Optimierung der Arbeitsprozesse durch Workforce Management

Der Begriff Workforce Management, kurz WFM, wird meist als Personaleinsatzplanung verstanden, doch eigentlich steckt dahinter viel mehr. Es versteht sich als ein ganzheitlicher Prozess, bei dem mehrere kleinere Teilschritte durchlaufen werden. Es ist also vielmehr so, dass die Personaleinsatzplanung nur ein Bestandteil des Workforce Management ist. Im Folgenden sind die wichtigsten Teilbereiche der Prozesskette eines gesunden Workforce Management aufgelistet und werden nachfolgend genauer erläutert:

• Analyse
• Kapazitätsplanung
• Personaleinsatzplanung
• Zeiterfassung
• Controlling

Aufgaben und Ziele des Workforce Management?

Das WFM beinhaltet im Großen und Ganzen die Einsatzplanung von Mitarbeitern, Fahrzeugen, Maschinen und alles, was damit verbunden ist. Im Fokus steht dabei der Prozessoptimierungsgedanke im Hinblick der maximalen Kostensenkung. Wie die einzelnen Teilbereiche im Detail aussehen und was beachtet werden muss, beschreiben wir im Weiteren.

Analyse
Sieht man sich innerhalb der Analyse die Planung genauer an, wird auf Seite der Mitarbeiter sowohl in Eigen- als auch in Fremdpersonal unterschieden. Eigenes Personal aus verschiedenen Niederlassungen oder Unternehmensgruppen, Vollzeit, Teilzeit, Werksstudenten, Auszubildende und vieles mehr. Auf Seite des Fremdpersonals finden sich Zeitarbeiter, Personaldienstleistungsunternehmen und Freelancer wieder. Besteht Mitarbeiterbedarf, muss gecheckt werden, wer dafür einsatzfähig ist. Relevant ist hierbei nicht nur der zeitliche Rahmen und ob jemand aktuell verfügbar ist, sondern auch die erforderlichen Qualifikationen für den zu verrichtenden Job. Ohne eine ordnungsgemäße Einsatzplanung kann hier schnell Chaos entstehen, denn es benötigt nur einen Fehler in der Kette, um Verzögerungen im gesamten Prozess hervorzurufen.

Kapazitätsplanung
Ist der erste Punkt beantwortet, gilt es, die Kapazität zu planen. Es gilt abzufragen, wer den ermittelten Bedarf abdecken kann. Vereinfacht also, wie viele Mitarbeiter mit welchen Verträgen benötigt werden. Wer kann den Job des Kunden verrichten. Gibt es Urlaubssperren, wie hoch sind die Krankheitstage, wie viele Mitarbeiter stehen zur Verfügung? All diese Fragen sollten geklärt werden, um die eigene Kapazität zu erfassen. Denn ohne geregelten Plan entstehen so Mehrkosten für ein Unternehmen. Das spiegelt sich in Überstunden, Leerlaufzeiten, ineffizienten Einsätzen und schlechtem Service wider.

Personaleinsatzplanung
Für der Ermittlung des Personalbedarfs sollte geprüft werden, wie häufig Schwankungen innerhalb verschiedener Zeiträume, also innerhalb eines Jahres, Woche oder Tages, vorkommen. Darüber hinaus sollte festgestellt werden, ob es bestimmte Muster gibt für eine Normalwoche, Ferienwoche, Weihnachtszeit oder wie hoch der Einfluss von Kampagnen und Großaufträgen ist. Alles muss in Relation gesetzt werden und genauestens ermittelt werden. Sonst ist eine Optimierung nur bedingt möglich. Für die Überprüfung der effektiven Arbeitszeit sollte die Gewichtung der einzelnen Bedarfe mit einberechnet werden und die Ableitung von Umrechnungsfaktoren zwischen Bedarfen und der benötigten Arbeitszeit. Darauffolgend kommen wir zur konkreten Zuordnung des Personals zum Bedarf. Eine Übersicht der gesetzten Einsätze muss richtig koordiniert werden. Das explizite Personal wird hier dem Bedarf genauestens zugeordnet, jede Qualifikation muss zur letztendlichen Tätigkeit passen. Welche Variante von Schichtplan hierbei durchgeführt wird, ist sekundär, es sollte lediglich klar ersichtlich sein, wer von wann bis wann an welchem Projekt arbeitet.

