Alles über Home-Office: Tipps, Hintergründe und Rechtliches

Was ist Home-Office?

Wenn zwischen Frühstückstisch zum Arbeitsplatz nur wenige Schritte liegen, kann es sich um ein Home-Office handeln: Die Arbeit in den eigenen vier Wänden hat von Frühjahr 2020 bis Ende März 2022 deutlich zugenommen. Im April 2020 arbeiteten rund 30 Prozent der Beschäftigten in Deutschland im Home-Office. Auch nach Auslaufen der Pflicht Ende März 2022 erledigen viele Arbeitnehmer ihren Job weiterhin von zu Hause aus. Doch ist das überhaupt schon Home-Office?

Streng genommen nicht: Verlegen Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände, nutzen dabei allerdings ganz oder teilweise ihre private IT-Ausrüstung, Telefone und Möbel, handelt es sich um mobiles Arbeiten, auch bekannt als Remote Work. Das kann prinzipiell überall stattfinden, zu Hause ebenso wie im Café, im Park oder auf Reisen. Die Arbeitnehmer müssen lediglich erreichbar sein.

Ein Home-Office im eigentlichen Sinne ist ein vom Betrieb zur Verfügung gestellter, vollständiger Arbeitsplatz, üblicherweise im Haushalt des Mitarbeiters. Dieser muss in puncto Arbeits- und Gesundheitsschutz denselben Anforderungen entsprechen wie der im Unternehmen. Zudem besteht keine freie Wahl des Arbeitsorts: Die Arbeit muss an eben jenem festen Platz erledigt werden.

So waren die zahlreichen Home-Office-Jobs während der Coronapandemie streng genommen gar keine. Vielmehr arbeiteten die Mitarbeiter mobil. Aus den verschiedenen Prinzipien ergeben sich auch jeweils unterschiedliche rechtliche Anforderungen.

Rechtliches: Arbeitsschutz und Versicherung bei der Heimarbeit

In einem Home-Office im eigentlichen Sinne gelten die Regelungen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Sie sollen Unfälle am Arbeitsplatz verhindern, etwa indem Unternehmen einen Arbeitsplatz nach ergonomischen Standards zur Verfügung stellen. Außerdem sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Mitarbeiter in ihre Home-Office-Arbeitsplätze einzuweisen. Für passgenaue Arbeitsschutzmaßnahmen ist eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen; nur dann lassen sich etwaige Risiken ausschließen. Unter anderem das macht das Home-Office zur Herausforderung: Der Arbeitgeber müsste dafür die privaten Räume des Arbeitnehmers betreten. Dazu besteht jedoch keine rechtliche Grundlage.

Eine Lösung ist eine individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu den Bedingungen im Home-Office. Sie sollte unter anderem Details zum Arbeits- und Gesundheitsschutz regeln und mit einem Grundrechtsverzicht einhergehen. Dieser betrifft hier den Schutz der eigenen Wohnung. Privatrechtlich leitet sich nämlich aus dem Gebot der gegenseitigen Rücksichtnahme die Verpflichtung des Mitarbeiters ab, an arbeitsschutzrechtlichen Regelungen mitzuwirken, das Betreten des Wohnraums also zu erlauben.

Darüber hinaus stellen sich Fragen zum Versicherungsschutz. Hier gilt: Ein Arbeitsplatz im Home-Office nach offizieller Definition ist dem im Unternehmen gleichgestellt. Folglich bleibt der betriebliche Versicherungsschutz bestehen. Er gilt etwa auch für Wege in die Küche, Toilette und zum Essen in der Pause. Diese sind versichert, die eigentliche Pausenaktivität nicht.

Welche Voraussetzungen muss ein Home-Office erfüllen?

Der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden muss mit dem im Unternehmen vergleichbar sein, sprich, die Regelungen der Arbeitsstättenverordnung erfüllen. Demnach muss die technische Ausstattung mit Computer, Monitor, Tastaturen und Maus dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Auch hinsichtlich der Möblierung gilt es, eine Reihe von Vorgaben zu beachten, um den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem:

• ein höhenverstellbarer Arbeitsstuhl, der weitere ergonomische Einstellungen erlaubt
• ein Schreibtisch mit einer Höhe von mindestens 72 Zentimetern und einer Arbeitsflächengröße von 160 x 80 Zentimetern
• ein Bildschirm mit mindestens 400 Lux Helligkeit.

