Unbezahlter Urlaub – alles zu Krankenversicherung, Anträgen und mehr

Was versteht man unter unbezahltem Urlaub?

Wenn die gesetzlichen Urlaubstage nicht ausreichen, wünschen sich viele Mitarbeiter mehr. Unbezahlter Urlaub ist eine unentgeltliche Verlängerung der bezahlten Auszeit. Dabei ruht das Arbeitsverhältnis, bleibt allerdings grundsätzlich bestehen. So wird etwa auch der Kündigungsschutz nicht ausgehebelt – anders als der vertragliche Urlaubsanspruch. Unter Umständen kann das Unternehmen diesen kürzen, sofern die im Bundesurlaubsgesetz festgelegten Mindesttage nicht berührt werden. Da für den Zeitraum kein Gehalt fließt, entfallen auch Leistungen wie Sonn- und Feiertagszuschläge, Prämien und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Gut zu wissen: Sowohl die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers als auch Pflichten der Beschäftigten gelten ebenso während der Dauer des unbezahlten Urlaubs. So bleiben etwa Wettbewerbsverbote und Treuepflicht bestehen. Es ist daher unzulässig, dass Angestellte während des unbezahlten Urlaubs eine Tätigkeit beim Wettbewerber aufnehmen.

Hat jeder Mitarbeiter das Recht, unbezahlten Urlaub zu nehmen?

Es gibt keinen allgemeinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Ob Arbeitgeber die verlängerte Auszeit gewähren, liegt grundsätzlich in ihrem eigenen Ermessen. Es ist durchaus möglich, den Antrag abzulehnen, wenn betriebliche Gründe dagegen sprechen. Denkbar ist das beispielsweise in Zeiten von Auftragsspitzen oder Personalmangel.

Allerdings gibt es auch eine Reihe von Szenarien, die praktisch zwingend zu einer Befreiung der Arbeitspflicht führen. Dazu gehören insbesondere:

• Elternzeiten
• Mutterschutz
• Pflege von Angehörigen
• Bildungsurlaub
• Pflege von kranken Kindern

Darüber hinaus gilt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Auch daraus kann sich ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub ergeben. Das gilt etwa bei persönlichen Notfällen des Beschäftigten, zum Beispiel im Falle einer plötzlichen Erkrankung von Angehörigen. Des Weiteren können Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder auch Klauseln im Arbeitsvertrag Ansprüche auf eine vorübergehende Freistellung ohne Lohnfortzahlung vorsehen. In der Regel sehen solche Übereinkommen spezifische Voraussetzungen und maximale Zeiträume vor. Die Zustimmung des Arbeitgebers ist zudem nach wie vor obligatorisch.

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Was passiert im unbezahlten Urlaub mit Sozialversicherung, Rente und Krankenkasse?

Während der Dauer des gesetzlichen beziehungsweise vertraglich festgelegten Urlaubs laufen die Beiträge zur Kranken-, Renten- und Sozialversicherung unverändert weiter. Für eine Dauer von höchstens vier Wochen gilt das auch im unbezahlten Urlaub. Nach Ablauf müssen Beschäftigte sich selbst um die Fortsetzung und Bezahlung kümmern. Der Hintergrund: Erfolgen keine Gehaltszahlungen mehr, bleibt das sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis maximal einen Monat lang bestehen. Anschließend endet für Sie als Arbeitgeber die Beitragspflicht für die weitere Dauer des unbezahlten Urlaubs für Rentenversicherung, Kranken- und Sozialversicherung: Es ist eine entsprechende Abmeldung an die Einzugsstelle zu senden. Nach Wiederaufnahme der Beschäftigung melden Sie den Mitarbeiter neu an.

Sich im Urlaub unbezahlt befindende Mitarbeiter müssen sich nach Ablauf dieser Frist selber sozial- und krankenversichern. Dabei besteht die Möglichkeit der freiwilligen gesetzlichen und einer privaten Krankenversicherung. Unter Umständen ist es auch möglich, in die beitragsfreie Familienversicherung zu kommen.

