Die Sozialversicherungsnummer – Hintergründe, Daten und Fakten zur „magischen Zahl“

Zwölf Zahlen und Buchstaben, die eine große Wirkung haben: Die Sozialversicherungsnummer gehört zu den wichtigsten Kennziffern im Berufsleben. Jeder, der sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist, hat eine. Seit 2005 wird die Nummer bereits bei der Geburt erteilt – doch wozu überhaupt? Hier lesen Sie, welche Aufgaben die Sozialversicherungsnummer hat, wer sie mitführen muss, warum sie so wichtig ist und was Arbeitgeber beachten sollten.

Was ist die Sozialversicherungsnummer?

Manche Dinge im Leben sollten aufbewahrt werden – andernfalls kann es zu unliebsamen Folgen und aufwendigen Wegen kommen. Die Sozialversicherungsnummer gehört dazu. Hierbei handelt es sich um eine zwölfstellige Kombination aus Zahlen und Buchstaben. Sie dient der Identifikation bei der Rentenkasse, sprich, die Deutsche Rentenversicherung erkennt anhand der Sozialversicherungsnummer den gesetzlichen Rentenanspruch.Wichtig: Die Sozialversicherungsnummer ist nicht gleichbedeutend mit der Steuernummer oder der Steuer-Identifikationsnummer. Beide Zahlen sind ausschließlich für das Finanzamt interessant, nicht jedoch für die Rentenkasse. Auch die Krankenkassennummer hat damit nichts zu tun: Sie ist ausschließlich für die Abrechnung von medizinischen Leistungen beziehungsweise als Nachweis für eine bestehende Versicherung interessant.

 

Eindeutiger Aufbau: Das bedeuten die Ziffern der Sozialversicherungsnummer

Auf den ersten Blick scheint die Sozialversicherungsnummer willkürlich aufgebaut zu sein – dem ist jedoch nicht so. Wer genau hinschaut, erkennt unter anderem das eigene Geburtsdatum darin. Außerdem sehen Profis, welche Institution den Sozialversicherungsausweis ausgegeben hat. Das bedeuten die einzelnen Ziffern:

  • Ziffer 1 und 2: die Kennzahl der Vergabeinstitution
  • Ziffer 3 bis 8: das Geburtsdatum des Inhabers
  • Ziffer 9: der Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens
  • Ziffer 10 und 11: die Seriennummer des Ausweises
  • Ziffer 12: die Prüfziffer

Jede Sozialversicherungsnummer ist damit einzigartig und lässt sich auf exakt eine Person zuordnen. Das bedeutet auch, dass der Sozialversicherungsausweis neu ausgestellt wird, wenn sich der Geburtsname, etwa nach einer Hochzeit, ändert.

 

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Wie kommen Beschäftigte an die Sozialversicherungsnummer?

Seit 2005 erhält jedes neugeborene Baby automatisch eine persönliche, einzigartige und eindeutige Sozialversicherungsnummer zugewiesen. Die Eltern brauchen dafür nichts zu tun. In der Regel erhalten sie nach Anmeldung des Kindes beim Standesamt ein Schreiben des gesetzlichen Rentenversicherungsträgers mit den entsprechenden Angaben.

Wer vor 2005 geboren wurde oder das Schreiben nicht (mehr) zur Hand hat, kann die Sozialversicherungsnummer bei der Kranken- oder Rentenkasse erfragen. Einen Sozialversicherungsausweis, wie er bis 2011 noch bei Aufnahme einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung verschickt wurde, gibt es in dieser Form nicht mehr. Er wurde durch ein offizielles Schreiben der Deutschen Rentenversicherung ersetzt, auf dem die Nummer ersichtlich ist.

 

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Was ist von Arbeitgebern zu beachten?

Zu Beginn einer neuen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung benötigen Unternehmen die Sozialversicherungsnummer zwingend, um die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge an die Sozialversicherungs- und Rentenkasse abzuführen. Mitarbeiter weisen mit der Nummer somit nach, dass sie Mitglied der gesetzlichen Sozialversicherung sind und sammeln so Rentenansprüche.

Kennen neue Mitarbeiter ihre persönliche Rentennummer (noch) nicht, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Arbeitnehmer finden sie selber heraus: Die Sozialversicherungsnummer befindet sich auf den jährlichen Schreiben der Rentenkasse und lässt sich bei Krankenkassen und Rententrägern erneut anfordern.
  • Die Personalabteilung wird aktiv: Mit persönlichen Angaben des Beschäftigten lässt sich die Nummer auch vom Arbeitgeber beantragen. Das erfolgt in der Regel über die Krankenkasse des Angestellten, die sie wiederum bei der Deutschen Rentenversicherung anfordert. Benötigt werden Geschlecht, Geburtsname und -ort sowie das Geburtsdatum des Mitarbeiters.

