VMS in der Wertschöpfungskette der Personaldienstleistung

Externe Arbeitskräfte spielen heutzutage im Business eine immer wichtigere Rolle. Unternehmen, die zusätzlich zur Stammbelegschaft auf Freelancer, Zeitarbeiter und weitere externe Dienstleister setzen, sind klar im Vorteil. Sie können flexibler auf wechselnde Anforderungen, Auftragsspitzen sowie ruhigere Zeiten reagieren und bei Bedarf gesuchte Fachkräfte projektweise einsetzen. So lässt sich der Innovationsgrad steigern und damit der Markterfolg sichern. Allerdings bringen externe Mitarbeiter auch neue Herausforderungen in der Verwaltung mit sich. Hier kommen Vendor-Management-Systeme (VMS) ins Spiel. Die im Deutschen auch als Lieferantenmanagement bekannten Tools sind ein wichtiges Mittel, um die Organisation von externen Beschäftigten zu optimieren.

Die digitale Wertschöpfungskette in der Personaldienstleistung

Ohne Nullen und Einsen geht in der Personalbranche heute nichts mehr: Digitale Technologien eröffnen lukratives Potenzial, um die Effizienz in der Personaldienstleistungsbranche wesentlich zu optimieren. Von der Bedarfsanalyse über die Bewerberauswahl bis zur Verwaltung von externen Arbeitskräften und der Abrechnung straffen digitale Lösungen Abläufe. So sorgen sie etwa dafür, dass Unternehmen Arbeitskräfte mühelos bedarfsgerecht auswählen können. Bonus: Die HR-Abteilung wird durch digitale Assistenten entlastet und kann sich etwa dem Onboarding oder weiteren Aufgaben widmen.

Mithilfe von etwa leistungsstarken Vendor-Management-Systemen lässt sich der Bedarf an Mitarbeitern prognostizieren, und externe Kräfte mit speziellen Skills können rechtzeitig angefordert werden. Der Effekt: Sie vermeiden Engpässe oder eine Überbelegung und profitieren, falls gewünscht, von speziellem Know-how. Ein digitales Bewerbermanagement unterstützt bei der Auswahl passender Fachkräfte und ist somit ein wichtiges Mittel, offene Stellen schnell zu besetzen. Das sichert letztendlich den Erfolg am Markt und das Innovationspotenzial.

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Die Rolle von Vendor-Management-Systemen in der digitalen Wertschöpfungskette

Ein Vendor-Management-System gehört zu den praktisch unverzichtbaren Tools für das Lieferantenmanagement. Es fungiert als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und externen Arbeitskräften beziehungsweise Dienstleistern. Über die zentrale Plattform finden Unternehmen nicht nur externe Arbeitskräfte. Die Tools assistieren auch im Einstellungsprozess sowie bei der Rechnungsverwaltung.

Damit nehmen Vendor-Management-Systeme eine zentrale Position in der digitalen Wertschöpfungskette ein. Sie maximieren die Effizienz, die Transparenz und die Qualität bei der Verwaltung externer Mitarbeiter und Dienstleister. Die HR-Abteilung wird entlastet, Fehlerquellen werden minimiert. Letztendlich sorgt ein VMS für effiziente Lieferantenbeziehungen.

 

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Diese Funktionen sollte ein leistungsfähiges VMS bieten:

Bedarfsanalyse: Anhand vergangener Projekte lassen sich Prognosen für den zukünftigen Bedarf an externen Mitarbeitern erstellen.

Automatisierte Kandidatenauswahl: Selbstständig von der Software ausgegebene Vorschläge beschleunigen den Auswahlprozess und halten die Qualität von externen Arbeitskräften hoch.

Zeit- und Leistungserfassung: Nicht nur für die Rechnungsstellung ist eine automatisierte Erfassung von Einsatzzeiten und der erbrachten Leistung relevant. Die Funktion kann auch die Arbeitseffizienz und die Stundenberechnung optimieren sowie zu einem durchdachten Einsatz der Mitarbeiter beitragen.

Vertragsmanagement: Anstatt Verträge für externe Arbeitskräfte manuell aufzusetzen, kann sich HR anderen Aufgaben widmen. Bei der Erstellung per VMS sind Sie rechtlich stets auf der sicheren Seite.