Darüber hinaus darf die Grundfläche pro Arbeitsplatz acht Quadratmeter nicht unterschreiten. Türen und Schubladen müssen sich vollständig öffnen lassen, die Bewegungsflächen mindestens 1,50 Meter betragen.

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Wer trägt und erstattet die Kosten?

Als Arbeitgeber sind Sie für die Ausstattung des Home-Office zuständig: Wie im betrieblichen Büro stellen Sie Arbeitsmittel und Einrichtung zur Verfügung. Das betrifft auch laufende Kosten, etwa für Telefon- und Internetleitungen sowie für die benötigte Energie.

Da Beschäftigte die Leitungen üblicherweise auch privat nutzen und es sich nur schwer ermitteln lässt, welchen Anteil an der Stromrechnung die heimische Büroarbeit hat, sind Pauschalen üblich. Diese sollten sich an den tatsächlichen Aufwänden orientieren. Beträge von rund 50 Euro im Monat gelten als guter Richtwert.Wichtig: Die Kostenpauschale ist nicht gleichbedeutend mit der im Januar 2022 beschlossenen Home-Office-Pauschale für Steuerzahler. Für jeden Kalendertag, den der Arbeitnehmer seiner Tätigkeit in der eigenen Wohnung nachgeht, lassen sich demnach fünf Euro als Werbungskosten geltend machen, maximal sind 600 Euro im Jahr möglich.

Darüber hinaus können Arbeitnehmer, aber auch Freiberufler und Selbstständige, ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Dieses muss eine Reihe von Bedingungen erfüllen. So akzeptiert der Fiskus die Angabe nur, wenn einem Angestellten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird, er also dauerhaft im Home-Office arbeitet. Der Raum muss außerdem von den privaten Bereichen getrennt sein, etwa durch eine Tür. Durchgangszimmer akzeptiert der Fiskus üblicherweise nicht.

Vor- und Nachteile von Home-Office

Beschäftigte teilweise oder dauerhaft von zu Hause arbeiten zu lassen, eröffnet Unternehmen und Beschäftigen zahlreiche Vorteile. Dennoch sind viele Arbeitgeber skeptisch und längst nicht alle Arbeitnehmer von dem Konzept überzeugt. Zu den Vorteilen zählen vor allem:

• geringere Flächenkosten im Unternehmen
• höhere Zufriedenheit der Arbeitnehmer
• Steigerung der Produktivität
• Senkung von Krankheitsquoten
• Stärkung des Images als attraktiver Arbeitgeber
  
  

Dabei ist zu bedenken, dass ein Home-Office sorgfältig geplant sein will – und das betrifft nicht nur die Ausstattung des Arbeitsplatzes. Ist das nicht der Fall, ergeben sich mögliche Nachteile:

• Herausforderungen bei der Leistungsmessung und Arbeitszeitkontrolle
• Austausch und Motivation kommen mitunter zu kurz
• die Work-Life-Balance lässt sich schwerer steuern

Ähnliche Minuspunkte befürchten auch viele Mitarbeiter: Durch die Nähe von Büro und Privatleben fällt es vielen schwer, nach Feierabend abzuschalten. Es fehlt der direkte Austausch mit Kollegen, Informationswege können langwieriger sein.

Home-Office – Herausforderungen und Chancen für Arbeitnehmer und -geber

Ein durchdacht geplantes Home-Office verlangt einen hohen Einsatz des Unternehmens, Disziplin und Kooperationswillen der Mitarbeiter. Mit aktuellen technischen Lösungen wie Videokonferenzen und Co. lassen sich viele Herausforderungen lösen. Letztendlich spielt Vertrauen auf beiden Seiten eine wesentliche Rolle, um die Motivation und Leistung auch im Heimbüro hochzuhalten.