Rechtssicherheit in der Zeitarbeit: Aktuelle Herausforderungen & Lösungsansätze

Parameter, die rechtliche Sicherheit schaffen

Für Verleiher, Entleiher und Arbeitnehmer bedeutet die aktuelle AÜG-Regelung tiefgreifende Veränderungen. Regelwidrige Verstöße gegen die gesetzlichen Rahmenbedingungen werden mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet. Doch die Vorgaben erlauben in der konkreten Ausgestaltung einigen Spielraum für Interpretationen. So ist beispielsweise nicht klar definiert, wie Equal Pay umgesetzt werden soll. Bei der Höchstüberlassungsdauer hingegen scheinen die Grenzen deutlich gesteckt. Doch wie sieht es mit der korrekten Fristenberechnung aus? Sind die Schriftformerfordernis und digitale Signatur ergänzende Notwendigkeit oder kontraproduktive Förmlichkeiten? Zudem stellt sich die Frage, inwieweit die Erfassung der Arbeitszeit die Anforderungen an das System verändert. Eines vorweg: Die Urteile zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind auf europäischer als auch nationaler Ebene unterschiedlich.

Höchstüberlassungsdauer und Fristenberechnung

„Alles bleibt anders!“ Nach diesem Motto bleibt das neue Arbeitnehmerüberlassungsgesetz auch nach seinem Inkrafttreten wichtiges Instrument zur flexiblen Beschaffung personeller Ressourcen. Doch das Gesetz verändert auch wesentliche Rahmenbedingungen. So ist festgelegt, dass Regelungen wie die Höchstüberlassungsdauer nach 18 und Equal Pay nach neun Monaten gelten sollen. Unternehmensvorstände haften persönlich bei fehlerhafter Beauftragung. Die Auswirkung des Gesetzes beeinflusst nicht selten die Vergabe von Projekten basierend auf Werk- und Dienstverträgen. Damit erreicht die Richtlinie eine Einsatzbreite von der klassischen Zeitarbeit für die Produktion, über kaufmännische und fachspezifische Tätigkeiten, bis hin zu High Professionals wie etwa Engineering Services oder IT-Services.

Maximale Einsatzdauer – 18 Monate?

Im AÜG beträgt die Höchstüberlassungsdauer 18 Monate. Abhängig vom geschlossenen Tarifvertrag sowie der jeweiligen Branche oder einer entsprechenden Betriebsvereinbarung kann diese Zeit auf bis zu 48 Monate (TV LeiZ) verlängert werden. Hierzu hält zwar der verfassungsrechtliche Aspekt stand, doch es ist unklar, ob eine beidseitige Tarifbindung erforderlich ist. Ist im Tarifvertrag keine Höchstüberlassungsdauer festgeschrieben, dürfen 24 Monate nicht überschritten werden.

Die Höchstüberlassungsdauer beim EuGH

Der EuGH wurde bereits 2021 angerufen, um eine Klärung des Begriffs „vorübergehend“ zu definieren. In den Schlussanträgen vom 09.09.2021 vertritt der Generalanwalt die Ansicht, dass das Wort keine dauerhafte Beschäftigung zur Folge hat, auch wenn Leiharbeitnehmer über die generell geltenden 18 Monate Einsatzzeit hinausgeht. Die Frage, ob ein Arbeitsplatz bei aufeinanderfolgenden Überlassungen dauerhaft vorhanden ist, ist in einer Prüfung zu berücksichtigen. Gibt es unterschiedliche Sichtweisen über das mitgliedstaatliche Gesetz, ist die rechtliche Auslegung der Sache eine Entscheidungshoheit des zuständigen Landesarbeitsgerichts.

Spätestens nach neun Monaten erhalten Zeitarbeiter den gleichen Lohn wie herkömmlich beschäftigte Arbeitnehmer eines Unternehmens. Diese Vorschrift erhöht die Komplexität der Umsetzung gleich in mehreren Bereichen. Controlling, Finanzbuchhaltung, Vertragsabwicklung und Personalabrechnung sind gefordert. Die Equal-Pay-Kalkulation wird bereits bei der Vertragsanlage und im Verleihpreis berücksichtigt. Entleiher sind dazu verpflichtet, alle variablen und fixen Informationen zu den Abrechnungsinhalten ihrer Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Hinzu kommen mögliche Änderungen. Der Pflege- und Kommunikationsaufwand lässt sich am leichtesten mit einer passenden IT-Lösung reduzieren.

Equal Pay nach 15 Monaten (Deckelung II)

Entleiher müssen bei ihren Tarifen Angaben zu Branche und Tarifgruppe der Leiharbeiter bereitstellen. Der Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen e. V. (IGZ) und Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP) sieht entsprechende Verpflichtungen in den Tarifen vor. Aus diesen Rahmenbedingungen wird der Equal-Pay-Zuschlag errechnet. Jedes Modell muss im System hinterlegt sein und fortlaufend aktualisiert werden, um auf Tarifänderungen sofort reagieren zu können.

