Belohnungssysteme für motivierte Mitarbeiter – Gratifikation

Was wird unter Gratifikation verstanden?

Anders als das 13. Monatsgehalt handelt es sich bei der Gratifikation eine freiwillige Sondervergütung. Umfang und Anspruch sind nicht vertraglich festgehalten, allerdings gilt die Zahlung als Belohnung. In der Regel wird die Gratifikation zu einem bestimmten Anlass ausbezahlt und entsprechend einfach in der Lohnverrechnung verarbeitet. Wie hoch der Betrag ausfällt, liegt ausschließlich im Ermessensspielraum des Arbeitgebers. Zudem müssen nicht alle Arbeitnehmer gleich bedacht werden. Allerdings schließt das Prinzip der Gleichbehandlung eine willkürliche Schlechterbehandlung arbeitsrechtlich aus. Bekannte Sonderzahlungen sind das Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder individuelle Jubiläumszuwendungen. Die Gratifikation ist generell eine monetäre Anerkennung für geleistete Arbeit und soll der weiteren Motivation dienen. Zudem unterliegt die freiwillige Sondervergütung bestimmten Steuergrundsätzen und arbeitsrechtlichen Besonderheiten.

Beispiele für Sondergratifikation

In der Praxis werden finanzielle Zusatzleistungen in betrieblichen Vereinbarungen, Arbeitsverträgen oder innerhalb des gültigen Tarifvertrages geregelt. So finden sich in branchenspezifischen tariflichen Regelwerken meist entsprechende Abmachungen zu Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld. Bonus- und Prämienzahlungen werden vielfach individuell im jeweiligen Arbeitsvertrag geregelt. Entwickelt sich die Unternehmenssituation in die entgegengesetzte Richtung, veranlasst der Arbeitgeber durch einen Abänderungsvertrag die Anpassung. Gleichzeitig ist jedoch jeder Unternehmer bei der Vergabe einer Gratifikation an das Bürgerliche Gesetzbuch gebunden. Das Transparenzgebot nach Paragraf 307 unterbindet eine willkürliche Zuteilung dieser Sonderzahlung. Arbeitgebern stehen mehrere Optionen zur Verfügung, die Gratifikation zu regeln oder zu benennen.

Urlaubsgeld

Einmal pro Jahr erhalten Arbeitnehmer zum Beispiel ein halbes Monatsgehalt als Urlaubsgeld ausbezahlt. Vereinbart wird diese Art der Gratifikation über den aktuell geltenden Tarifvertrag der jeweiligen Branche.

Weihnachtsgeld

Basierend auf dem Tarifvertrag erhalten alle Arbeitnehmer eines Betriebes eine Weihnachtsgratifikation in Form von beispielsweise 50 Prozent des Monatsgehaltes. Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt wird nicht nur dem Monat der Auszahlung angerechnet, sondern als sogenannte Einmalzahlung dem gesamten Jahresgehalt hinzugezogen. Voraussetzung dafür ist das Übersteigen der Bemessungsgrenzen in den einzelnen Sozialversicherungszweigen.

Jubiläumszuwendungen

Zahlungen zum Dienstjubiläum oder Unternehmensjubiläum sind in der Betriebsvereinbarung geregelt. Feiert ein Mitarbeiter seine 25-jährige Firmenzugehörigkeit, erhält er zum Beispiel zwei Monatsgehälter als Gratifikation.

Sonderzahlung zum Jahresabschluss

Sonderzahlungen zum Jahresabschluss sind einzelvertraglich geregelt und dienen als Motivationsspritze für das neue Geschäftsjahr.

Wie werden Gratifikationen versteuert?

Ob es sich bei der Gratifikation um Urlaubs-, Weihnachtsgeld oder Prämien handelt, spielt bei der Steuerbewertung keine Rolle. Weder für Unternehmen noch für Arbeitnehmer ist diese Sonderzuwendung steuerfrei. Bei fortlaufenden Zahlungen zum herkömmlichen Arbeitsentgelt müssen sie als Arbeitslohn versteuert werden. Für Arbeitnehmer kann dies bedeuten, dass sie durch den einmaligen Bezug ein besseres Monatsgehalt erzielen und in eine höhere Steuerklasse rutschen. Arbeitgeber ermitteln daher zuerst die Lohnsteuer auf den vereinbarten Jahresbezug, anschließend folgt die Berechnung des regulären Jahresgehalts einschließlich der Gratifikation. Die Differenz zeigt den Lohnsteueranteil des Gesamtbezuges.

Abrechnungskompetenz erleben – mit compleet workforce. Erfahren Sie mehr!

