Mitarbeitergespräch – eine Checkliste

Mitarbeitergespräche führen – muss das eigentlich sein?

Das Mitarbeitergespräch steht in der Beliebtheitsliste nicht gerade weit vorne. Für Vorgesetzte bedeutet es Zeitaufwand für die Vorbereitung und Durchführung, Arbeitnehmer befürchten negatives Feedback oder unliebsame Anweisungen. So stellt sich für viele die Frage: Muss ich ein Mitarbeitergespräch führen?

Tatsächlich ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen eine grundsätzliche Teilnahmepflicht. Aufseiten der Beschäftigten gilt hier etwa § 106 der Gewerbeordnung (GeWO), aus dem sich ein Weisungsrecht des Arbeitgebers ergibt. Dessen Fürsorgepflicht versetzt den Beschäftigten wiederum in die Lage, ein Mitarbeitergespräch einzufordern.

Abgesehen von Rechten und Pflichten sind Mitarbeitergespräche für das Unternehmen und seine Mitarbeiter eine wertvolle Chance. Sie bieten Gelegenheit zu ausgiebigem beiderseitigem Feedback, sind damit wichtiger Baustein für die Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich für die Bindung an das Unternehmen. So können regelmäßige Gespräche das Betriebsklima verbessern, die Arbeitsleistung optimieren und zu einem guten Verhältnis von Führungskräften und Beschäftigten beitragen.

Klug geplant ist halb gewonnen: die Vorbereitung auf das Gespräch

Eine ausgiebige Vorbereitung ist die Voraussetzung für ein konstruktives und nützliches Feedback. Sie betrifft verschiedene Faktoren, von der rechtzeitigen Terminvereinbarung bis zur Schaffung einer optimalen Gesprächsatmosphäre.

Den Termin sollten Sie rechtzeitig mitteilen und darin den Anlass sowie die geplanten Themen für das Gespräch mitteilen: Handelt es sich um das übliche Jahresgespräch oder gibt es einen konkreten Anlass? Ein Vorlauf von etwa vier bis sechs Wochen ist in der Regel ausreichend für eine gründliche Vorbereitung.

Auch die voraussichtliche Dauer sollte in der Einladung vermerkt sein. Nur so kann sich der Mitarbeiter auf das Gespräch vorbereiten – und mehr noch: Er fühlt sich bei einer solchen transparenten Kommunikation ernst genommen. Länger als zwei Stunden sollten das Gespräch nicht dauern – spätestens dann dürfte die Konzentration schwinden und alle Themen sollten angesprochen sein.

Zur Terminplanung gehört auch, zum angesetzten Zeitpunkt einen Raum zu reservieren, in dem Sie sich in Ruhe Zeit nehmen und nicht von Anrufen oder Kollegen gestört werden. Anstatt das Gespräch in Ihrem Büro zu führen, ist es meist besser, einen Meetingraum zu reservieren. Schalten Sie das Telefon stumm, um Störungen von außen zu vermeiden.

Welche Punkte sollten unbedingt angesprochen werden?

Damit Sie für alle wichtigen Themen Zeit finden, ist ein Leitfaden für das Mitarbeitergespräch für Führungskräfte nützlich. Er hilft dabei, das Gespräch sinnvoll zu strukturieren und wesentliche Punkte im Fokus zu behalten, auch wenn es zu einer hitzigen Diskussion kommen sollte. Die Inhalte des Leitfadens hängen nicht zuletzt vom Anlass des Mitarbeitergesprächs ab. Handelt es sich um das turnusmäßige Jahresgespräch, kommen in der Regel folgende Themen zur Sprache:

• Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters
• Personalentwicklungsmaßnahmen
• zukünftige Karriereplanung
• Karriereaussichten im Unternehmen

Darüber hinaus sollten Sie Zeit für das Feedback des Mitarbeiters einplanen:

• Wie beurteilt er die Zusammenarbeit und die Unterstützung seitens des Vorgesetzten?
• Gibt es hinsichtlich der Projektabläufe Verbesserungspotenzial?
• Sind die Entwicklungschancen im Unternehmen zufriedenstellend?
• Gibt es Probleme mit Kollegen, Vorgesetzten und/oder Arbeitsabläufen und wie lassen sich diese verbessern?

Abgesehen vom turnusmäßigen Jahresgespräch gibt es weitere Anlässe für Mitarbeitergespräche:

• zum Ende der Probezeit
• für neue Zielvereinbarungen
• nach einer deutlichen Verschlechterung der Arbeitsleitung
• bei neuen Arbeitsanweisungen oder Strategieanpassungen
• nach Konflikten mit Kollegen und/oder Vorgesetzten

Der jeweilige Leitfaden für das Mitarbeitergespräch sollte entsprechend angepasst werden. Wichtig: In vielen Unternehmen gibt es Vorlagen für verschiedene Arten von Feedbackrunden. So sind standardisierte Gespräche möglich, bei denen alle relevanten Punkte abgearbeitet werden.

