Bewerbermanagement-Systeme im Vergleich

Ein bis drei Stellenanzeigen, ein überschaubarer Bewerberrücklauf, ein paar Vorstellungsgespräche, und schon ist eine offene Stelle besetzt. Schön, wenn es im Kleinen so läuft. Das Geschäft von Personaldisponenten sieht jedoch anders aus. Sie haben viele Kunden, die viele offene Stellen besetzen müssen und dafür viele passende Bewerber wollen und zwar von Ihnen und am liebsten schon gestern. Ein Bewerbermanagement-System ist hierfür zwingend erforderlich. Sein Nutzen ist offensichtlich, aber worin unterscheiden sich eigentlich die einzelnen Systeme?

Die Bewerberverwaltung: dokumenten- oder webbasiert

Ein grundsätzliches Unterscheidungsmerkmal von Bewerbermanagement-Systemen ist, ob sie dokumentenbasiert oder HTML-basiert sind. Für beides gibt es Argumente. Die Gewohnheit ob man bisher auf die ein oder andere Art gearbeitet hat ist für viele Nutzer ausschlaggebend. Man sollte dabei jedoch bedenken, dass die technische Entwicklung sehr schnelllebig ist.
Fortlaufende Neuerungen optimieren Arbeitsabläufe, wodurch man Zeit und somit letztendlich auch Geld einsparen kann. Verpassen Sie diese technischen Fortschritte nicht, denn was gestern noch funktioniert hat und ausreichend war, ist morgen wahrscheinlich schon überholt. Die digitale Transformation ist unaufhaltsam:
In einigen Jahren wird es wahrscheinlich keine Bewerberverwaltung mehr geben, die auf Dokumentenmanagement-Systemen aufbaut.

Wieso? – Das wird im Folgenden erläutert.

Früher: E-Recruiting braucht Papier

Bewerber verfassen Anschreiben, basteln ihren Lebenslauf zusammen, haben haufenweise Zeugnisse gesammelt und packen bei einer Bewerbung ihr halbes Leben in Dokumente. Personaldisponenten jonglieren mit all diesen Unterlagen, vergleichen, wägen ab und erstellen dann manuell Bewerberangebote, die sie an ihre Kundenunternehmen als PDF per E-Mail schicken.
Diese inspizieren die angebotenen Kandidaten und wählen potentielle Mitarbeiter für ein Vorstellungsgespräch aus. Viel Papier, das meist ausgedruckt und bekritzelt wird, bis schließlich ein unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegt – und zwar schwarz auf weiß auf dem Schreibtisch, in mehrfacher Ausführung.

Heute: E-Recruiting ohne Dokumente!

Früher basierten Recruiting-Systeme oft auf einem Dokumentenmanagement-System. Dies war sinnvoll. Das meist verwendete Dokument war der Lebenslauf, der, wie oben dargestellt, als PDF verschickt wurde. In Zukunft werden jedoch keine Dokumente mehr im Recruiting-Prozess benötigt.
Warum? Die meisten Jobsuchenden, selbst passive, haben mittlerweile ihre Profile in sozialen Netzwerken hinterlegt. Vor allem die Business-Portale XING und LinkedIn bieten nicht nur die Möglichkeit die eigenen Bewerberdaten online zu präsentieren, sondern sich auch direkt aus dem Portal heraus zu bewerben.
Zudem nutzen Personaler, die in Zeiten des Fachkräftemangels zunehmend zu Active Sourcing übergehen, die Bewerberprofile in den sozialen Netzwerken. Sie überprüfen mögliche Übereinstimmungen zwischen den Bewerberdaten und dem Anforderungsprofil, um potentielle Kandidaten direkt anzuschreiben.
Die online hinterlegten Bewerberprofile eröffnen somit ganz neue Möglichkeiten für alle am Recruiting-Prozess Beteiligten und werden mittelfristig die althergebrachten Bewerbungen per E-Mail und Co. ablösen. Im Ergebnis wird in Zukunft die große Herausforderung sein, nicht mehr Dokumente zu verarbeiten, sondern Daten zu verarbeiten und diese intelligent zu verbreiten.

