Recruiting-Prozess – So läuft er optimal ab

Um in einem immer kleiner werdenden Bewerbermarkt aufzufallen und passende Bewerber anzusprechen, müssen Unternehmen ihren Recruiting-Prozess optimal aufstellen. Im Regelfall gliedert sich der Recruiting-Prozess in vier Phasen: 

1. Stellenausschreibung
2. Bewerbermanagement
3. Bewerberauswahl
4. Entscheidung und Einstellung

In jeder dieser Phasen des Recruiting-Prozesses kommt es darauf an, potenziellen Bewerbern einen positiven Eindruck vom Unternehmen zu vermitteln. Und das bedeutet heute vor allem, dass Bewerber schnell und umfassend informiert werden und die Candidate Journey möglichst positiv verläuft.

Um diese Ziele zu erreichen, kann (und sollte) der Recruiting-Prozess – wo möglich – digitalisiert werden. Etwa durch die Nutzung von Chatbots für Bewerber, durch Social Recruiting oder durch intelligente Systeme, die Personaler bei der Auswahl und Identifikation von Kandidaten unterstützen. 

Die Stellenausschreibung: Auf den Inhalt kommt es an 

In einer aktuellen Studie gab jeder zweite Befragte an, sich gegen eine Bewerbung auf eine Stellenanzeige entschieden zu haben, weil dort wichtige Informationen fehlten. Beispielsweise zu Bewerbungsmöglichkeiten, zu Aufstiegschancen, zu genauen Arbeitsinhalten oder zum Unternehmen selbst.

Fehler bei der Erstellung, Ausformulierung und Platzierung von Stellenanzeigen (Stichwort: Mobile First) wirken sich also direkt auf die Anzahl der Bewerber aus – unabhängig davon, wie gut (oder ungünstig) der Recruiting-Prozess danach gestaltet wird. Eine wertvolle Unterstützung hierbei sind Candidate Personas, mit denen die Zielgruppe genau definiert werden kann. Sie geben wichtige Hinweise darauf, mit welchen Botschaften und Informationen sich die Zielgruppe erreichen und zu einer Bewerbung motivieren lässt. Daher lohnt es sich, Candidate Personas zu erstellen und den weiteren Recruiting-Prozess an die Zielgruppe anzupassen.

Wer sich heute auf eine Stellenausschreibung bewirbt, erwartet eine zügige Reaktion und Antwort des Unternehmens. Angefangen bei der Eingangsbestätigung der Bewerbung, die möglichst sofort erfolgen sollte, bis zur Einladung zu einer ersten Auswahlrunde wie einem Vorstellungsgespräch oder Assessment Center, die im besten Fall dem Kandidaten spätestens nach zwei Wochen zugeht. Jeder Kontakt mit den Bewerbern sollte dabei darauf ausgelegt sein, den Recruiting-Prozess zu unterstützen und eine positive Candidate Experience zu schaffen. 

In dieser Phase im Recruiting-Prozess, wenn es auf schnelle Kommunikation und Reaktion in Echtzeit ankommt, können unter anderem Chatbots dazu beitragen, die Candidate Experience zu verbessern. Ausgestattet mit künstlicher Intelligenz und der Fähigkeit, durch Interaktion mit den Bewerbern zu lernen, kann ein Chatbot die HR-Abteilung zeitlich entlasten. Dies z. B., indem er Anfragen, etwa zu Art und Umfang der Bewerbungsunterlagen oder zum Bewerbungsprozess, selbstständig beantwortet und so die Reaktionszeit aus Bewerbersicht optimiert.

Bewerberauswahl: schlanke Prozesse für schnelle Entscheidungen

Liegen Bewerbungsunterlagen und relevante Informationen zum Bewerber in digitaler Form vor, lässt sich der nächste Schritt im Recruiting-Prozess – die Auswahl geeigneter Kandidaten – deutlich schneller und effizienter gestalten. Statt papierbasierte Lebensläufe miteinander zu vergleichen, um geeignete Kandidaten zu finden, können intelligente Systeme die Bewerberdaten auswerten und vergleichen, um die Bewerber zu ermitteln, die dann zu einem ersten persönlichen Gespräch eingeladen werden. 

Die Digitalisierung schafft hier neue und schnellere Möglichkeiten, die Unternehmen nutzen sollten, um auf dem Bewerbermarkt zu punkten. Gerade die Generation der Digital Natives erwartet zunehmend, dass der Recruiting-Prozess schlank und schnell (digitalisiert) organisiert ist, um möglichst in Echtzeit Antworten und Reaktionen auf eine Bewerbung zu erhalten. 

Einstellung und Onboarding

Der Recruiting-Prozess endet mit der Einstellung und Einführung des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen sowie der zeitnahen Absage an andere Bewerber. Wichtig ist auch hier eine schnelle und wertschätzende Kommunikation, damit geeignete, jedoch nicht berücksichtigte Kandidaten den Bewerbungsprozess und das Unternehmen positiv in Erinnerung behalten. Das ist umso wichtiger, da Bewerber zunehmend über soziale Medien vernetzt sind und ihre Erfahrungen dort (mit)teilen. Somit sind nicht nur Mitarbeiter, sondern bereits Bewerber Influencer. Eine sehr verbreitete Plattform, über die das geschieht, ist die Arbeitgeberbewertungs-Plattform kununu.

Social Recruiting – unverzichtbar

Klassische Stellenanzeigen verlieren in der digitalen Welt zunehmend an Bedeutung. An ihre Stelle treten Profile in sozialen Netzwerken wie XING, LinkedIn oder Facebook. Für den Recruiting-Prozess bietet das vollkommen neue Möglichkeiten, denn Stellenausschreibungen können hier gezielt nur an solche Kandidaten ausgespielt werden, die vorher festgelegte Kriterien erfüllen und auf anderen Wegen (klassische Stellenanzeige, Jobportale im Internet) nur schwer oder gar nicht zu erreichen sind. 

Außerdem hat Social Recruiting den Vorteil, dass der Erfolg der Kampagnen unmittelbar und objektiv anhand von Key Performance Indicators überprüft werden kann: Wie oft wurde eine Anzeige angeklickt? Welche Anzeigenversion bringt mehr Bewerber? Wie hoch sind die Kosten für eine Bewerbung?

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