Auswirkungen hat unbezahlter Urlaub auch auf die Rente. Die Beiträge entfallen ebenfalls. Um finanzielle Nachteile zu vermeiden, ist es für Beschäftigte ratsam, die Beiträge ab dem zweiten Monat freiwillig selbst zu übernehmen. Die Neuanmeldung nach Ende der Auszeit übernimmt wiederum das Unternehmen.

Durch Wegfall des Arbeitgeberanteils der Sozialversicherung hat unbezahlter Urlaub für Betriebe kaum finanzielle Nachteile. Beschäftigte sollten sich allerdings im Vorfeld überlegen, ob sie sich die entgeltfreie Zeit leisten können.

Tipp: Manche Unternehmen bieten an, freie Zeit anzusparen, etwa im Rahmen von Überstundenregelungen. So bleibt nicht nur das Arbeitsverhältnis, sondern auch Sozial-, Renten- und Krankenversicherungen im unbezahlten Urlaub bestehen.

Wie lang ist ein unbezahlter Urlaub möglich?

Die Dauer des unbezahlten Urlaubs ist grundsätzlich nicht begrenzt. Sie kann von wenigen Tagen bis zu mehr als einem Jahr dauern – entscheidend sind die Regelungen zwischen Mitarbeiter und Firma. Ausnahmen kann es im Falle von vertraglichen oder tariflichen Vereinbarungen geben. In bestimmten Fällen existieren jedoch gesetzliche Regelungen zur Dauer der unbezahlten vorübergehenden Freistellung:

Bei unerwarteter, kurzfristiger Pflege von Angehörigen gilt ein Anspruch von bis zu zehn Tagen.

Bis zu sechs Monate Pflegezeit ist laut Pflegegesetz in Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern vorgesehen. In diesem Fall übernimmt die Pflegeversicherung 90 Prozent des ausbleibenden Nettoeinkommens.

Maximal zehn Tage im Jahr können für die Betreuung von Kindern unter zwölf Jahren beantragt werden. Leben mehr als ein Kind im Haushalt, erhöht sich der Anspruch auf 25 Tage. Bei Alleinerziehenden verdoppeln sich die möglichen freien Tage auf 20 beziehungsweise 50 Tage.

Tipps für den Antrag auf unbezahlten Urlaub

Der Antrag auf unbezahlten Urlaub sollte stets in Schriftform erfolgen und von beiden Parteien unterzeichnet werden. Das hilft dabei, etwaige Streitfälle zu vermeiden und getroffene Absprachen zu belegen. Zwingend umfassen sollte der Antrag die folgenden Daten:

• persönliche Angaben des Arbeitnehmers
• Name, Firmierung und Anschrift des Arbeitgebers
• Datum der Antragsstellung
• Betreffzeile / Grund des Antrags
• Anrede
• Beginn und Ende des gewünschten unbezahlten Urlaubs
• Begründung des Antrags
• Frist zur Genehmigung
• eigenhändige Unterschrift des Arbeitnehmers
• Unterschrift des Arbeitgebers im Falle der Genehmigung

Fazit: Unbezahlter Urlaub kann zu einer Win-win-Situation führen

Wenn Mitarbeiter unbezahlten Urlaub nehmen möchten, verzichtet das Unternehmen zwar auf eine Arbeitskraft, das Gesuch grundsätzlich abzulehnen, ist dennoch keine gute Idee. In einigen Fällen besteht Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung bei gleichzeitiger Fortführung des Arbeitsvertrags. In anderen Fällen kann die Genehmigung das Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen stärken, etwa wenn Zeit für die Pflege von Angehörigen benötigt wird.

Nehmen sich Beschäftigte eine längere Auszeit für Weiterbildungen oder Reisen, profitieren Betriebe ebenfalls von gewachsenem Know-how, erholten und motivierten Mitarbeitern. Die Kosten für unbezahlten Urlaub halten sich für Unternehmen in Grenzen: Lohnzahlungen fallen für die gesamte Dauer vollständig aus, Beiträge zur Sozial-, Kranken- und Rentenversicherung ruhen ab einem unbezahlten Urlaub von mehr als einem Monat.