Optimale Kapazitätsplanung für effizientes Ressourcenmanagement

Was versteht man unter dem Begriff Kapazitätsplanung?

Steht die für Projekte, Lieferungen oder Herstellungsprozesse optimale Menge an Ressourcen zur Verfügung? Diese Fragen sind bei der Kapazitätsplanung im Personalmanagement im Fokus. Dabei geht es darum, Produkte, Lösungen und Leistungen in Time anzubieten beziehungsweise herzustellen. Damit das gelingt, ist es notwendig, dass ausreichend Arbeitskräfte, Rohstoffe sowie andere Materialien verfügbar sind und die Maschinen bereit sind. Auch ein ausreichendes Budget, freie Räume im Unternehmen und die Verfügbarkeit spezieller Fachkräfte sind Teil einer effektiven Personalplanung, abhängig von der Branche und dem Tätigkeitsbereich des Unternehmens.

Das Ziel: Alle notwendigen Ressourcen sollten innerhalb eines definierten Zeitraums bestmöglich ausgelastet sein. Gelingt das, lässt sich der maximale Ertrag erzielen – unabhängig davon, ob es sich um die Produktion von Waren handelt, um eine bestimmte Dienstleistung oder ein Beratungsprojekt.

Warum ist die Kapazitätsplanung für Unternehmen essenziell?

Zu geringe Warenbestände verzögern die Produktion und in der Folge die Lieferzeiten. Lassen sich Projekte nicht angehen oder abschließen, weil qualifizierte Fachkräfte fehlen, droht ein Imageschaden, Kunden wandern ab, Umsätze und Gewinne sind in Gefahr. Überkapazitäten verschwenden dagegen wertvolle Lagerfläche, können die Liquidität negativ beeinflussen oder zu hohen Personalkosten führen. Eine durchdachte Kapazitätsplanung mit einer Software ist ein wichtiger Schritt, Szenarien wie diese zu verhindern. 

Die positiven Auswirkungen sind zahlreich: Ein strategisches Ressourcenmanagement verhindert, dass Rohstoffe übereilt und zu erhöhten Preisen eingekauft werden müssen, Personal händeringend gesucht wird oder die Belegschaft massiv Überstunden ansammelt. Vorausschauend geplant, profitieren Sie unter anderem von günstigen Tagespreisen im Einkauf und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit dank optimaler Work-Life-Balance.

Wenn Ware in Time geliefert, ein Projekt erfolgreich und rechtzeitig abgeschlossen wird, erhöht sich die Kundenzufriedenheit und -bindung. Zugleich ist es für den nachhaltigen Erfolg nicht zu unterschätzen, als Unternehmen auf wechselnde Marktbedingungen und Kundenwünsche flexibel zu reagieren. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass ausreichend Ressourcen vorhanden sind, unabhängig davon, ob es sich um Personal oder Rohstoffe handelt.

Strategische und operative Kapazitätsplanung

Es ist grundsätzlich zwischen zwei Arten des Ressourcenmanagements zu unterscheiden: 

Die operative Kapazitätsplanung bezieht sich auf kurzfristige Entscheidungen im Betriebsalltag. Sie stellt sicher, dass benötigte Ressourcen für das Tagesgeschäft verfügbar sind. Dabei geht es etwa um die Verteilung von Aufgaben auf Mitarbeiter und Teams, die Bereitstellung von Maschinen und Fertigungselementen in der Produktion oder die Planung und Steuerung von Lagerkapazitäten und Warenbeständen.

Die strategische Kapazitätsplanung umfasst Beschlüsse, die sich langfristig auf die Unternehmensstrategie auswirken. Zu typischen Beispielen zählt etwa die Entscheidung für die Ausweitung von Lagerkapazitäten oder der Bau eines neuen Werks, um den Produktionsoutput zu steigern. Auch die Investition in Fertigungsanlagen, in Workflow-Software und den Ausbau der Mitarbeiterqualifikationen sind Teile des strategischen Ressourcenmanagements.