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Gleicher Lohn für gleiche Arbeit

Für vergleichbare Arbeiten sollen Stammbeschäftigte und Leiharbeiter das gleiche Entgelt beziehen. Abweichende Vereinbarungen der jeweiligen Tarifparteien wie beispielsweise BAP und DGB oder iGZ und DGB sind möglich. Gemäß der gesetzlichen Begründung zählen Zulagen, Sonderzahlungen und Zuschläge ebenso zum Equal Pay wie Basisvergütung. Handelt der Verleiher entgegen den Bestimmungen des Gleichstellungsgrundsatzes, stehen Bußgelder in Höhe von bis zu 500.000 Euro im Raum. Trotz vieler unterschiedlicher Aspekte, die ein Verleiher berücksichtigen muss, haftet dieser dennoch gegenüber Sozialversicherungsbehörden, Finanzamt sowie Mitarbeitern. Sind die Gesetzesübertretungen zu hoch, läuft der Verleiher Gefahr, seine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung zu verlieren.

Schriftformerfordernis & digitale Signatur

Der Gesetzgeber sieht eine Überlassung nur dann vor, wenn der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher in voller Formgültigkeit vorliegt. Voraussetzung dafür ist, dass der Vertrag bereits vor dem wirksamen Einsatzbeginn abgeschlossen wurde und dieser von beiden Parteien unterschrieben worden ist. Für einen AÜV benötigen alle Beteiligten eine Schriftformerfordernis und digitale Signatur. Im BGB ist die Schriftformerfordernis laut § 126a mit einer elektronischen Signatur gewahrt, womit sich der klassische Verwaltungsaufwand reduzieren lässt.

Mit E-Mails vereinfachen sich die Austauschwege von Dokumenten, auch der Bezug auf den Rahmenvertrag gemeinsam mit der Kontingentvereinbarung ist möglich. Rechtlich können Verstöße gegen die Schriftformerfordernis den Widerruf der Verleihererlaubnis nach sich ziehen. Ist dies der Fall, werden alle Leistungen ohne Vertragsbasis erbracht, woraus sich unter Umständen Haftungsprobleme ergeben können. Mit einer entsprechenden Software sind digitale Lösungen in wenigen Schritten implementierbar und das Unterzeichnen mittels elektronischer Signatur gelingt einfach, schnell und rechtssicher.

Risiken bei Missachtung der Schriftform

Verstöße gegen die Dokumentationspflicht haben sowohl für Kunden als auch für Zeitarbeitsunternehmen erhebliche Folgen. Erfüllt der Arbeitsüberlassungsvertrag die schriftliche Voraussetzung nicht, ist der gesamte AÜV nichtig. Ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro droht beiden, dem Ver- und Entleiher.

Zeiterfassung

Arbeitsmodelle digital zu erfassen, sichert die rechtliche Grundlage des Tarifvertrags in der Zeitarbeit. Mit der richtigen Softwarelösung lassen sich Arbeitszeiten sicher berechnen und messen sowie mit allen Schlüsseln aus dem Tarifvertrag von BAP/DGB Tarifgemeinschaft berücksichtigen. Ein wesentlicher Aspekt, der Zeitarbeiter barrierefrei in die Schichtplanung und Stundenerfassung der Stammbelegschaft einbindet. Möchten Unternehmen eine Einzellösung für beide Personalarten, ist auch eine Trennung der Arbeitnehmer nach Arbeitsvertrag möglich.

Arbeitszeiterfassung – Pflicht des Arbeitgebers

Laut dem Arbeitszeitgesetz, kurz ArbZG, sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitsstunden aufzuzeichnen und ein entsprechendes Verzeichnis zu führen. Sämtliche Nachweise müssen vom Arbeitgeber zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Auch der EuGH liefert dazu in einem Urteil aus dem Jahr 2019 eine klare Entscheidung: Die Zeiterfassung muss durch ein zugängliches, objektives und verlässliches System erfolgen (Az. C-55/18 – CCOO). Aus dieser Kontroll- und Überwachungspflicht heraus dürften die in Deutschland bestehenden Dokumentationspflichten nicht ausreichen. Hier muss der deutsche Gesetzgeber nachbessern.

Wie Sie als betroffenes Unternehmen jetzt handeln können

Betriebe sind gut beraten, ihre Prozesse perfekt an die geltende Rechtsprechung sowie Vorschriften anzupassen, um die vielen komplexen Aufgaben vereinfacht abzubilden. Die ersten Schritte in Richtung Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer, digitale Signatur sowie der Schriftformerfordernis könnten durch frühzeitigen Informationsaustausch besser koordiniert werden. Auf diese Weise sind Prozesse und alle relevanten Informationen im System hinterlegt und einfach integrierbar. Einsatzzeiten, Personalstammdaten, Karenzzeiten und Vorbeschäftigungen dienen als relevante Dokumente für abrechnungsrelevante AÜ-Verträge. 

Rechtssicherheit in der Zeitarbeit – Lassen Sie sich beraten!

Hinweis: Dies hat keine juristische Verbindlichkeit und ersetzt daher auch keine Rechtsberatung