ESS – Vorteile, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Was bedeutet Employee Self Service

Wörtlich lässt sich Employee Self Service (ESS) mit Mitarbeiter-Selbstbedienung übersetzen, gemeint ist allerdings eher eine Selbstverwaltung. Was in vielen Bereichen seit langem Usus ist, setzt sich in der Personalabteilung durch: Menschen übernehmen administrative Aufgaben selbst. Im Einzelhandel gibt es immer mehr Selbstscanner-Kassen, Check-in-Automaten an Flughäfen sind gang und gäbe, Kunden erledigen Überweisungen in Banken und Sparkassen an Selbstbedienungsstationen anstatt am Schalter.

Im Alltag sind Self Services längst angekommen, entlasten Mitarbeiter und bieten die Chance zu Produktivitätssteigerungen. Beschäftigen sich Angestellte nicht mehr mit administrativen Standardaufgaben, haben sie Zeit für andere Tätigkeiten, die das Unternehmen nach vorne bringen können.

Das Prinzip der Selbstbedienung beziehungsweise Selbstverwaltung lässt sich auch auf den HR-Bereich übertragen. Arbeitnehmer haben jederzeit Zugriff auf ihre Stammdaten, geben Urlaubsanträge, Reisekosten und Abwesenheitszeiten selbstständig in ein Employee-Self-Service-System ein und ändern persönliche Informationen, etwa nach einer Konto- oder Adressänderung.

Welche Funktionen sollten Employee-Self-Service-Systeme bieten?

Um Mitarbeitern die Stammdatenänderung und weitere Dienste selbst zu überlassen, ist ein zu Ihren Anforderungen passendes System unverzichtbar. Dabei handelt es sich je nach Ausführung um eine App oder ein Webportal – oder um beides, wie es etwa bei compleet der Fall ist. Über die HR-Suite erhalten Mitarbeiter Einblick in alle für sie wichtigen Datensätze wie Stundenzettel, Urlaubs-, Ab- und Anwesenheitszeiten oder die aktuelle Schichtplanung. Änderungen nehmen sie über den Browser oder eine Smartphone-App zu jeder Zeit und von jedem Ort aus selbstständig vor.

Über diese Möglichkeiten sollte eine Employee-Self-Service-Lösung verfügen:

• persönliche Daten aktualisieren

• Urlaubsanträge stellen

• Dienstpläne einsehen

• An- und Abwesenheitszeiten abrufen

• tagesaktuelles Stundenkonto einsehen

• interne Schulungen und Seminare buchen, stornieren und verwalten

Eine Voraussetzung für ein funktionierendes ESS ist die Anbindung an verschiedene HR-Bereiche. So ist die ESS-App von compleet mit weiteren Modulen und Funktionen der compleet HR-Suite verknüpft. Das minimiert fehlerhafte Datensätze und sichert eine hohe Zuverlässigkeit. Mitarbeiter sehen Informationen in Echtzeit ein, nach einer Änderung werden diese sofort aktualisiert und stehen unmittelbar im System zur Verfügung. Ein integriertes Antragsmanagement löst einen automatischen Genehmigungsprozess aus, etwa wenn es um die Beantragung von Urlaub geht. Manuelle Prozesse sind so nicht mehr notwendig – und die HR-Abteilung gewinnt Zeit, die sich gewinnbringend nutzen lässt, zum Beispiel für die Rekrutierung von Fachkräften oder die Weiterentwicklung der Belegschaft.

Welche Vor- und Nachteile haben Employee Self Services für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Welche Chancen bietet das Prinzip der Selbstbedienung im Unternehmen oder überwiegen die Herausforderungen? Spielen Sie mit dem Gedanken, ein solches System zu implementieren, eröffnen sich unter anderem unten aufgelistete Vorteile. Nicht zuletzt sprechen Sie Mitarbeitern durch die Möglichkeit zur Selbstverwaltung Ihr Vertrauen aus – und das fördert letztendlich die Motivation und Leistungsbereitschaft. Mit einem zu den Betriebsstrukturen passenden Employee Self Service kann das Unternehmen nur gewinnen. Einige Punkte sind bei der Einführung allerdings zu beachten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass mögliche Nachteile die Pluspunkte zunichtemachen.

Bevor Sie ein ESS einführen, ist es ratsam zu prüfen, ob es sich für Ihren Betrieb lohnt. Das ist in großen und vielen mittelständischen Betrieben oft der Fall, in kleinen Unternehmen mit einer überschaubaren Personalabteilung spart es dagegen weniger ein. Die Anschaffung ist mit Aufwendungen verbunden, die sich mittelfristig amortisieren sollten. Ob Sie in ein ESS investieren, ist somit vor allem eine Rechenfrage.

Wie funktioniert Employee Self Service in der Praxis?

Die Einführung neuer Prozesse stößt bei Beschäftigten oftmals auf Ablehnung. Gründe dafür sind etwa Befürchtungen wie mangelnder Datenschutz, ein kompliziertes Handling oder ein immenser Mehraufwand für Mitarbeiter. Sie aufzulösen und die Akzeptanz zu fördern, ist bei der Implementierung von ESS wesentlich. Deshalb gilt:

• Betonen Sie die Vorteile des Systems wie Zeitersparnis, Transparenz und Prozessbeschleunigung

• Klären Sie über Datenschutz und Zugriffsrechte auf

• Bieten Sie Workshops und Seminare zur optimalen Bedienung und zur Klärung offener Fragen an

• Nennen Sie feste Ansprechpartner, an die sich Mitarbeiter bei Fragen und Problemen wenden können

Bedenken Sie, dass die Einführung eines ESS-Systems Zeit kostet und zunächst Aufwand verursacht. So ist es vielfach notwendig, vorhandene HR-Software wie Zeiterfassungssysteme und Abrechnungsprogramme mit dem ESS zu verknüpfen.

Fazit: Employee Self Service für den Unternehmenserfolg

Die Einführung von ESS bietet lukrative Möglichkeiten, HR-Prozesse zu straffen und den Mitarbeitern mit mehr Eigenverantwortung das Vertrauen auszusprechen. Beschäftigte profitieren von schnelleren Entscheidungen, etwa bei Urlaubsanträgen und einer hohen Transparenz. In der Personalabteilung schaffen ESS Ressourcen für die Rekrutierung von High Potentials, die Förderung der Mitarbeiter und erfolgreiche Onboarding-Prozesse.