Ein Lebenslauf ist für sich gesehen ein dummes Dokument, weil es statisch ist und man mit ihm nicht kommunizieren kann. Der Prozess, die Informationen eines Lebenslaufs in eine Datenbank einzupflegen – egal ob automatisch durch Parsen oder durch manuelle Eingabe – sowie anschließend in diesem Dokument weiterzuarbeiten und es dann erneut als PDF zu versenden ist somit ein veralteter Prozess, weil er nicht interaktiv ist.
Viel effektiver ist es, die intelligente Ebene beizubehalten und nicht mehr auf die Ebene des dummen Dokuments zurück zufallen. Dies bedeutet aus geparsten Dokumenten intelligente Daten zu machen, indem man sie im Netz als „kleine“ Webseite präsentiert, auf die zeitgleich mehrere Nutzer zugreifen können. Dies hat zum Beispiel folgenden Nutzen: Über das in HTML vom Disponenten erstellte Kandidatenexposé kann der Personaler des Kundenunternehmens sofort in den Dialog mit dem Disponenten treten und „Absage“, „Interesse“ oder „Rückruf vom Disponenten“ anklicken. Ohne Medienbruch läuft hier der Dialog über das Internet fort.
Aus dummen Dokumenten intelligente Daten zu machen, bedeutet, dass sie interaktiv sind, sprich Funktionen enthalten, die eine automatische digitale Verarbeitung ermöglichen. So entstehen wahre Informationsbehälter, die von unterschiedlichen Nutzern angezapft und bearbeitet werden können. Werden sie mit zusätzlichen Metadaten versehen, lassen sie sich auch mit anderen Prozessen verknüpfen und können über beliebige Kanäle wieder ausgegeben werden. Einfache Dokumente werden so quasi zu Trägern von Informationen.
In Zusammenhang mit intelligenten Daten ist auch Big Data zu nennen. Die intelligente Nutzung von Daten ist ausschließlich auf Datenbasis, nicht auf Dokumentenbasis möglich. Nur wenn man selber Daten erhebt und diese speichert, analysiert und nutzt, können Prozesse intelligent aufgebaut werden. Nach Analyse der Daten können Vorhersagen getroffen werden, wie man in Zukunft erfolgreicher wird, zum Beispiel in der Stellenschaltung. Dies geschieht unter anderem durch effiziente Mediennutzung und einen gesteigerten return-on-investment.

Vorteile eines webbasierten Bewerbermanagements

Erfolgt das Bewerbermanagement online und gibt es Schnittstellen zu diversen auch externen Systemen, so wird viel Bearbeitungszeit eingespart. Und da sind wir wieder bei den Kosten, denn Zeit ist bekanntlich Geld. Für das Kundenunternehmen ist entscheidend, wer ihm am schnellsten passende Bewerber anbietet und mit wem die gesamte Abwicklung (Informationsaustausch, Rückfragen…) leichter und fehlerfreier erfolgt.

Eine HTML-basierte Verwaltungs-Software macht aus einfachen Dokumenten intelligente Daten. Dadurch sind folgende Prozesse möglich:

• Ein Bewerber kann sich online über ein Formular bewerben und seine Bewerbung wird direkt in die Software des stellenschaltenden Recruiters übertragen, d. h. auch die Daten aus dem Lebenslauf werden durch das sogenannte CV-Parsen automatisch in das System eingepflegt.
• Ein Outlook-Plugin ermöglicht ebenfalls das maschinelle Einlesen der Bewerberdaten in die Bewerbermanagement-Software.
• XING-, LinkedIn-, Indeed- oder Facebook-Buttons können in die Stellenanzeige eingebunden werden. Nutzt ein Bewerber diesen Link, werden die dort hinterlegten Bewerberdaten automatisch in ein ausführliches Bewerberformular eingelesen. Eine One-Click-Bewerbung über das soziale Netzwerk heraus ist somit möglich.
• Indem sämtliche Bewerberdokumente automatisch nach bestimmten Schlagworten (Firmennamen, Ort, Kenntnisse, etc.) gescannt und diese hinterlegt werden, wird einem Disponenten bei einer Übereinstimmung mit dem Gesuchten der Kandidat mit dem verknüpften Schlagwort angezeigt.
• Eine intelligente One-Click-Profilerstellung ist möglich, die inhaltlich und gestalterisch individuell auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt ist. Das Kundenunternehmen kann mit nur einem Klick über ein Bewerberangebot informiert werden und sich das vorgeschlagene Exposé anzeigen lassen sowie in einen anschließenden Dialog mit dem Disponenten treten. Diese Prozessdarstellung ohne Medienbrüche gewährleistet die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
  
  

All diese Vorteile verkürzen die für die Personaldienstleistungs-Branche so wichtige time-to-placement. Diese Kennzahl bezieht sich auf die Dauer der Personalgewinnung bis zum Vorschlagen geeigneter Bewerber beim Kundenunternehmen. Ihr widmen wir uns in unserem nächsten Blog-Artikel.

Wer weiterhin auf ausgedruckte PDF-Dokumente setzt, darf sich nicht wundern, wenn andere Recruiter in Zukunft schneller und erfolgreicher rekrutieren. compleet hat die Recruiting-Prozesse digitalisiert. Die Recruiting-Software ist eine webbasierte Softwarelösung, die neben der Stellenerstellung und -schaltung auch das Bewerbermanagement übernimmt.

Quellen

Fachartikel von Compart: Intelligente Dokumente – Das gebildete Papier. 
Wolfgang Brickwedde: Institute for Competitive Recruiting. Vergleich: Bewerbermanagementsysteme im Kundentest