Onboarding-Funktionen: Die ersten Tage im Job sind für die Leistung externer Mitarbeiter entscheidend. Onboarding-Features wie die Bereitstellung von Compliance-Richtlinien oder Schulungsunterlagen sind ein wichtiger Schritt hin zu einem erfolgreichen Einstieg und damit zu einer effektiven Arbeit.

Abrechnungstools: Auf Basis der Zeiterfassung erstellen Vendor-Management-Systeme selbstständig Abrechnungen. Vielfach erfolgt auch die Bezahlung digital.

Schließlich gehören (Echtzeit)-Analyse- und Reportingtools zu einem leistungsfähigen VMS. So identifiziert die Software Trends und benachrichtigt HR zum Beispiel rechtzeitig über die notwendige Einstellung von Freelancern und Co.

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Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung eines Vendor-Management-Systems

Es stellt sich heraus, dass Sie die Verwaltung externer Arbeitgeber einem VMS übergeben sollten? Bei der Implementierung in bestehende Systeme und der Einführung der digitalen Lösung lauert so manche Hürde. Die gute Nachricht: Mögliche Hindernisse lassen sich oftmals bereits mit einfachen Mitteln überwinden.

Es stellt in vielen Betrieben eine Herausforderung dar, die Software in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Die Lösung ist im Prinzip simpel: Setzen Sie bei der Auswahl des VMS auf eine große Schnittstellen-Bandbreite. compleet vendor beispielsweise lässt sich nahtlos an verschiedene digitale HR-Lösungen sowie SAP anbinden. Darüber hinaus sind skalierbare Lösungen von Vorteil, die sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.

Eine Hürde bei der Einführung des Lieferantenmanagements findet sich häufig in den eigenen Reihen. Veränderungen stoßen bei der Stammbelegschaft oftmals auf Widerstand, und das aus vielfältigen Gründen. Häufig treten Befürchtungen auf, dass sich gewohnte Arbeitsabläufe verändern, Projekte komplexer werden oder der Schulungsaufwand hoch ist. Eine transparente Kommunikation im Vorfeld, intensive Schulungen und die frühzeitige Einbeziehung der Bestandsmitarbeiter tragen wesentlich zur Akzeptanz bei.

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Vor dem Hintergrund wirtschaftlich turbulenter Zeiten wird der flexible Einsatz von temporär Beschäftigten immer wichtiger. Zugleich steigt der Digitalisierungsgrad in Unternehmen, sodass die Verwaltung externer Arbeitskräfte kaum mehr manuell vorgenommen werden kann. So gewinnen Vendor-Management-Systeme in der Zukunft an Bedeutung und werden zu praktisch unverzichtbaren Tools für das Lieferantenmanagement.

Mittelfristig dürfte etwa die Integration von künstlicher Intelligenz eine noch genauere Auswahl von externen Arbeitskräften ermöglichen. Mobile Lösungen eröffnen weitere Möglichkeiten, etwa für die komfortable Erfassung von Arbeitszeiten oder das Absolvieren von Job-Trainings oder Compliance-Regeln.

Alles in allem wird der Einsatz von Vendor-Management-Systemen Experten zufolge in Zukunft von einem noch höheren Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad geprägt sein. Zugleich gewinnt ihr Einsatz für die Verwaltung externer Arbeitskräfte an Bedeutung. Schließlich kann ein flexibler Ressourceneinsatz vor dem Hintergrund gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Umbrüche die Agilität des Betriebs sicherstellen, Innovationen vorantreiben und in der Folge die Marktposition nachhaltig stabilisieren.

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Fazit – Vendor-Management-Systeme sichern den Markterfolg

Vendor-Management-Systeme tragen in hohem Maße dazu bei, die digitale Wertschöpfungskette im HR-Bereich zu optimieren. Ausgeklügelte Systeme steigern die Effizienz und Qualität bei der Auswahl und der Verwaltung externer Arbeitskräfte, von der Bedarfsanalyse für bestimmte Positionen bis zur Leistungsüberwachung und Rechnungsstellung. So reagieren Sie auf Veränderungen in der Arbeitswelt und im Markt flexibel und entlasten dabei die Personalabteilung.

 

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