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Vorsicht bei sensiblen Themen

Eine Herausforderung sind Gespräche, die unliebsame Themen behandeln: die (wiederholte) Nichteinhaltung von Zielvereinbarungen, soziale Konflikte, Kündigungen, eine Häufung von Fehlzeiten. Sie stellen hohe Anforderungen an die kommunikativen Fähigkeiten der Führungskraft. Ein Leitfaden ist für solche Mitarbeitergespräche besonders wichtig, denn es gilt hier, noch stärker als bei turnusmäßigen Jahresgesprächen sachlich und lösungsorientiert vorzugehen. Er umfasst zum Beispiel folgende Punkte:

• konkrete, belegbare Daten und Fakten zum Sachverhalt
• rechtliche und interne Sanktionsmöglichkeiten
• konkrete Lösungsvorschläge
• (neue) Zielvereinbarungen

Wichtig: Bei kritischen Mitarbeitergesprächen ist eine Gelegenheit zur Stellungnahme noch wichtiger. Geben Sie dem Mitarbeiter ausreichend Zeit, seine Sicht darzulegen.

Dos and Don'ts im Mitarbeitergespräch: Was Führungskräfte tun und lassen sollten

Mitarbeitergespräche sind für Führungskräfte mitunter eine Herausforderung. Gerade wenn es um kritische Themen geht oder der Mitarbeiter unzufrieden ist, kann es zu Konflikten kommen – und damit zum Gegenteil von dem, was das Gespräch eigentlich erreichen sollte. Damit es dazu nicht kommt, achten Sie auf folgende Punkte:

Führen Sie das Gespräch auf Augenhöhe: Jeder darf zu Wort kommen, und die Ansichten der Belegschaft sind wichtig. Vermitteln Sie das, schaffen Sie eine kollegiale Gesprächsatmosphäre, in der auch konstruktive Kritik Platz hat.

Kommunizieren Sie offen: Teilen Sie Ziele, Notwendigkeiten und Kritik offen mit, verklausulieren Sie die Sachverhalte nicht. Das mag freundlicher klingen, nützt jedoch wenig, wenn der Mitarbeiter nicht versteht, worauf Sie hinauswollen.

Formulieren Sie Ich-Botschaften: Indem Sie von Ihrem eigenen Standpunkt ausgehen, vermeiden Sie ein Machtgefälle, bei dem sich der Gesprächspartner schnell angegriffen fühlen kann und in Deckung geht. Teilen Sie stattdessen besser mit, was Sie erwarten und nicht, was das Gegenüber tun muss, auch wenn inhaltlich dasselbe gemeint ist.

Bleiben Sie positiv: Ein Mitarbeitergespräch ist kein Angriff, sondern dient der Entwicklung, kann unter Umständen zu einer Gehaltserhöhung führen und ist für den Mitarbeiter somit vorteilhaft. Im Gespräch sollten Sie dies stets vermitteln.

Bleiben Sie auf der Sachebene: Vor allem bei kritischen Themen besteht die Gefahr, zu persönlich zu werden. Behalten Sie daher stets den Sachverhalt im Blick! Tipp: Es ist durchaus erlaubt, ein Mitarbeitergespräch zu vertagen, damit sich, falls nötig, die Gemüter beruhigen.

Finden Sie einen erfolgreichen Abschluss: Fassen Sie zum Ende des Gesprächs alle besprochenen Punkte zusammen, insbesondere die getroffenen Vereinbarungen.

Wichtig: Halten Sie alle Ergebnisse inklusive getroffener Vereinbarungen und Termineinhaltungen schriftlich fest.

Checkliste: Ihr Leitfaden für das Mitarbeitergespräch

Ein Mitarbeitergespräch zu führen, vor- und nachzubereiten, kann zeitaufwendig sein. Mit dieser Checkliste behalten Sie alle wichtigen Punkte im Blick:

• Laden Sie vier bis sechs Wochen vor dem Termin zum Gespräch
• Teilen Sie den Anlass und die vorgesehenen Themen mi
• Schaffen Sie eine ruhige, ungestörte Gesprächsatmosphäre
• Halten Sie sich an einen Leitfaden, um den Fokus auf die vorgesehenen Inhalte zu lenken
• Formulieren Sie konkret, transparent und sachlich
• Geben Sie dem Gegenüber Zeit und Raum für Feedback
• Schließen Sie das Gespräch mit konkreten Zielen ab

Fazit – Mitarbeitergespräche als Schlüssel zum Unternehmenserfolg

Ein Mitarbeitergespräch ist eine Chance – für das Unternehmen und den Mitarbeiter. Sie helfen, die Arbeitsleistung zu optimieren, tragen zu einem kollegialen Miteinander bei und sind damit ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur. Herausforderungen beim Feedbackgespräch begegnen Sie mit einer durchdachten Vorbereitung; Checklisten und ein Gesprächsleitfaden unterstützen Sie dabei, inhaltlich bei der Sache zu bleiben.

Kommen Sie auf uns zu – wir beraten Sie gerne!