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Zeiterfassung
Hier greift die Zeiterfassung, welche sich mit der kompletten Distribution der Arbeitszeiten beschäftigt. Dazu gehören nicht nur die tatsächlich absolvierten Schichten, sondern auch jene, die aufgrund von Krankheiten etc. ausgefallen sind. Nicht zu vergessen ist die Überwachung und Einhaltung der Arbeitszeitgesetze. In diesem Schritt bedarf es ebenso hoher Sorgfalt, um für den letzten Teilbereich des WFM die richtige Grundlage zu schaffen. Alle Teilbereiche sind auf gegenseitige, hohe Synchronität angewiesen.   

Controlling
Abschließend ist in diesem Prozess eine nochmalige Analyse, besser bekannt als Controlling, erforderlich. Hier wird überprüft, ob durch die Vorhersage der vorherigen Schritte die Planung präzise und gerecht waren. Auf Basis der Zeiterfassung werden die Daten hier verwertet. Wurde genügend Personal eingesetzt? War die Produktivität unterdurchschnittlich? Es wird festgestellt, in welchen Bereichen an Stellschrauben noch nachgezogen werden muss, um das Workforce Management bestmöglich zu optimieren. Denn ein effizienter Ablauf ist nur möglich, wenn im Nachhinein die getroffenen Entscheidungen kontrolliert und infrage gestellt werden.

Was sind Vorteile?

Welche Vorteile sich durch ein reibungsloses Workforce Management ergeben, ist im Folgenden aufgelistet:

• Sämtliche Prozesse werden beschleunigt und synchronisiert
• Die Übertragung der Berichte erfolgt automatisch
• Serviceberichte müssen nicht vom Papier ins System übertragen werden.
• Alle Daten sind ständig verfügbar und transparent
• Einhaltung von Fristen und Gesetzen
• Kostensenkung im Sinne der Prozessoptimierung

Für wen ist der Einsatz von Software im Workforce Management hilfreich?

Workforce Management Software kann Personalplanung und Managementprozesse deutlich optimieren. Sie wirkt in vielen Teilbereichen und schafft eine produktivere und zukunftsfähigere Arbeitsumgebung. Es bindet zudem aktiv die Mitarbeiter ein und schafft durch die höhere Transparenz eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und eine damit einhergehende gesteigerte Produktivität. Sie vermeidet menschliche Fehlerquellen und gerade im Hinblick auf die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen nehmen sogenannte Compliance-Monitore enorme Arbeit ab und mache die Schritte sicherer. Solche Lösungen decken von Schichtsystemen bis hin zu lohnrelevanten Daten meist alles ab. Im Sinne der Zukunftsfähigkeit von Unternehmen ist von digitalen Lösungen nicht wegzudenken, auch nicht von einem Workforce Management System. Es profitieren alle Branchen rund um den Einsatz von Personaldienstleistungen durch den Nutzen eins Workforce Management Systems.  

Fazit

Für jedes Unternehmen, welches effizienter arbeiten möchte und dabei gleichzeitig die Kosten senken will, ist ein geregeltes Workforce Management unabdingbar. Sämtliche Prozesse werden optimiert und beschleunigt. Davor bedarf es einer geordneten Analyse der Prozesse. Die Gütekriterien sollten allesamt anhand der Unternehmensbedürfnisse ausgerichtet sein. Nur wenn jeder Bestandteil des WFM eingehalten wird, ist eine einheitliche Optimierung der Prozesskette möglich. Die Auslagerung in ein dafür vorgesehenes Workforce Management System ist zu empfehlen.

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