Fahrtkostenzuschuss: Win-win für Mitarbeiter & Unternehmen

Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Lange Anfahrtswege gehören für viele Angestellte zum Arbeitstag – und damit auch hohe Kosten. Insbesondere vor dem Hintergrund steigender Energie- und damit auch Sprit- und Ticketpreise kann der tägliche Pendlerweg das Konto stark belasten. Arbeitgeber können etwas dagegen tun, und zwar mit einem Fahrtkostenzuschuss.

Dabei handelt es sich um eine zusätzliche finanzielle Leistung vom Arbeitgeber für Fahrtkosten vom Wohnsitz zur Arbeitsstätte. Sie gilt unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel. Autofahrer können ebenso davon profitieren wie Nutzer des öffentlichen Nahverkehrs. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es nicht: Unternehmen zahlen den Fahrtkostenzuschuss freiwillig und tun in vielen Fällen gut daran.

Fahrtkostenzuschuss = Pendlerpauschale?

Obwohl die Höhe der Fahrtkostenzuschusspauschale mit der Pendlerpauschale übereinstimmt – von zeitweisen Erhöhungen abgesehen – handelt es sich um zwei unterschiedliche Leistungen. Den Fahrtkostenzuschuss berechnet und erteilt der Arbeitgeber als freiwilligen Bonus.

Die Pendlerpauschale gewährt der Staat als Werbungskosten: Die zum Arbeitsplatz zurückgelegten Kilometer lassen sich in der Steuererklärung geltend machen und reduzieren das zu versteuernde Bruttoeinkommen.

Wichtig: Auch mit der Erstattung von Fahrtkosten auf Dienstreisen hat der Fahrtkostenzuschuss vonseiten des Arbeitgebers nichts zu tun. Diese machen Beschäftigte separat geltend.

Besteuerung des Fahrtkostenzuschusses: Das sollten Sie wissen

Und was sagt der Fiskus zum Fahrtkostenzuschuss? Prinzipiell macht er die Zuwendung sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter einfach: Sie wird pauschal mit 15 Prozent versteuert, und zwar vom Arbeitgeber. Sozialversicherungsbeiträge fallen jedoch nicht an.

Wichtig: Die Pauschalbesteuerung gilt bis zum Höchstbetrag der Entfernungspauschale von 4.500 Euro im Jahr. Fällt der Fahrtkostenzuschuss höher aus, etwa durch individuelle Vereinbarungen oder sehr lange Arbeitswege, unterliegt der Restbetrag der individuellen Versteuerung des Arbeitnehmers und ist darüber hinaus sozialversicherungspflichtig.

In einigen Fällen bleibt das Finanzamt beim Zuschuss auch ganz außen vor. In folgenden Fällen ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei:

Doppelte Haushaltsführung: Unterhalten Mitarbeiter einen zweiten Wohnsitz außerhalb der ersten Arbeitsstätte, fallen keine Steuern auf den Fahrtkostenzuschuss an.

Vom Arbeitgeber organisierte Sammelbeförderung: Das gilt, sofern das Fahrzeug vom Unternehmen gestellt wird, die Beförderung für betriebliche Zwecke notwendig ist und zwischen Wohnort und Betrieb erfolgt.

Auszubildende: Fahrtkostenzuschüsse für Azubis sind grundsätzlich bis zur Maximalhöhe von 4.500 Euro steuerfrei.

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Wie hoch der Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitnehmer tatsächlich ausfällt, hängt von der Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsstätte ab. Für die einfache Fahrt zwischen Wohnung und Betrieb kann eine Fahrtkostenzuschusspauschale in Höhe von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer erstattet werden.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter lebt 30 Kilometer vom Unternehmen entfernt, legt also täglich 2x30 Kilometer zurück. Die Erstattung gilt für eine Fahrt und beträgt folglich pro Tag 9 Euro. Bei 20 Arbeitstagen im Monat ergibt sich ein Fahrtkostenzuschuss von 180 Euro. Dieser Betrag erhält der Arbeitnehmer ohne Abzüge.

Der Arbeitgeber versteuert 180 Euro pauschal mit 15 Prozent Lohnsteuer. Dazu fallen gegebenenfalls der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 Prozent sowie unter Umständen Kirchensteuer an. Diese beträgt in Baden-Württemberg und Bayern 8 Prozent, in allen weiteren Bundesländern 9 Prozent. So ergeben sich folgende Beträge:

Pauschalversteuerung 15 Prozent: 27 Euro
Solidaritätszuschlag 5,5 Prozent: 9,90 Euro
Kirchensteuer 8 Prozent / 9 Prozent: 14,40 Euro / 16,20 Euro

Als Unternehmen entrichten Sie für den Fahrtkostenzuschuss von 180 Euro somit Steuern in Höhe von 27 Euro bis 53,10 Euro, je nachdem, ob Solidaritätszuschlag anfällt und Beschäftigte kirchensteuerpflichtig sind.

