Optimierung der Personaleinsatzplanung durch Workforce Automation

Was ist Workforce Automation Management?

Eine hohe Produktivität, zufriedene Kunden, Partner und Mitarbeiter, perfekt geplante Abläufe: Was sich wie der Traum einer jeden HR-Abteilung anhört, kann Wirklichkeit werden. Der Schlüssel dazu ist Workforce Automation, auch als Workforce Management bekannt. Dahinter steckt mehr als nur die Personaleinsatzplanung. Vielmehr blickt Workforce Automation hinter die Kulissen: Das Ziel einer klug geplanten Workforce Automation ist es, Personal effizient und exakt dort einzusetzen, wo es benötigt wird.

Um das zu erreichen, bedarf es teils komplexer Strategien und fundierter Kenntnisse über die Abläufe und den Aufwand definierter Tätigkeiten. Darüber hinaus ist es notwendig, über das Know-how und die Skills der Mitarbeiter Bescheid zu wissen, Schulungs- und Weiterbildungsbedarf zu erkennen.

Die Potenziale von Workforce Automation erkennen immer mehr Unternehmen aller Branchen. Ursprünglich stammt die Strategie aus der Callcenter-Branche und wurde in den 80er-Jahren für die Verbesserung der Erreichbarkeit und Kundenzufriedenheit eingesetzt. Heute lässt sich das Prinzip nahezu 1:1 auf die neue Arbeitswelt übertragen. Weltweit verteilte Remote-Arbeitsplätze, Homeoffice und Mobile Working machen die Einsatzplanung zu einer komplexen Angelegenheit für die Personalabteilung. So ist es nicht überraschend, dass die Nachfrage nach Workforce Automation Software in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen ist.

Was lässt sich mit Workforce Automation Management erreichen?

Der Kern eines jeden erfolgreichen Workforce Managements ist die Optimierung der Mitarbeiterproduktivität. Das wiederum erfordert, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. In der Workforce Automation müssen folglich große Datenmengen zusammenfließen: Die Qualifikationsprofile der Mitarbeiter gehören ebenso dazu wie ein eventueller Trainingsbedarf, um die Belegschaft oder Teile davon für neue Herausforderungen fit zu machen. Darüber hinaus erfordert ein erfolgreiches Workforce Management die Kenntnisse des Arbeitsaufwands und der notwendigen Mittel und Werkzeuge für bestimmte Aufgaben.

Der strategisch geplante Personaleinsatz auf Basis des tatsächlichen Bedarfs kann Ihre Prozesse erheblich straffen. Das spart Zeit, Kosten und führt letztendlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit lässt sich steigern. Workflow Automation Tools eröffnen zum Beispiel die Möglichkeit, die individuelle Leistung zu messen und zu vergleichen, um konstruktives Feedback zu geben oder Prämienmodelle aufzustellen.

Überbesetzungen und frustrierende Leerläufe gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Die Tools ermöglichen ein exaktes Forecast für jede Aufgabe, jede Schicht und jedes Team. So können Sie etwa auch die benötigte Anzahl saisonaler Arbeitskräfte ermitteln oder den Personalbedarf bei Auftragsspitzen rechtzeitig im Voraus planen. Workforce Automation geht damit weit über die Personaleinsatzplanung hinaus. Diese ist Teil des Prozesses, dazu gesellen sich weitere Planungen und Analysen:

• die Personalbedarfsermittlung anhand unternehmensrelevanter Arbeitsabläufe
• die Optimierung der Personalstruktur über einen definierten Zeitraum
• die Kapazitätsplanung unter Berücksichtigung von u.a. Fehlzeitenquoten und Urlaubszeiten
• die tagesaktuelle und flexible Personalsteuerung, um auf kurzfristige Veränderungen reagieren zu können
• das Arbeitszeitmanagement, um Über- und Unterbelastungen zu vermeiden und ausgeglichene Arbeitszeitkonten zu ermöglichen

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Wie funktioniert Workforce Automation?