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Schritte zu einer erfolgreichen Kapazitätsplanung

Eine durchdachte Kapazitätsplanung birgt ein hohes Potenzial zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Eine systematische Strategie führt zum Erfolg, und dazu gehören die folgenden Schritte:

• Transparenz hineinbringen: Zunächst gilt es, die mittel- bis langfristigen strategischen Ziele zu klären. Wo soll das Unternehmen in naher Zukunft stehen und welche Ressourcen werden dafür gebraucht?
• Istzustand analysieren: Ein prüfender Blick auf Maschinenparks, Warenbestände und Personalressourcen deckt auf, wo es Bedarf gibt und in welchen Bereichen alles bereits optimal läuft.
• Prognosen wagen: Basierend auf Daten der Vergangenheit lassen sich Forecasts erstellen, die die Bewertung der voraussichtlichen Nachfrage in der Zukunft erleichtern.
• Kosten und Nutzen gegenüberstellen: Eine Kosten-Nutzen-Analyse zeigt, in welcher Höhe Investitionen wirtschaftlich vertretbar sind. Sie spielt damit eine zentrale Rolle für die Kaufentscheidung.
• Aufgaben festlegen: Stellt sich bei der Analyse heraus, dass für geplante Projekte erforderliche Ressourcen fehlen, ist Handeln angesagt. Dazu zählt die Aufgabenverteilung – wer beschafft, was und wer ist für die Zielerreichung zuständig?
  
  

Gut zu wissen: Die Kapazitätsplanung ist ein dauerhafter Prozess, der stets überwacht und kontinuierlich angepasst werden sollte. Marktbedingungen, Kundenanforderungen und technologische Notwendigkeiten ändern sich fortlaufend. Wer den Anschluss verpasst, dem drohen Umsatz- und Gewinnverluste.

Kapazitätsplanung mit Software für das effektive Ressourcenmanagement

Herrscht bei Ihnen ein Ressourcenüberschuss oder droht ein Mangel an Waren oder Personal? Eine Kapazitätsplanungssoftware deckt auf, wo Handlungsbedarf besteht. Damit sind digitale Systeme ein wichtiger Baustein zur Effizienzsteigerung. Sie bilden im Idealfall verschiedene Aspekte der Kapazitätsplanung ab, erlauben Bedarfsprognosen, liefern einen ausführlichen Überblick über die Verfügbarkeit sowie die Auslastung von Kapazitäten und sind in der Lage, Szenarien zu simulieren, wie sich Investitionen – oder das Ausbleiben dieser – auf die wirtschaftliche Unternehmensentwicklung auswirken

Die Workforce-Management-Lösung compleet workforce bildet zahlreiche Faktoren für eine ausgeklügelte Kapazitätsplanung ab. So unterstützt das Tool beim HR-Management, bei der Optimierung von Workflows sowie der Planung von Arbeitsmitteln und qualifizierten Fachkräften. Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP sowie zu Lohnabrechnungsprogrammen erweitern den Nutzungsumfang. Reportingtools erlauben ausführliche Analysen und Forecasts hinsichtlich Produktivitäts- und Leistungsdaten, Ressourcenverteilungen und somit auch zukünftigen Anforderungen.

Fazit: Zukunftsausblick und Entwicklungen in der Kapazitätsplanung

Die präzise Planung des Ressourceneinsatzes dürfte in der Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen – und das aus verschiedenen Gründen. So achten Unternehmen verstärkt darauf, nachhaltig zu wirtschaften. Das hat einerseits ökologische Ursachen, andererseits wird immer mehr Betrieben klar, dass ökologisches Handeln ökonomisch ist und zu Kosteneinsparungen führen kann. Das betrifft die Kapazitätsplanung in hohem Maße. Schließlich verursachen zum Beispiel Überkapazitäten im Warenbestand einen unnötigen CO₂-Ausstoß für den Transport, es fallen Lagerkosten an, mitunter auch Energieaufwendungen, wenn Rohstoffe in beheizten Räumen untergebracht sind.

Der Digitalisierungsgrad wird voraussichtlich zunehmen und die Kapazitätsplanung per Software an der Tagesordnung sein. Der Nutzen ist hoch, da digitale Systeme die Echtzeitüberwachung und -anpassung von Warenbeständen erlauben oder eine hochautomatisierte Personaleinsatzplanung. Schon heute vereinfacht der Einsatz von Tools wie compleet workforce das Ressourcenmanagement und die effiziente Einsatzplanung wesentlich. So lassen sich sowohl Engpässe als auch Überkapazitäten vermeiden, die Effizienz wirksam steigern und der wirtschaftliche Erfolg sichern.