Alternative: Sachzuwendungen

Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber kann es sinnvoll sein, auf den geldwerten Vorteil zu setzen und eine finanzielle Zuwendung nicht zu berücksichtigen. Hinter dem Begriff verbergen sich Sachzuwendungen, die Mitarbeiter ohne steuerlichen Abzug erhalten. Unternehmen sind allerdings dazu verpflichtet, diesen geldwerten Vorteil pauschal zu versteuern. Für einen monatlichen Freibetrag in Höhe von 50 Euro bezahlen Firmen keine Steuern. Sogenannte Sachzuwendungen umfassen zum Beispiel Arbeitsmittel, die Mitarbeiter beruflich wie privat nutzen können (Smartphone, Laptop, Tablet). Der Gesetzgeber benennt allerdings auch Ausnahmen wie ein Firmenjubiläum. Hier gilt ein steuerfreier Höchstbetrag von 110 Euro. Restaurant-, Tank- und Ladegutscheine oder ein ÖPNV-Ticket sind nur ein paar Ideen den geldwerten Vorteil zu nutzen.

Arbeitsrecht: Wie werden Gratifikationen geregelt?

Arbeitsrechtlich sind Gratifikationen an die Anspruchsvoraussetzungen und dem Grundsatz der Gleichbehandlung gebunden. Prinzipiell hat kein Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch, es sei denn, in den Betriebsvereinbarungen, im Tarifvertrag oder in Einzelverträgen wird die entsprechende Basis dafür gelegt. Ist eine „betriebliche Übung“ in Betracht zu ziehen, ergibt sich auch ein Bezugsanspruch. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitgeber eine Gratifikation dreimal ohne Vorbehalt bewährt. Auch aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes kann ein rechtlicher Anspruch auf eine Sonderzahlung entstehen.

Arbeitgeber entscheiden individuell, welche Gratifikationshöhe dem einzelnen Mitarbeiter gezahlt wird, dem Grunde nach muss aber nach einheitlichen Kriterien entschieden werden. Dauer der Unternehmenszugehörigkeit, Art des Teams, Projekte, Familienstand oder die Anzahl der Kinder können ein Maßstab für die Leistung sein. Zwar obliegt die Höhe der Sonderzahlung immer der individuellen Entscheidung des Unternehmens, doch innerhalb einer bestimmten Gruppe ist der Betrag nach gewissen Faktoren abzustufen. Handelt es sich bei der Sonderzahlung um eine freiwillige Anwesenheitsprämie, darf diese im Fall einer unverschuldeten Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit gemindert werden.

Wie werden Sonderzahlungen berechnet?

Für die Auszahlungshöhe gibt es keine verbindliche Regelung. Vielmehr ist es eine Vereinbarung zwischen Beschäftigten und Arbeitgeber, die entweder ausdrücklich oder stillschweigend getroffen wird. Festgehalten wird die Gratifikationssumme entweder im geltenden Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Vereinbarung. Über die Höhe kann der Arbeitgeber nach eigenem Ermessen entscheiden, solange er in seinen Entscheidungskriterien den Gleichbehandlungsgrundsatz anwendet. Grundsätzlich kann die Sonderzuwendung entweder als Pauschalbetrag oder in prozentualem Umfang an den Monatslohn gekoppelt sein. Daraus ergibt sich bei einer Unternehmenszugehörigkeit von sechs Monaten beispielsweise eine Sonderzahlung von 25 Prozent des Monatslohns, bei 12 Monaten steigert sich dieser Betrag auf 35 Prozent, bei mehr als drei Jahren auf 45 Prozent.

Fazit

Für Arbeitnehmer ergibt sich aus dem Arbeitsrecht kein Anspruch auf die Zahlung von Gratifikationen, weder in der Höhe noch in der Sache selbst. Haben Unternehmen ein berechtigtes Interesse, diese Art von Motivationsfaktor gezielt einzusetzen, ist eine vertragliche Vereinbarung empfehlenswert. Soll eine Gratifikation lediglich sporadisch oder ausschließlich nach Top-Unternehmensergebnissen ausgeschüttet werden, darf der ausdrückliche Vorbehalt im Vertragswerk nicht fehlen. Welche Parameter im Falle einer Kündigung angewendet werden, ist Sache des Arbeitgebers. Eine entsprechende Rückzahlungsklausel ergänzt das Vertragsdokument. Bei Sonderzahlungen unter 100 Euro entfällt der Anspruch auf Rückzahlung. Gleiches gilt für Arbeitsverhältnisse, die bis zu einem gewissen Stichtag aufrecht sind und für Rückzahlungsvereinbarungen, die den 30. Juni des folgenden Jahres übersteigen. Da Gratifikationen unter bestimmten Voraussetzungen auch gekürzt werden dürfen, lohnt sich ein genauerer Blick auf Fehlzeiten und Rückzahlungsklauseln im Arbeitsvertrag. Ohne Schriftlichkeit, hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf eine Rückzahlung der Sonderzuwendung. 

Transparenz über alle Kosten der Workforce – wir beraten Sie gerne!