Vor dem Ist- kein Sollzustand. Wie bei jeder erfolgreichen Planung steht auch bei der Workforce Automation eine sorgfältige Bedarfsanalyse an erster Stelle. Durch sie kristallisiert sich heraus, welche Faktoren sich auf den Personalbedarf auswirken. Dabei kann es sich branchenabhängig um sehr unterschiedliche Vorgänge und Rahmenbedingungen handeln:

• Auftragseingänge und Umsätze
• saisonal erhöhte Nachfragen
• Anzahl zu kommissionierender Waren
• Kundenfrequenzen innerhalb einer bestimmten Zeitspanne
  
  

Miteinzubeziehen sind außerdem saisonale Effekte und Auswirkungen auf Marketingkampagnen sowie Produkteinführungen. Um den Personalbedarf zu ermitteln, ist es ebenfalls wichtig, zu wissen, wie hoch der Arbeitsaufwand für einzelne Tätigkeiten ist oder war. Dabei fließen Daten der Vergangenheit ein, um Vorhersagen für die Zukunft zu erstellen und den optimalen Personalbedarf möglichst exakt einschätzen zu können.

Mobile Workforce Management bezieht dabei Remote-Arbeitsplätze mit ein und stellt sicher, dass die Produktivität, die Einsatzmöglichkeiten und eventueller Schulungsbedarf der Belegschaft im Home- und Mobile Office im Blick bleibt. All diese Daten fließen in eine Workforce Automation Software ein, die relevante Kennzahlen sichtbar macht:

• den Personalbedarf und eventuelle Abweichungen
• Abwesenheits- und Krankheitsquoten
• Auftragsspitzen und -flauten
• Werbeaktionen und Product Launches

Durch die systematische, vollständige Erfassung dieser und weiterer Daten lassen sich Vorhersagen treffen und eine sehr exakte Planung realisieren. Und es geht noch besser: durch Einbeziehung der Mitarbeiter. Können diese etwa Urlaubs- oder Schichtplanwünsche selber digital vermerken, bietet sich das Potenzial, eine höhere Zufriedenheit zu erreichen und den Arbeitseinsatz noch genauer planen zu können.

Workforce Automation Management – Chancen und Herausforderungen

Durch ein strategisch geplantes Workforce Management fließen zahlreiche HR-Prozesse in einem zentralen Tool zusammen. Es bietet dem Unternehmen die Chance, Mitarbeiter so gezielt einzusetzen, dass sowohl deren als auch die Kundenzufriedenheit effektiv gesteigert wird. Prozesse lassen sich deutlich optimieren, Auftragsspitzen ebenso wie Leerläufe im Voraus erkennen und die Personaldecke darauf abstimmen. Das erhöht letztendlich die Produktivität deutlich, senkt Kosten und maximiert die Mitarbeitermotivation – eine Voraussetzung dafür, die besten Köpfe zu finden und zu halten. Auch die Kunden und Partner profitieren, etwa von geringeren Wartezeiten und kompetenter Beratung, weil genau die richtigen Mitarbeiter vor Ort oder exakt die gewünschten Produkte vorrätig sind.

Und die Herausforderungen? Damit Workforce Automation Management funktioniert, sind fundierte Analysen notwendig. Diese reichen von der reinen Erfassung der Arbeitszeit bis zur Ermittlung des Wissensstands jedes einzelnen Mitarbeiters. Bevor relevante Daten in eine Workforce Automation Software fließen, müssen sie erst einmal erhoben werden. Wer bereits eine Enterprise Ressource Software im Einsatz hat, ist hier klar im Vorteil, denn viele Daten sind darin bereits gesammelt. 

Workforce Automation Management – Chancen für die Zukunft

Mit einem sorgfältig geplanten Workforce Automation Management machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft. So lässt sich der Mitarbeitereinsatz effektiv planen sowie auf unvorhergesehene Ereignisse flexibel reagieren. Workforce Automation Tools automatisieren diese Prozesse und helfen letztendlich dabei, die Produktivität deutlich zu verbessern. 

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