgen sich um die Datensicherheit oder erkennen nicht, welchen Nutzen das Zeitmanagementtool für das Projektgelingen hat.

Unternehmen tun gut daran, diese Hürden zu überwinden. Vorgesetzte sollten offen darlegen, welche Vorteile die Einführung hat, dabei Sorgen und Bedenken ernst nehmen. Auch die sorgfältige Auswahl der Software ist ein wichtiger Schritt für die Akzeptanz: Wird sie den individuellen Anforderungen des Betriebs gerecht, ist sie intuitiv nutzbar und zukunftsfähig?

Der Roll-out neuer Systeme ist eine Herausforderung, die sich lösen lässt. Regelmäßiges Feedback, intensive Schulungen und die offene Kommunikation, warum die Einführung die Projektarbeit vereinfacht, sind wesentlich für den Zuspruch innerhalb der Belegschaft.

Ausblick: Das leistet Projektzeiterfassungssoftware in der Zukunft

Die Arbeitszeiterfassung ist bereits faktisch Pflicht. Das muss jedoch nicht schrecken, im Gegenteil. Digitale Lösungen machen die Dokumentation und Kontrolle zum Kinderspiel. Per App vermerken Projektmitarbeitende Anwesenheitszeiten und Fortschritte, die die Leistung in Echtzeit überprüfen kann. In der Zukunft dürften Lösungen auf Basis von Künstlicher Intelligenz den Workflow vereinfachen. Das gelingt etwa, indem erledigte Aufgaben erkannt und automatisch vermerkt werden. Im Kommen sind auch mobile Lösungen, die für Remote-Teams wesentlich sind.

Fazit – Projektzeiterfassungssoftware für reibungslose Workflows

Projekte sind vielfach komplex und die Steuerung kann zur Herausforderung werden. Eine Projektzeiterfassungssoftware wie compleet workforce macht Anwesenheitszeiten, Arbeitsschritte und Erfolge transparent, unterstützt bei der Budgetplanung und -einhaltung. Das macht sie im Projektmanagement zum unverzichtbaren Tool.