Effektives Change Management: Die wichtigsten Tools

Change Management Definition

Change Management umfasst die Umsetzung bestimmter Maßnahmen, um ein Unternehmen oder eine Abteilung tief greifend zu restrukturieren und in einen definierten Zielzustand zu versetzen. Der Begriff Change Management hat seine Definition seit den 1930er-Jahren und orientiert sich permanent an den veränderten Rahmenbedingungen. Das planvolle Management unterschiedlicher Veränderungsprozesse evaluiert alle Aspekte der Umsetzung, wobei die Hauptaufgabe darin liegt, wirkungsvoll in Anpassungsprozesse einzugreifen. Die Anwendung verschiedener Change Management Methoden, Instrumente und Konzepte basiert auf der strategischen Ausrichtung einer Organisation oder eines Unternehmens.

Change Management Prozesse organisieren

Um in der komplexen Skalierung unterschiedlicher Modelle den Überblick zu behalten, ist es sinnvoll, Veränderungen nachhaltig zu strukturieren. Danach können Führungspersonen auf die Change Management Methoden zurückgreifen. Von den aktuellen Ideen existieren zwei Varianten, die mit Veränderungsprozessen aus unterschiedlichen Perspektiven umgehen und konträre Schwerpunkte setzen.

5-Phasen Modell

Entwickelt hat dieses Modell der deutsche Wirtschaftswissenschaftler Wilfried Krüger. Aufbauend auf zwei bekannte Methoden wie dem 3-Phasen-Modell für Change (Kurt Lewin) und dem 8-Stufen-Modell (John Kotter) geht Krüger davon aus, dass alle Phasen innerhalb des Veränderungsprozesses flexibel und dynamisch anpassbar sein sollten, weshalb auch Rückschritte in vorherige Phasen für Krüger eine Entwicklung bedeuten. Initialisierung, Konzeption, Mobilisierung, Umsetzung und Verstetigung sind jene fünf Phasen, die sich dem Change widmen.

ADKAR-Modell

Die Change Management Methode nach Jeff Hiatt fokussiert sich auf die Einbeziehung der Mitarbeiter. Auch dieses Modell orientiert sich im Veränderungsprozess an fünf Phasen. Die Stufen Awareness, Desire, Knowledge, Ability and Reinforcement binden das Personal in notwendige Changes ein. Sie kommunizieren Defizite und Wissen oder trainieren Fähigkeiten, um den Change-Prozess aktiv voranzubringen. Erst in der letzten und fünften Phase werden erste Erfolge sichtbar.

Change Management Methoden – diese Tools gibt es

Damit Veränderungen effizient in Gang gesetzt werden, greifen Führungskräfte auf unterschiedliche Mechanismen zurück. Dabei übernimmt die HR strategisch wichtige Aufgaben und ist enger Partner der Geschäftsführung. Eine Kombination aus Wissensmanagement, Weiterbildung sowie der Verteilung von Aufgabenschwerpunkten lässt HR-Führungskräfte im Change Management zu besonderen Methoden greifen.

Konfliktmanagement

„Drohende“ Veränderungen führen zu Spannungen. Aufgabe der HR ist es, ausbalancierend einzugreifen und als eine Art Mediator zu agieren. Die Vermittlungsrolle zwischen den Parteien erlaubt konstruktive Lösungsansätze und bringt den Change Management Prozess erfolgreich zum Abschluss.

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Kulturanalyse

Organisationskultur nimmt maßgeblich Einfluss auf potenzielle Veränderungschancen, aber auch Blockaden. Mit welchen Aktionen sich diese beseitigen lassen, klärt eine Kulturanalyse zum Projektbeginn.

Team Building

Jedes Change-Projekt stellt den Zusammenhalt von Teams auf die Probe. Damit Prozesse im Zeitplan bleiben, ordnen Führungskräfte Überstunden an oder ziehen Fachkräfte mit besonderen Fähigkeiten zu neuen Teams zusammen. Darüber hinaus geraten Kollegen über die Umsetzung von Details in Aufruhr. Gezielte Teamaktivitäten außerhalb des Unternehmens können den Teamgeist fördern und sich nachhaltig positiv auf Projektergebnisse auswirken.