Azubis, Minijobber und Co.: Worauf ist beim Fahrtkostenzuschuss zu achten?

Minijobs sind für Arbeitnehmer in der Regel steuer- und sozialabgabenfrei, Arbeitgeber zahlen wahlweise eine Pauschale in Höhe von 2 Prozent oder versteuern individuell nach der Lohnsteuerklasse des Mitarbeiters. Eine Gehaltserhöhung ist allerdings nicht möglich – jedenfalls nicht, wenn dann die Verdienstobergrenze von 450 Euro überschritten wird.

Mit dem Fahrtkostenzuschuss profitieren auch Minijobber von mehr Geld für ihre Leistung. Die Höhe der Zuwendung entspricht der für Teil- und Vollzeitarbeitnehmer: Für die einfache Strecke lassen sich 30 Cent pro Kilometer anrechnen. Arbeitgeber versteuern den Betrag ebenfalls mit 15 Prozent Lohnsteuer, plus gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Gewähren Sie Auszubildenden einen Fahrtkostenzuschuss, profitieren beide Seiten besonders: Betriebe entrichten darauf keine Steuern, Azubis können ihre Vergütung aufbessern. An der Höhe des Zuschusses ändert der Auszubildendenstatus nichts: Auch hier gelten 30 Cent pro Kilometer der einfachen Strecke.

Welche Vorteile hat der Zuschuss?

Die Pluspunkte des Fahrtkostenzuschusses für Mitarbeiter liegen auf der Hand: Sie dürfen sich über mehr Netto und eine Entlastung für die steigenden Wegekosten zur Arbeit freuen. Vor einer steuerlichen Progression brauchen sie sich nicht zu fürchten. Die Zuwendung ist für Beschäftigte steuerfrei, anders als es bei einer Gehaltserhöhung der Fall wäre. Hier könnte eine Erhöhung des Bruttolohns ein tatsächlich geringeres Nettogehalt zur Folge haben.

Auch für Betriebe ist die Fahrtkostenzuschusspauschale interessant, etwa als Alternative zu einer Gehaltserhöhung. Auf diese fallen außer Steuern auch Sozialabgaben an. Ihre Belastung ist folglich höher als beim Zuschuss zu Spritgeld und Co. So profitieren beide Seiten.

Nicht zu unterschätzen ist der Effekt auf die Mitarbeiterbindung: Mit dem Fahrtkostenzuschuss gewähren Sie Ihren Beschäftigten einen lukrativen Bonus, der ihre finanziellen Belastungen deutlich senken kann. Insbesondere in Branchen mit hohem Fachkräftemangel kann der Zuschuss das Zünglein an der Waage sein.

Betriebe im ländlichen Raum haben oftmals Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal anzuwerben. Umgekehrt zieht es viele Menschen aufgrund steigender Immobilienpreise in den Ballungsräumen vermehrt in ländliche Gebiete. Beide Szenarien können Gründe für weite Anfahrtswege sein, die Sie mit einem Fahrtkostenzuschuss finanziell abfedern.

Unternehmen, die händeringend nach Nachwuchs suchen, haben mit dem Fahrtkostenzuschuss einen interessanten Bonus in petto: Er kann das meist niedrige Azubigehalt deutlich steigern, ohne dass der Betrieb hohe Mehrausgaben verzeichnet. Das kann für manchen Azubi den Ausschlag geben, sich für Ihren Betrieb zu entscheiden.

Fazit – Fahrtkostenzuschuss als lukratives Mittel für Mitarbeiter und Unternehmen

Der freiwillige Fahrtkostenzuschuss kommt allen zugute: Voll- und Teilzeitbeschäftigten ebenso wie Minijobbern und Auszubildenden. Für Mitarbeiter ist er in der Regel steuerfrei, sofern der Höchstbetrag der Pendlerpauschale nicht überschritten wird. Das macht ihn zu einer interessanten Alternative zu einer Gehaltserhöhung, von der auch Unternehmen profitieren: Sie zahlen darauf keine Sozialversicherungsbeiträge. So nutzen Sie mit dem Fahrtkostenzuschuss ein starkes Mittel für die Mitarbeiterbindung und positionieren sich mit diesem Bonus nicht zuletzt als attraktiver Arbeitgeber.