Aktiv werden Arbeitgeber auch, wenn sich persönliche Daten des sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten geändert haben, etwa bei einem neuen Vor- oder Familiennamen. Der Mitarbeiter teilt die neuen Angaben dem Arbeitgeber mit, der sie an den Rentenversicherungsträger weiterleitet. Diese erteilt daraufhin eine neue Sozialversicherungsnummer.

Sozialversicherungsnummer und Steuer-Identifikationsnummer: zwei Zahlen fürs Leben

Nach der Geburt eines Kindes erhalten Eltern (mindestens) zweimal Post: Neben der Sozialversicherungsnummer wird ihnen auch die Steuer-Identifikationsnummer für den neuen Bürger zugesandt. Obwohl es sich nicht um dieselben Kennziffern handelt und sie sich grundsätzlich auf zwei verschiedene Belange beziehen, haben sie doch einige Gemeinsamkeiten.

Die Steuer-Identifikationsnummer, auch als eTIN bekannt, ist ebenso einzigartig und eindeutig wie die Sozialversicherungsnummer: Sie setzt sich aus Kennziffern des zuständigen Finanzamts, des Bundeslandes, persönlichen Unterscheidungsziffern und einer Prüfziffer zusammen und begleitet jeden Bundesbürger ein Leben lang. Anders übrigens als die Steuernummer, die sich bei jedem Umzug ändert. Mittelfristig soll die eTIN diese vollständig ersetzen.

Die Steuer-ID benötigen Arbeitgeber, um die Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Ausnahmen bilden die meisten Minijobs: Durch die pauschale Besteuerung spielen elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale hierbei in der Regel keine Rolle.

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Besteht eine Mitführpflicht des Sozialversicherungsausweises?

Ursprünglich diente die Sozialversicherungsnummer nicht zuletzt dazu, Schwarzarbeit und Missbrauch von Sozialleistungen zu verhindern. Durch die nach wie vor bestehende Nachweispflicht ist das bis heute noch immer der Fall. Die Bestimmungen haben sich allerdings in einigen Bereichen geändert. So besteht seit Beginn des Jahres 2009 keine Mitführpflicht mehr – auch nicht in bestimmten Branchen, in denen diese Usus war. Auch ein Foto auf dem Sozialversicherungsausweis, wie es bis zum 1. Januar 2009 vorgeschrieben war, kann wegfallen.

In bestimmten Beschäftigungsbereichen kann es jedoch nach wie vor zu Kontrollen durch die Zollverwaltung kommen, um Schwarzarbeit zu verhindern. Das gilt insbesondere für folgende Branchen:

  • im Baugewerbe
  • in Fleisch verarbeitenden Betrieben
  • im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • in der Gebäudereinigung
  • im Personenbeförderungsgewerbe (Taxen, Fahrdienste u. ä.)
  • im Schaustellergewerbe
  • in der Logistik- und Speditionsbranche
  • in der Forstwirtschaft
  • im Messebau und in der Veranstaltungstechnik

Der Sozialversicherungsausweis ist auch von Mitarbeitern in diesen Bereichen zwar nicht mitzuführen, wohl besteht jedoch die Pflicht, einen Personalausweis, Reisepass oder entsprechende Ersatzpapiere auf Verlangen vorzeigen zu können.

Fazit – die Rentenversicherungsnummer für die Absicherung

Die Sozial- oder Rentenversicherungsnummer begleitet jeden Menschen das ganze Leben lang. Da sie der Berechnung der Sozialversicherungs- und Rentenansprüche dient, gehört sie zu den wichtigsten Kennziffern des Arbeitslebens. Unternehmen benötigen sie, um Mitarbeiter bei den entsprechenden Kassen anzumelden, Beschäftigte als Nachweis der Mitgliedschaft in der Sozialversicherung. Seit 2009 haben sich die Regeln der Mitführpflicht signifikant gelockert beziehungsweise wurden vollständig aufgehoben. Zur Legitimation genügt seitdem ein Passdokument. Der Sozialversicherungsausweis wurde seit 2011 durch ein Schreiben des Rententrägers ersetzt. Unternehmen benötigen lediglich die Nummer und melden Angestellte so gesetzeskonform an. Fehlt sie, beantragt sie die Personalabteilung bei der Kranken- beziehungsweise Rentenkasse. Nicht vergessen: Neben der Sozialversicherungsnummer ist auch die Steuer-ID eine wichtige Zahl fürs Arbeitsleben, aber nicht gleichbedeutend mit der Rentennummer.

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