Change Reporting

In vielen Fällen sorgt das HR-Management für eine lückenlose Dokumentation von erreichten Zielen. Das Personalwesen legt KPIs fest, erfasst regelmäßig Daten zu Fortschritt als auch Veränderung und analysiert diese Informationen. Auf diese Weise werden nicht gut funktionierende Maßnahmen rechtzeitig korrigiert und optimierende Abläufe in den Prozessen integriert.

Coaching von Führungskräften

Change Management Prozesse bedeuten strukturelle Veränderungen und eine neue Rollenverteilung. Mitarbeiter, die in Zukunft Verantwortung als Führungskraft übernehmen, benötigen Unterstützung, um entsprechend zeitnah in die Anforderungen hineinzuwachsen. Nicht jeder Kollege ist in der Lage, in veränderten Strukturen zu arbeiten oder es gibt diverse Konflikte in den Teams zu klären. HR-Führungskräfte agieren daher als wertvolle beratende Säule sowie Coaching-Instanz im gesamten Unternehmenskonzept.

Agilität & Anpassungsfähigkeit

„Nicht die stärksten oder intelligentesten Unternehmen überleben, sondern die anpassungsfähigsten (Darwinsches Gesetz). Expertise im Projektmanagement, betriebswirtschaftliches Know-how als auch die richtige Technologie sind exakt jene Faktoren, die im Change Management für Erfolg stehen. Kombiniert man psychologisches Feingefühl mit einer Reihe verschiedener Elemente, erreichen Change-Projekte eine hohe Erfolgsquote. Spezifische Ziele, die Einbindung von Mitarbeitern sowie methodisches Vorgehen verteilen die Verantwortlichkeiten in den Teams neu. Zusätzlich hilft eine klare Planung, solche Herausforderungen einer professionellen Lösung zuzuführen.

Instrumente des Change Managements

1. Defizite diagnostizieren: Welches Problem gibt es, was ist der Auslöser? Methode: Selbstbewertung, Dokumenten- und Konkurrenzanalyse, Marktskalierung
2. Analyse: Welche Hürden gibt es? Methode: Prozess-, Arbeits- und Organisationsanalyse
3. Konzeption und Formulierung von Zielen: Wohin will das Unternehmen? Welches Ziel soll erreicht werden? Methode: Mediatorenrolle, Kommunikationsmanagement, Kreativitätstechniken, Konzepte, Zeitfenster, Kapital
4. Umsetzung von Strategie und Konzept: Wie ist das Ziel zu erreichen? Methode: Individual- und Teamcoaching, Prozessberatung, Kommunikations- und Projektmanagement
5. Bewertung und Überprüfung von Ergebnissen: Sind alle Ziele erreicht? Methode: Interviews, Mitarbeiterbefragung, Katalog für Bewertungen

Checkliste für Kotters 8-Stufen-Modell

1. Eine personelle Führungsebene etablieren.
2. Dringlichkeit vermitteln
3. Idee zum Wandel fördern
4. Vision der Veränderung kommunizieren
5. Hindernisse abbauen
6. kurzfristige Milestones setzen
7. Erfolge evaluieren und daraus positive Veränderungen ableiten
8. Change in der Unternehmenskultur verankern

Die wichtigsten Change Management Konzepte

• Management by Objectives (MbO)
• 3-Phase-Modell von Kurt Lewin
• Management by Delegation
• Management by Exception
• Objectives and Key Results (OKR)

Fazit

Welche Change Management Methode am ehesten zum eigenen Projekt passt, ist primär abhängig von individuellen Bedingungen des jeweiligen Vorhabens. Zudem ist eine Analyse des Status quo im Unternehmen sinnvoll, um Mitarbeitende aktiv in das Projekt einzubinden.

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